Kuinka kirjoittaa saatekirje yliopisto-opintoihin

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Aivoriihi
• Osa 2 Aloita kirjoitusprosessi
• Osa 3 Kirjeen jäsentäminen
• Osa 4 Kirjoita kova kirje

Motivaatiokirje (tai tukikirje) on ennen kaikkea ansioluetteloa täydentävä asiakirja, joka lähetetään rekrytoijalle ilmoittamaan hakijan halusta työskennellä hänen kanssaan. Se voi kuitenkin liittyä myös hakutiedostoon, kun haluat päästä jatko-ohjelmaan tai apurahaan. Hyvin kirjoitettuna tämä asiakirja tarjoaa olennaista tietoa ehdokkaasta, se on kirjoitettava luovasti ja harkiten. Koska tämä hakemusprosessin osa voi olla niin tärkeä, sinun tulee kirjoittaa ja täydentää kirje huolellisesti ennen lähettämistä.

vaiheet

Osa 1 Aivoriihi

1. 
   

   
   Tee muistiinpanoja. Kirjoita koko aivoriihi-prosessin ajan joitain tärkeitä muistiinpanoja, jotka on otettava huomioon kirjeen kirjoittamisen yhteydessä. Huomaa sekä ensisijaiset että toissijaiset tiedot riippumatta siitä, käytätkö niitä saatekirjeessä vai ei.

2. 
   

   
   Tee tutkimus yliopistosta ja sen opetussuunnitelmasta. Lue kaikki yliopiston tarjoamat painetut tai digitaaliset asiakirjat ja muista tutustua yliopiston verkkosivuille. Kiinnitä erityistä huomiota haluamasi ohjelman pääsyehtoihin.
   • Yleensä yliopistot kuvaavat pätevyyttä, jota he odottavat eri ehdokkaista. Voit käyttää näitä tietoja mukauttaakseen saatekirjeen toimielimeen, johon haluat rekisteröityä.
   • Esimerkiksi, jos yliopisto osallistuu moniin ohjelman aiheeseen liittyviin humanitaarisiin syihin, voit korostaa enemmän omia humanitaarisia etuja. Toisaalta, jos pääsykriteerit rajoitetaan tiukasti tutkijoihin, sinun on keskityttävä toiveihisi ja akateemisiin kokemuksiisi.

3. 
   

   
   
   
   Kysy itseltäsi, miksi olet ihanteellinen ehdokas. Ohjelman pääsykomitea haluaa tietää, miksi sen pitäisi valita sinut mieluummin kuin joku muu. Ennen vastauksen antamista joudut kuitenkin esittämään itsellesi tämän kysymyksen.
   • Ajattele yliopistouranne toistaiseksi. Ajattele kursseja, opettajia ja vaikutteita, jotka saivat sinut valitsemaan nykyisen akateemisen polkusi ja määrittänyt urakesi.
   • Mieti, miksi valitsit tämän koulun ja tämän ohjelman. Mieti kaikkia motivaatioitasi, olivatpa ne henkilökohtaisia ​​tai ammatillisia.

Osa 2 Aloita kirjoitusprosessi

1. 
   

   
   Kehitä kirjeen suunnitelma. Kerää kaikki muistiinpanosi ja yritä järjestää ne laajasti.Suunnitelmasi tulisi sisältää erilliset osiot johdannosta, kehittämisestä ja loppuhuomautuksistasi.
   • Jos et tiedä kuinka kirjain jäsentyy, harkitse luokittelemalla muistiinpanosi samanlaiseen vuokaavioon tai rakenteeseen. Tämän vaiheen tavoitteena on organisoida jäsentämättömät ideasi.

2. 
   

   
   
   
   Kirjoita kirje. Kun olet järjestänyt ideasi, sinun pitäisi alkaa kirjoittaa kirjeesi ensimmäinen luonnos. Muista, että tämä on vain karkea luonnos: sinun on tehtävä muutoksia sen parantamiseksi ennen lähettämistä.
   • Sisällytä kaikki ajatukset, joiden mielestäsi olet merkityksellisiä, ja kuvaile niitä mahdollisimman paljon aistien yksityiskohdilla. Vaikka saatat saada liian paljon tietoa, sinulla on mahdollisuus poistaa merkityksettömiä ideoita toistovaiheen aikana.
   • Tarkista epäviralliset muistiinpanosi ja muodollinen suunnitelmasi tätä prosessin osaa varten. Huomaa myös, että sinun on noudatettava tämän artikkelin kolmannessa osassa annettuja ohjeita.

3. 
   

   
   Lue kirje uudelleen muutamaa päivää myöhemmin. Suoritettuaan ensimmäisen luonnoksen, pidä vähintään päivä tai kaksi lepoa ennen kuin ajattelet kirjeen muuttamista.
   • Ainakin sinun on kiinnitettävä erityistä huomiota kirjeesi kielioppiin ja rakenteeseen.
   • Ja mikä vielä tärkeämpää, sinun on myös luettava kirje uudelleen oikoluvun tarkkuuden ja johdonmukaisuuden varmistamiseksi. Tosiasioiden on oltava oikeita, ideoiden on oltava alkuperäisiä ja äänen oltava ammattitaitoisia.

4. 
   

   
   Etsi rakentavaa kritiikkiä. Tämä vaihe ei ole välttämätön, mutta voi olla hyödyllistä saada ulkopuolisia mielipiteitä päteviltä ihmisiltä, ​​mukaan lukien opettajat ja kollegat, jotka käyvät samalla kurssilla kuin sinä.
   • Ihannetapauksessa sinun tulisi yrittää ottaa yhteyttä henkilöihin, jotka ovat jo ilmoittautuneet hakijaohjelmaan. Tällä henkilöllä on parempi käsitys yliopiston odotuksista.

5. 
   

   
   Muuta kirjainta tarpeen mukaan. Tarkista motivaatiokirje kriittisestä näkökulmasta (sinun ja muiden). Älä pelkää kirjoittaa sitä useita kertoja, kunnes se on kirjoitettu hyvin.
   • Poista tarpeettomat ideat tai sanat, samoin kuin sellaiset tiedot, jotka eivät liity suoraan kirjeen ydinteeseen. Keskimäärin saatekirjeellä tulisi olla vain yksi kokonainen sivu, kaikkia muita sivuja pidetään yleensä tarpeettomina ja vanhentuneina.
   • Jotkin yliopistot voivat kuitenkin vaatia hakijoita toimittamaan pidempiä, kahden tai kolmen sivun kirjeitä. On parasta lukea hakulomake tai ohjelmaoppaat löytääksesi nämä yksityiskohdat. Jos et löydä mitään, on parasta pysyä yhdellä sivulla.
   • Varmista, että laitat tärkeimmät ideat kirjeesi alkuun ja järjestä sisältöä uudelleen niin paljon kuin on tarpeen, jotta se saisi sujuvuutta.

Osa 3 Kirjeen jäsentäminen

1. 
   

   
   Osoita kirjeelle mahdollisimman tarkkaan. Jos tiedät henkilön nimen, joka opiskelee pääsylomakkeita yliopistossa, on parempi lähettää hänelle nimi kirjeellä.
   • Jos et löydä tämän henkilön nimeä, sinun tulisi ainakin yrittää osoittaa lukijalle hänen asemansa mukaan. Tässä muutama esimerkki:
     • Hyvä vastaanotto-ohjaaja;
     • Hyvä vastaanottokomitea;
     • rakas vastaanottajien johtaja.
   • Käytä vain yleisiä tervehdyslomakkeita (Kenelle, Arvoisa herra), jos sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa.

2. 
   

   
   Sano selkeä tavoite. Saatekirjeen ensimmäisessä kappaleessa tulisi olla yhteenveto kaikesta sen sisällöstä ja antaa lukijalle selkeä käsitys siitä, mitä odottaa.
   • Tässä ensimmäisessä kappaleessa tulisi olla vain yksi tai kolme virkettä, joissa sinun on ilmoitettava epäsuorasti, että lähetät saatekirjeen valitsemallesi ohjelmalle.
   • Johdantolauseesi voi näyttää seuraavalta: "Kirjoitan tämän kirjeen ilmaistakseni kiinnostukseni XYZ-yliopiston ABC-ohjelmaan. "

3. 
   

   
   Tiivistä syyt. Kirjeen rungossa sinun on kerrot vastaanottovaltuuskunnalle, miksi uskot tämän yliopiston ja sen ohjelman olevan paras omaisuutesi. Sinun on myös selitettävä, miksi hallituksen tulisi hyväksyä sinut muiden mahdollisten ehdokkaiden sijasta.
   • Katso motivaatioitasi ja pätevyyttäsi koskevat huomautuksesi.
   • Selitä miksi olet ihanteellinen ehdokas. Yritä kuvata aikaisemmat akateemiset ja ammatilliset kokemuksesi kiinnostavassa ohjelmassa. Anna tosiasioita, mutta osoita, miten nämä tosiasiat ovat vaikuttaneet elämääsi.
     • Voit esimerkiksi mainita, kuinka reagoit aiemman yliopistotason teemakursseihin, esimerkiksi tutkinnon ensimmäisen vuoden. Sen sijaan, että sanot, että olet käynyt kursseja kyseisestä aiheesta, selitä kuinka näiden kurssien sisältö on kiehtonut sinua, vahvistanut päättäväisyyttäsi tai uteliaisuutta.
   • Selitä miksi valitsit tämän yliopiston, tämän ohjelman ja tämän sijainnin. Monet yliopistokoulut hyväksyvät todennäköisemmin intohimoisia tai motivoituneita ehdokkaita.
     • Kuvaile ammatillisia tavoitteitasi ja selitä miksi kyseinen ohjelma tarjoaa sinulle parhaan mahdollisuuden saavuttaa ne. Voit viitata ohjelmalomakkeessa kuvailtuihin pääomaisuuksiin laittamatta niitä suoraan.
     • Ilmoita, mikä herättää kiinnostuksesi yliopistoosi. Jos olet ulkomaalainen opiskelija, sinun on myös selvitettävä miksi haluat opiskella valitsemassasi maassa. Esimerkiksi, jos se on englantilainen yliopisto, selitä miksi haluat jatkaa korkea-asteen koulutustasi Englannissa.

4. 
   

   
   Kuvaile tärkeimmät pätevyytesi. Osoittaessasi miksi olet ihanteellinen ehdokas ohjelmaan, sinun on lueteltava akateemiset kokemuksesi, henkilökohtaiset ominaisuudet ja muut niihin liittyvät kokemukset. Keskity kohtaan, joka liittyy suoraan ohjelmaan itse.
   • Tarkista ansioluettelosi, mutta älä kopioi sitä. Usein hakijoiden on liitettävä jäljennös ansioluettelostaan ​​saatekirjeen mukana olevaan hakulomakkeeseen. Voit käyttää CV-tietojasi muistaaksesi tärkeät yksityiskohdat, mutta kirjeen ei pitäisi olla tarkka kopio itse CV: stä. Ohjaa tarvittaessa saatekirjeen lukijoita CV: hen saadaksesi lisätietoja, joita ei voida tiivisti luetella saatekirjeessä.
   • Tue kirjoituksiasi Aina kun mainitset jonkin ominaisuuksistasi, sinun on laadittava se sopivilla termeillä. On erittäin helppo sanoa, että olet kova työntekijä: sinun on todistettava se esimerkkeillä kokemuksista.
   • Älä kerskaa. Sinun ei pitäisi mennä pois tieltäsi näyttääksesi nöyrältä, vaan myös välttää kuvaamasta mitään, mikä saa sinut tuntemaan ylimielisyyttä tai ylimääräistä itseluottamusta. Tätä varten keskity ensisijaisesti tosiseikkoihin tekemättä subjektiivista analyysiä.

5. 
   

   
   Vahvista näkökulmasi. Kirjeen päätteeksi toista lyhyesti haluamasi seurata ohjelmaa ennen kirjeen päättämistä ja allekirjoittaa allekirjoitus, ilmaista kohteliaasti vastaanottokomitean jäsenille osoittamastaan ​​ajasta ja huomiosta.
   • Viimeisessä kappaleessa tulisi olla noin kolme virkettä. Muotoile johdantojohtosi uudelleen ja tee yhteenveto kunkin kappaleen pääpisteistä yhdessä lauseessa.
   • Viimeistele kirje kiittämällä lukijoita ajasta ja huomiosta ja lisäämällä allekirjoituksesi ammattimaisella kohteliaalla lauseella (kuten "Kunnioittavasti"), jonka jälkeen seuraa koko nimesi.

Osa 4 Kirjoita kova kirje

1. 
   

   
   Käytä selkeää ja tiivistä kieltä. Pidä kirjaimen aiheena kieliopillisesti oikea kieli, joka kuvaa taitosi ja aikomuksesi suorilla termeillä. Vältä kukkivia tai mutaisia ​​kuvauksia ja käytä aktiivista ääntä.
   • Älä käytä lauseita tai termejä, joita pidetään kliiseinä. Yleiset lauseet antavat sinusta erittäin huonon kuvan, koska ne antavat vaikutelman, että et ole kovin luova. Kun haluat käyttää tiettyä kliseää, kysy itseltäsi, miksi sinun pitäisi käyttää sitä ja miten se tehdään, osoittamalla samalla idean totuutta kaunopuheisilla esimerkeillä sen sijaan, että käyttäisit epäoriginaalisia lauseita.
     • Tässä on esimerkkejä yleisistä valokuvista:
     • "Olen erittäin motivoitunut ...";
     • "Olen aina rakastanut ...";
     • "Päätavoitteeni ovat ..."
   • Vältä plagiointia. Vaikka käytätkin ideoiden laatimiseen pääsylautakunnan toimittamien asiakirjojen tietoja, sinun ei tule toistaa tätä tietoa sana sanalta. Jos ohjelma keskittyy "nykyaikaisimpiin laitteisiin", vältä ilmausta "nykyaikaisimmat laitteet".
   • Älä kopioi vakiokirjeitä. Saatat olla hyödyllistä etsiä saatekirjeiden kopioita saadaksesi käsityksen rakenteesta ja sävystä, mutta sinun tulisi välttää näiden kopioiden sisällön ylikopiointia. Loppujen lopuksi kaikki voivat kopioida vakiokirjeen ja täydentää lauseita. Sinun on osoitettava, ettet ole kaikki. Käytä alkuperäistä ääntä.

2. 
   

   
   Käytä positiivista ääntä. Kirjeessään tulisi keskittyä positiivisiin eikä kielteisiin näkökohtiin. Jos päätät kuvailla aiemmin kohtaamiasi vaikeuksia tai haasteita, keskity siihen, kuinka voit voittaa ne sen sijaan, kuinka vakavat he ovat.
   • Älä kuvaile heikkouksiasi. Puhut todennäköisesti siitä haastatteluvaiheen aikana, mutta saatekirjeessasi tulisi tuoda esiin vahvuutesi.
   • Keskity tulevaisuuteen. Vaikka sinun on kuvailtava aikaisemmat tutkintotodistuksesi, on myös tärkeää osoittaa, että sinulla on tulevaisuuden visio.Esimerkiksi sen sijaan, että kuvailisit kokemuksesi puutetta tietyllä laajemman ohjelman kattamalla alueella, osoita yksinkertaisesti, että haluat lisätietoja tästä alueesta.

3. 
   

   
   Sovita ammatillinen ääni ja henkilökohtaiset tiedot. Vaikka joudut mukauttamaan saatekirjeesi kuvaamaan kiinnostuksiasi ja kokemuksiasi, sinun on kirjoitettava ammatillinen kirje ja hyväksyttävä sopiva muoto.
   • Keskity älyllisiin motivaatioihisi. Vaikka sinulla olisi uskonnollisia, altruistisia tai henkilökohtaisia ​​motiiveja, jotka tulevat sydämestä, hallituksen jäsenet ovat kiinnostuneempia älyllisistä motivaatioistasi. Keskity akateemisiin ja ammatillisiin tavoitteisiisi.
   • Yritä samalla erottua muista ehdokkaista. Älä yleistä liikaa ammatillisista tavoitteistasi: ole tarkka, ilmaisematta tunne- tai henkilökohtaista motivaatiota.

4. 
   

   
   Ole rehellinen. Huolimatta siitä, mitä kirjoitat, älä valehtele. Vältä liioittelemasta aikaisempia kokemuksia tai muita pätevyyksiä, jotka ovat niiden todellisen ulottumattomissa.
   • Eettisestä näkökulmasta pätevimpien ehdokkaiden tulisi täyttää tavoitteesi, jonka tavoitteette. Sinun on uskottava omaan kykyysi voittaa jotain niin kilpailukykyistä ja valehteleminen taitoistasi saattaa tarkoittaa sitä, että et luota itseesi.