Kuinka kirjoittaa vahvistus työsuhdekirjeestä

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Kirjeen valmistelu
• Osa 2 Työsuhteen vahvistuskirjeen kirjoittaminen

Työsuhteen vahvistuskirje on virallinen asiakirja, jonka työnantaja lähettää usein toiselle laitokselle työntekijän työhistorian vahvistamiseksi. Yleensä tätä kirjeenvaihtoa vaaditaan, kun henkilö hakee lainaa, yrittää vuokrata kiinteistöä tai hakee uutta virkaa. Tällainen kirje vaaditaan myös työhistorian todentamiseksi. Kun kirjoitat työhönottopyyntöä, sinun on ilmoitettava itsellesi, annettava tarkkoja tietoja työntekijän tehtävistä ja vahvistettava työsuhde. Muista käyttää virallista kirjelomaketta, muista antaa yhteystietosi ja allekirjoittaa kirje. Kutsumme sinut jatkamaan lukemista perehtyäksesi siihen, kuinka kirjoittaa täydellinen ja tarkka vahvistus työhön liittyvästä kirjeestä.

vaiheet

Osa 1 Kirjeen valmistelu

1. 
   

   
   Selvitä, miksi haluat kirjoittaa vahvistuksen työkirjeestä. Sisältösi ja tyylisi voivat vaihdella kirjeen vastaanottajan mukaan. Jos kyseessä on finanssilaitos, on parempi omaksua muodollinen tyyli. Sinun on todennäköisesti sisällytettävä taloudelliset tiedot, kuten palkat, palkkiot, korot ja bonukset. Toisaalta, jos kirje koskee uutta työpaikkaa hakevaa työntekijää, voit kirjoittaa sen ystävällisesti ja jättää taloudelliset tiedot pois.
   • Ymmärtämällä kirjeen tarkoituksen ja laajuuden voit kirjoittaa asiakirjan, joka vastaa tarkalleen vastaanottajan tarpeita.

2. 
   

   
   
   
   Tunnista paras henkilö, joka kirjoittaa kirjeen. Yleensä tämän kirjeen kirjoittaa työnantaja työntekijän puolesta. Tässä tapauksessa työntekijä pyytää sinua työnantajana antamaan hänelle todistuksen työstä tiettyyn tarkoitukseen. Toisaalta työntekijä voi myös kuvata itse kirjeen. Tässä tilanteessa työntekijä kirjoittaa kirjeen ja pyytää sitten työnantajaa allekirjoittamaan sen. Tätä voidaan muokata tarvittaessa. Mutta yleensä työnantajan on kirjoitettava kirje työntekijän puolesta eikä päinvastoin.
   • Jos kirjoitat tällaisen kirjeen yhdelle työntekijällesi, voit mukauttaa sen standardisi mukaan ja hallita sisältöä. Lisäksi kirjeellä on enemmän painoarvoa, koska olet kirjoittaja työnantajana. On kuitenkin aika suorittaa tämä tehtävä. Työnantajana sinulla on todennäköisesti kiireinen aikataulu. Toisaalta näiden kirjeiden kirjoittaminen voi olla työlästä. On kuitenkin tunnustettava, että työkirjeen vahvistus on yleensä lyhyt. Seurauksena on, että kirjoittaminen ei vie paljon aikaa, varsinkin jos olet kirjoittanut sellaisia ​​kirjeitä aiemmin.
   • Jos kirjoitat oman kirjeen työntekijänä, valitset helpommin tiedot, jotka paljastetaan vastaanottajalle. Lisäksi sinun ei tarvitse kertoa työnantajalle ideoitasi asiasta. Lisäksi oman kirjeen kirjoittaminen voi vapauttaa hänet kaikesta painostuksesta kirjeen valmistelua koskevien määräaikojen suhteen. Toisin sanoen pomosi on onnellinen, koska hän ei kirjoita sinulle kirjeesi. Hänen on kuitenkin vielä allekirjoitettava se ja hän voi olla haluton tekemään niin, koska olet kirjoittanut. Jos näin on, joudut todennäköisesti kirjoittamaan uudelleen kirjeen ja tuhlaamaan aikaa tai saamaan työnantajan kirjoittamaan sen sinulle.

3. 
   

   
   
   
   Kerää vaaditut tiedot. Kun tiedät vastaanottajan, sinun on kerättävä tarvittavat elementit kirjeen kirjoittamiseksi kokonaisuudessaan.
   • Jos olet työnantaja, harkitse työntekijän haastattelua selvittääksesi kirjeen sisällön. Erityisesti sinun on määritettävä vastaanottajan tiedot, kirjeen tarkoitus, sisällytettävät kohdat ja lähetyspäivä.
   • Jos olet työntekijä ja joudut kirjoittamaan itse kirjeen, sinulla on kaikki tarvitsemasi tiedot, vaikka sinun on ensin puhuttava työnantajan kanssa saadaksesi selville, mitä hän odottaa tästä kirjeestä. Tämä auttaa sinua kirjoittamaan kirjeen, joka täyttää työnantajan vaatimukset, eikä aiheuta ongelmia allekirjoittamisen yhteydessä.

Osa 2 Työsuhteen vahvistuskirjeen kirjoittaminen

1. 
   

   
   Käytä yrityksen kirjelomaketta. Kuvailemaan kirjeesi on aina mukana paperi, jossa on yrityksen virallinen päällikkö. Jos olet työnantaja, yritä soveltaa tätä sääntöä automaattisesti. Jos olet työntekijä, sinun on pyydettävä pomoasi käyttämään yrityksen kirjelomaketta. Tällaiselle paperille kirjoitettu kirje on muodollisempi ja rohkaisee vastaanottajaa luottamaan sisältöön.
   • Jos sinulla ei ole kirjelomake, voit luoda sen tietokoneellasi. Luten tulee sisältää yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Sen tulisi sisältää myös tiedot kirjeen tekijästä, tehtävästä ja kirjeen kirjoittamispäivästä.

2. 
   

   
   Ole tarkka kirjoittamalla vastaanottajan osoite. Jos tiedät hänen nimen, lähetä hänelle kirje suoraan. Jos ei, ilmoita yrityksen osoite mainitsemalla kirjeen tarkoitus.
   • Jos esimerkiksi tiedät vastaanottajan osoitteen ja nimen, kirjoita ne otsikkoon. Jatka sitten call-out-lomaketta "kalliina".
   • Jos et tiedä vastaanottajan nimeä, lähetä kirje yhdelle yrityksen osastoista osoittamalla objekti rivillä. Jos esimerkiksi kirjoitat finanssilaitokseen saadaksesi työntekijälainaa, voit lähettää kirjeen kyseisen laitoksen paikalliselle sivukonttorille. Voit ilmoittaa kirjeen tarkoituksen ilmauksella, kuten "vahvistus työkirjeestä lainan saamiseksi".

3. 
   

   
   Esittele itsesi. Osoita kirjeesi ensimmäinen kohta selittääksesi kuka olet ja mikä on kirjeen tarkoitus. Sinun on ilmoitettava asema, ikä yrityksessäsi ja suhteesi pituus työntekijään. Vaikka oletkin työntekijä, kirjoitat kirjeen työnantajan kannalta, koska hän allekirjoittaa sen.
   • Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Nimeni on Robert Martin ja olen ABC: n myynti- ja markkinointijohtaja. Olen työskennellyt tässä yrityksessä 12 vuotta. Olen tuntenut työntekijän seitsemän vuoden ajan ja olen ollut hänen suora linjansa johtaja kolme vuotta.

4. 
   

   
   Vahvista asianomaisen työllisyys. Seuraavassa osassa esität yhteenvedon työntekijän toiminnasta yrityksessä. Ilmoitat erityisesti päivämäärät, jolloin työntekijä on siirtynyt hänen suorittamiinsa eri tehtäviin, hänen nykyinen virka yrityksessään, onko hän osa väliaikaista vai vakinaista henkilöstöä ja harjoittaako hän edelleen. Juuri tähän kohtaan sisällytät tarvittaessa työntekijän taloudelliset tiedot.
   • Tässä on esimerkki siitä, mitä voit kirjoittaa. "Vahvistamme, että työntekijä on ollut ABC-yhtiön palveluksessa seitsemän vuotta 7 päivästä syyskuuta 2003 lähtien. Hän on ollut pysyvä myyntiassistentti 7. tammikuuta 2011 lähtien."
   • Tässä on toinen esimerkki. "Vakuutamme, että työntekijä on työskennellyt ABC Companyssä seitsemän vuotta 7.9.2003 - 7. tammikuuta 2011. Tuona aikana hän toimi kokopäiväisesti apulaismyyntipäällikkönä. ja hän sai 65 000 euron vuosipalkan. "

5. 
   

   
   Yhteenveto asianomaisen osapuolen tehtävistä. Tässä kappaleessa kuvailet työntekijän tehtäviä yrityksessä. Nämä tiedot ovat erittäin hyödyllisiä, jos kirjoitat kirjeen toisesta työpaikasta hakevasta henkilöstä. Vaikka työsuhteen vahvistuskirje eroaa suosituskirjeestä, on aina hyvä sisällyttää aiheeseen suosivat arvot. Tämä parantaa maineesi työnantajana ja auttaa työntekijääsi löytämään uuden työn, kiinteistön tai lainan.
   • Tässä on esimerkki tästä kappaleesta. "ABC Companyssä työntekijä vastasi alun perin patterien myynnistä Provencessa. Hänellä oli johtotehtävissä ja hän oli vastuussa seitsemästä yhdeksään henkilöä edustavasta ryhmästä. Hänen vastuualueisiinsa kuului asiakastyytyväisyyden varmistaminen, vaatimusten käsittely ja raportointi neljännesvuosittain yhtiön pääkonttorille myynnin kehityksestä alueellaan. "

6. 
   

   
   Älä välitä arkaluontoisia tai laitonta tietoa työntekijästä. Useimmissa maissa on lakeja niiden tietojen luonteesta, jotka yritys voi paljastaa työntekijöistään potentiaaliselle työnantajalle. Jotkin säännökset sallivat sinun antaa tietoja työntekijästä vain hänen suostumuksellaan. Toiset eivät tarjoa työnantajalle käytännössä mitään mahdollisuutta paljastaa mitään työntekijöistään, kunhan he ovat rehellisiä ja vilpittömässä mielessä. Ennen kuin paljastat arkaluontoisia tietoja, tutustu maasi lakeihin tässä suhteessa. Käy lisää verkkosivustolla saadaksesi lisää näytteitä.
   • Esimerkiksi Alaskassa (USA) työnantaja voi antaa tietoja työsuorituskyvystä. Häntä ei oteta vastuuseen, ennen kuin hän tietoisesti tai tahallisesti ilmaisee vääriä tai harhaanjohtavia tietoja tai tietoja, jotka loukkaavat työntekijän kansalaisoikeuksia.
   • Toisen esimerkin antaa Connecticutin osavaltio, jossa työnantajan sallitaan paljastaa totuudenmukaisia ​​tietoja.

7. 
   

   
   Anna tietosi vastaanottajalle. Kirjeesi viimeisessä kappaleessa tulisi olla tiedot työnantajan yhteystiedoista. Nämä tiedot on välttämätöntä sisällyttää, jotta vastaanottaja voi ottaa sinuun yhteyttä tarvittaessa. Varmista, että vastaanottaja voi tehdä tämän.
   • Tässä on esimerkki. "Jos sinulla on kysyttävää tai haluat lisätietoja, älä epäröi soittaa minulle numeroon (555) 555-5555 tai kirjoittaa seuraavaan sähköpostiosoitteeseen: [email protected]. "

8. 
   

   
   Allekirjoita kirje ja lähetä se. Kun kirjeesi on valmis, sinun on suljettava ja allekirjoitettava se. Voit joko antaa sen suoraan asianomaiselle tai lähettää vastaanottajalle.
   • Päättäkää kirjeesi kohteliaisuuteen, esimerkiksi: "Pyydän teitä rakastamaan, rouva, terveisiä."
   • Allekirjoita kirje aina virallisella allekirjoituksellasi ja asemallasi yrityksessä.
   • Varmista, että tarkistat asianmukaisesti ja että viralliset leimat on leimattu standardien mukaisesti, joita yrityksesi soveltaa tämän tyyppiseen kirjeeseen.