Kuinka vastata puhelimeen töissä

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Nosta puhelin
• Osa 2 Puhu puhelimessa

Ammatillisen kuvan projisointi työssä on tärkeää ammatillisen menestyksen kannalta. Riippumatta heidän asemastaan ​​yrityksessä, puhelimeen vastaaminen on melkein kaikkien työntekijöiden tehtävä. Hyvin vastaamalla voit antaa positiivisen äänen puheluun, auttaa kirjeenvaihtajaa tuntemaan olonsa mukavaksi ja antaa sinun vastata helposti erilaisiin kysymyksiin.

vaiheet

Osa 1 Nosta puhelin

1. 
   

   
   Vastaa nopeasti. Ei ole kohteliasta pitää ihmisiä kiireisinä, kun olet liike-elämässä tai ammatillisessa ympäristössä. Nosta luuri ja vastaa puheluun ennen kolmatta soittoa.

2. 
   

   
   Aseta luuri korvalle. On tärkeää vastata puhelimeen nopeasti, mutta sinun on silti oltava riittävän kärsivällinen sijoittaaksesi mikrofonin suuhusi. Älä aloita puhetta, ennen kuin olet täysin varma, että puhelimen luuri on kiinnittynyt sinuun ja korvasi, jotta toinen osapuoli ei menetä mitään tietoja.

3. 
   

   
   
   
   Hengitä syvästi ennen vastaamista. Aloita hengittämällä syvälle ennen itsesi asettamista, kun puhelin on lähellä suuasi. Tämän avulla voit pysyä rauhallisena ja hallita itseäsi, mikä antaa sinun kerätä mieltäsi ja puhua rauhallisesti.

4. 
   

   
   Esittele itsesi ja yrityksesi. Sinun on varmistettava, että kirjeenvaihtajasi on soittanut oikeaan paikkaan ja oikeaan henkilöeseen, joten sinun on tärkeää kertoa heille kuka olet ja mikä on yrityksesi. Muista ensin ilmoittaa yrityksen nimi. Voit ajatella oman kodin luomista, joten sinun ei tarvitse miettiä mitä sanoa, kun puhelin soi, ja muuttaa sitä hiukan olosuhteista riippuen.
   • Jos työskentelet vastaanottovirkailijana tai puhelinvaihteen ylläpitäjänä, on tärkeää, että hallitset yrityksen toiminnan erittäin hyvin, koska sinä joudut auttamaan soittajaa saamaan kaikki tarvitsemansa tiedot. Voit yksinkertaisesti sanoa: "Hei, täällä -yritykset, Joseph laitteeseen. Kuinka voin auttaa sinua? Niinpä kirjeenvaihtaja tietää, kenen kanssa hän puhuu ja mikä on yrityksesi identiteetti, joka antaa hänelle mahdollisuuden jatkaa keskustelua. Jos työskentelet yksityisenä sihteerinä, määritä henkilö, jonka palveluksessa olet (esimerkiksi "Mr. Smithin toimisto, Joseph laitteessa"), koska on mahdollista, että tämä on juuri sitä, jota kirjeenvaihtajasi todella etsii. liittyä.
   • Jos olet osa palvelua, kerro henkilölle, mitä teet, jotta hän tietää millaisia ​​kysymyksiä kysyä. Tunnista itsesi sanomalla "hei, tämä on Jessican kirjanpito". Anna valittajan tietää, onko hän ottanut yhteyttä toimistoon tai haluamaansa henkilöyn ja pitäisikö hänen puhua jonkun muun kanssa.

5. 
   

   
   
   
   Pidä muistikirja ja kynä lähellä puhelinta. Tämän avulla voit tehdä muistiinpanoja nopeasti, jos henkilö haluaa jättää sinut tai antaa sinulle muita tietoja. Vältä, että kirjeenvaihtaja odottaa aikaa etsiä jotain kirjoitettavaa.

Osa 2 Puhu puhelimessa

1. 
   

   
   Hymy puhuessasi. Vaikka et olekaan hyvällä tuulella, vain hymyillen ja teeskentelet olevansa niin voi saada kirjeenvaihtajaasi ajattelemaan, että olet mukava. Se voi myös auttaa sinua parantamaan mielialaa.

2. 
   

   
   Puhu selkeästi ja ammattimaisesti. Koska olet ammatillisessa ympäristössä, on tärkeää, että sinä ja kirjeenvaihtajasi ymmärrät toisiasi selvästi ja tarkasti. Puhu rauhallisesti ja ääntä sanasi siten, että olet varma, että se on mennyt hyvin, ja ymmärsi sen.
   • Vältä tuttujen slängilausekkeiden, kuten "joo", "varma" tai "ei", käyttöä. Puhu hänelle sen sijaan käyttämällä selkeitä sanoja ja ilmauksia, kuten "kyllä" ja "ei". Mitä tietoja vaihdot kirjeenvaihtajan kanssa vuoropuhelun aikana, vältä sekaannuksia. Älä unohda sanoa tavallisia kohteliaita lauseita, kuten "kiitos" ja "ei mitään", jos sellaisia ​​on.
   • Jos haluat välittää henkilölle erityisiä tietoja, kuten kirjaimia tai puhelinnumeroita (kuten nimi tai puhelinnumero), voi olla hyödyllistä, että foneettisen aakkosen hyvä hallita. Tällä tavoin voisit välttää sekoittamasta kirjaimia, jotka lausutaan melkein samalla tavalla kuin "M" ja "N", soveltamalla hyödyllisiä vinkkejä, kuten "M kuten syö".

3. 
   

   
   Puhu ammattimaisesti kirjeenvaihtajalle. Käytä henkilön nimeä ("Mr. Smith") etkä hänen etunimesi, varsinkin jos et tiedä kirjeenvaihtajaa henkilökohtaisesti. Älä unohda hänen nimeään ja puhu hänelle käyttämällä sitä keskustelun aikana.
   • Voit kirjoittaa henkilön nimen heti, kun hän kertoo sinulle, jotta muistat sen. Tämä voisi olla erittäin hyödyllinen.

4. 
   

   
   Siirrä puhelu tarvittaessa. Jos joku kutsuu sinut työskentelemään, on täysin mahdollista, että hän yrittää ratkaista tietyn ongelman tai hänellä on kysymyksiä, joita hän voi lähettää tietylle henkilölle. Jos et todella tiedä miten vastata kysymykseen tai huolenaiheeseen, älä yritä vastata siihen. Sen sijaan ehdottaa, että siirrät puhelusi jollekin, joka pystyy paremmin vastaamaan ja auttamaan sinua. Se osoittaa myös hänelle, että välität hänen ongelmastaan ​​ja olet valmis auttamaan häntä ratkaisemaan sen.
   • Suurimmalla osalla pöytäpuhelimia on nykyään puhelunsiirto-ominaisuus. Selvitä, onko tämä ominaisuus käytettävissä toimistossasi ja miten se toimii. Jos näin ei ole, ota yhteyshenkilön numero, johon kirjeenvaihtaja soittaa, ja välitä hänelle tiedot.
   • Muista olla niin kohtelias kuin mahdollista tekemällä niin ja tarjoa puhelun siirto. Voit esimerkiksi sanoa: "Pelkään, etten pysty vastaamaan kysymykseesi. Haluatko minun siirtävän puhelusi Jacquesille, kuka voi auttaa sinua paremmin? "
   • Jos ketään muuta ei ole saatavana, suosittelemme ottamaan yhden. Älä unohda välittää tätä myöhemmin.

5. 
   

   
   Lopeta puhelu ammattimaisesti. Voit kertoa hänelle selkeästi ja kohteliaasti, että keskustelu on ohi ja että hän voi keskeyttää sanomalla vain "kiitos" tai "hyvästi". Pitäisikö keskustelun jatkaa vai ei.
   • Anna kirjeenvaihtajan ripustaa. Hänellä on puhelu, joten sinun on annettava hänelle saada mitä haluaa, kun hän soitti ensin ja lopetti keskustelun. Jos keskeytät, vaikka hän ei ole valmis lopettamaan keskustelua, se saattaa tuntua töykeltä tai antaa sinun antaa tärkeän tiedon paeta sinua.