Kuinka järjestää toimistosi

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Tyhjennä toimisto
• Osa 2 Toimiston uudelleenjärjestely
• Osa 3 Tehokkuuden edistäminen

Kuten usein sanotaan, "sotkuinen kirjoituspöytä on merkki häiriintyneestä hengestä". Puhtaalla ja järjestäytyneellä työtilalla on uskomaton vaikutus tuottavuuteen, keskittymiseen ja kykyyn löytää kaikki tarvitsemasi. Saatat yllättyä omasta tehokkuudesta työssäsi siivoamalla sotku pöydälläsi. Tarvitset vain vähän aikaa, kurinalaisuuden heittää pois tarvitsemiasi asioita ja järjestelmän varmistaa, että kaikki sopii.

vaiheet

Osa 1 Tyhjennä toimisto

1. Aloita nollasta. Sinun on helpompaa organisoida, jos aloitat tyhjällä toimistolla. Poista kaikki se. Poista esineet laatikoista (jos sellaisia ​​on). Aseta kaikki erilliselle pöydälle tai lattialle lajittelua varten myöhemmin. Kun olet poistanut kaikki asiat toimistolta, on helpompaa kuvitella, kuinka haluat järjestää sen.
   • Kestää todennäköisesti kauemmin, kun lajittelet pöydällä olevat asiat toistensa jälkeen ja päätät mitkä heittää.

2. 
   

   
   Puhdista toimisto ylhäältä alas. Nauti tyhjän toimistosi siivouksesta huolellisesti. Pöly ja pyyhi yläosa monipintapuhdistimella. Käsittele salattuja tahroja ja kiillotusnaarmuja puisilla pöydillä. Se näyttää uudelta, kun olet valmis.
   • Varmista, että kaikki on poistettu toimistolta ennen puhdistuksen aloittamista. Muuten sinun on puhdistettava basaarin ympärillä.

3. 
   

   
   
   
   Hävitä vanhat asiat, joita et käytä. Ota kaikki tarvitsemasi asiat pois toimistostasi ja jaa ne kahteen paaluun: yksi roskakoriin heitettäviin ja toinen säilytettäväksi pidettäviin asioihin. Älä siirrä. Päästä eroon niin monista tarpeettomista asioista kuin mahdollista, kunnes sinulla ei ole tarpeita. Tällä tavoin sinun on helpompaa pitää pöytä puhtaana.
   • Ihmiset kiinnittyvät usein esineisiin, joita he eivät käytä ja joita he eivät ole tottuneet. Päihitä tarpeeton yritys, jotta saat enemmän mielenrauhaa, kun olet valmis.
   • Älä unohda heittää roskat, jotka löysit puhdistaessasi toimistosi. He voivat myös laskea suuren osan häiriöstä.

   
   

   
   Päivitä tila. Katsokaa pöydän ympärille ja löydä kaikki vanhentunut. Tämä sisältää aikaisempien vuosien kalenterit, sähköpostiviestit, joihin olet tai ei ole vastannut, ja jopa vanhat valokuvat. Korvaa nämä objektit päivitetyillä versioilla. Heitä ne roskakoriin tai säilytä niitä erityisessä paikassa. Kaikilla työpöydälläsi on oltava uusia ja käyttövalmiita.
   • Sinulla on oikeus pitää kiinni asioista, joilla on tunteellista arvoa. Jos sinulla on vanha valokuva, lahja tai matkamuisto, jonka haluat säilyttää, säilytä sitä turvallisessa paikassa äläkä anna sen kasaantua pöydällesi.

Osa 2 Toimiston uudelleenjärjestely

1. 
   

   
   
   
   Muuta toimiston asettelua. Nyt on aika laittaa asiat takaisin pöydälle, mutta sinun ei tarvitse laittaa niitä takaisin sinne missä he olivat. Ajattele uusia tapoja järjestää toimistosi uudelleen hyödyntääksesi käytettävissä olevaa tilaa. Voit asettaa asiat paikoilleen, mutta toimiston vastakkaiselle puolelle tai voit valita heille uuden sijainnin. Kehitä järjestely, joka auttaa pysymään keskittyneenä työskennellessäsi.
   • Asioiden uudelleen järjestäminen pöydällä on pieni muutos, jonka pitäisi kuitenkin olla monotonia, jonka tunnet istuessasi töihin ja näet aina samat asiat samoissa paikoissa.
   • Kiinassa on jopa taidetta, joka on omistettu arkielämän esineiden järjestämiselle. Tämä on "feng shui" ja nämä terapeuttiset psykologiset vaikutukset on osoitettu hyvin.

2. 
   

   
   Täytä uutta liiketoimintaa. Onko sinulla paperia, kynää tai niittejä? Mene toimistotarvikkeiden myymälään ja valitse tarvitsemasi laitteet. Tee luettelo, jotta et unohda mitään. Keskity asioihin, joita käytät paljon, ja yleensä loppuu nopeasti. Kun on aika työskennellä, sinulla on kaikki tarvitsemasi.
   • Vaikka työpaikallasi olisi kaikki tarvitsemasi toimistotarvikkeet, sinun tulisi pitää tarvitsemasi tarvikkeet käden ulottuvilla (esimerkiksi suosikkikynäsi voi tehdä sinusta mukavamman).

3. 
   

   
   Ajattele yrityksesi organisaatiota. Kun sinulla on hyvä idea ulkoasusta, jonka haluat antaa toimistollesi, perusta yrityksesi siellä maksimoidaksesi tuottavuuden ja poistamalla sotkut. Varaa esimerkiksi toimiston keskikohta tietokoneellesi pitäen tärkeät esineet ja asiakirjat käden ulottuvilla. Työn helpottamisen lisäksi se auttaa sinua tuhlaamaan aikaa omaisuutesi etsimiseen, koska ne varastoidaan loogisesti.
   • Intuitiosi on yleensä paras opas kertomaan sinulle, mihin sinun tulee pakata asiat. Jos etsit tiettyjä asioita tietyistä paikoista, tämä on luultavasti paras paikka laittaa ne pois.

   
   

   
   Lisää pieni tyyli. Tavoitteesi on saada puhdas ja organisoitu toimisto, mutta se ei tarkoita, että sen on oltava tylsää. Lisää koristeellisia kosketuksia antaaksesi sille enemmän persoonallisuutta. Jotkut valokuvakehykset, pieni patsas tai hauska kahvikuppi voi elvyttää tilaa ja tehdä siitä lämpimämmän.
   • Jos työskentelet laatikossa tai toimistossa, voit tuoda joitain taloustavaroita taistelemaan työn tunnelmaa vastaan.
   • Ripusta julisteet ja julisteet seinälle, jotka motivoivat sinua työskentelemään ahkerasti.

Osa 3 Tehokkuuden edistäminen

1. 
   

   
   Pidä välttämättömyydet hyppysissäsi. Jos huomaat, että sinun on usein siirryttävä päästäksesi esineeseen, sinun on varmistettava, että se on edelleen helppokäyttöisempi. Ajattele liikkeitä, joita usein teet saavuttaaksesi jotain pöydälläsi, ja järjestä tavarasi tärkeysjärjestykseen. Tämän lähestymistavan avulla yrityksesi löytäminen ja käyttö on helpompaa.
   • Kynät ja lyijykynät, paperi, muistikirjat, viestintälaitteet ja digitaaliset lisälaitteet on säilytettävä avoimissa paikoissa tai muualla, jonne pääset helposti.
   • Erota kynät ja kynät kupissa pitääksesi ne yhdessä ja käyttövalmis viemättä liian paljon tilaa.
   • Jätä paperiliittimet ja nitojat tulostimen läheisyyteen tai asiakirjojen käsittelypaikkaan.
   • Voit ansaita jopa tunnin päivässä vähentämällä aikaa, jota tarvitset tavaroidesi löytämiseen toimistosi sotkuun.

2. 
   

   
   Säilytä usein käyttämiäsi esineitä hyppysissäsi. Usein käyttämäsi välttämättömät tavarat voidaan säilyttää laatikoissa, jotta voit ottaa ne pois, kun tarvitset niitä. Pidä ylälaatikot asioille, jotka vievät tilaa ja asioita, joita käytät usein, mutta joita ei tarvitse pitää pöydän päällä.
   • Voit esimerkiksi huomata, että käytät tietokonettasi, tablettia tai muita elektronisia laitteita useammin kuin kynää tai paperia työn suorittamiseen. Tällöin nämä toissijaiset materiaalit on varastoitava käden ulottuvilla, jotta pöydällä olisi tilaa sähkölaitteillesi.
   • Jos sinulla on paljon pienempiä esineitä, voit ostaa säilytyslokeroita laatikoihin. Ne mukautuvat jälkimmäisessä tilassa ja heillä on erikokoisia osastoja, jotta kaikki omaisuutesi näkyvät ja järjestetään hyvin.
   • Tee itsellesi henkinen luettelo kunkin asian tärkeimmästä sijainnista. Jos käytät tuotetta usein tai on tärkeää, että pidät sitä käden ulottuvilla, voit jättää sen pöydällesi. Jos tarvitset sitä vain ajoittain, voit säilyttää sen turvallisesti laatikossa. Jos käytät sitä harvoin tai se ei sovi pöydälle, sinun on löydettävä toinen paikka säilyttää se.

   
   

   
   Säilytä tarpeeton sotku toimistossa. Mitä ikinä päätät säilyttää, mutta jota et käytä usein, on varastoitava muualle, jotta ne eivät kerry ja eivät häiritse sinua.Tämä sisältää henkilökohtaiset tavaranne, välipalat, juomat ja välineet, joita käytät vain harvoin. Kirjalliset asiakirjat tulisi tallentaa kansioihin, jotka järjestät yhdessä pienessä kaapissa, kun taas loput tulee säilyttää alalaatikossa tai muussa kaapissa, jos et aio käyttää sitä. Vältä asettamasta asioita pöydällesi niin paljon kuin mahdollista, paitsi tarvitsemasi.
   • Yritä tapana varastoida tavaroitasi käytön jälkeen. Muutoin niillä on taipumus kerääntyä pöydällesi tai täyttää laatikot nopeasti, jos et kiinnitä huomiota.

3. 
   

   
   Käytä postilaatikkoa asiakirjoihin. Sinun tulee investoida postikoriin, jotta sinun on helpompi selviytyä kaikesta paperityöstäsi. Nämä ovat matalat monitasoiset korit, joiden avulla voit valita yhden kerroksen uusille asiakirjoille ja toisen kerralla palautettavien asiakirjojen sekä vastaamatta jääneiden tai jo palautettujen viestien osalta. Tallentamalla asiakirjoja postikoriin, kansioihin ja pieneen kaappiin voit välttää työpöydän rypistymistä paperien alle.
   • Postikori tai useita korit, jotka on pinottu päällekkäin, voivat auttaa sinua poistamaan pöydälläsi olevien asiakirjojen aiheuttamaa sotkua.
   • Varaa ostoskori täytettyjä tai täytettäviä asiakirjoja varten, toinen kirjeille, joihin sinun on vastattava tai jo jo vastattu, jne.

4. 
   

   
   Pidä hallitus jaetusta työalueesta. Jotkut ihmiset joutuvat käyttämään jaettua toimistoa tai jaettua laatikkoa työssä, tai toimistosi saattaa päätyä muiden työpisteiden lähelle, jolloin sinulle jää melko rajallinen työtila. Voit silti toimia tämän jaetun tilan hallitsemiseksi.
   • Ensinnäkin, sinun on varmistettava, että sinulla on selkeät rajat kenelle mikä kuuluu. Sitten voit aloittaa oman osion järjestämisen maksimoimalla sen varastoinnin ja tehokkuuden.
   • Laita tunniste henkilökohtaisille esineillesi ja pidä ne vieressä, missä istut. Tunnista omistamasi asiakirjat ja säilytä ne erillisissä kansioissa, jotka asetat sitten laatikoihin tai kaappiin.
   • Päätä yhteinen tila, jotta voit jakaa tavarat, jotta häiriö ei simuloisi hitaasti henkilökohtaista tilaa.
   • Käytä laukkua tai pyyhettäsi, jotta voit varastoida tavaroitasi. Jos työskentelet jaetussa tilassa, et ehkä pysty pitämään pöydällä ja laatikoissa niin paljon tarvikkeita ja lisävarusteita kuin haluat.
   • Saa tapana varastoida ja puhdistaa säännöllisesti pitääksesi jaetun toimiston tai työpaikan puhtaana. Mitä enemmän ihmisiä on keskittynyt ahtaaseen tilaan, sitä enemmän jätteitä, papereita ja häiriöitä kertyy.

• Pidä vähintään henkilökohtaiset tavarat ja koristeet organisoidessasi toimistosi työssä. Mitä enemmän esineitä on työpöydälläsi, sitä enemmän tilaa tunnet kaoottisena ja epäjärjestyneenä.
• Varmista, että löydät työtuolin, joka antaa hyvän tuen selkällesi. Jos et pidä hyvää ryhtiä, se voi vaikuttaa terveyteesi ja mielialaan.
• Asenna säilytysjärjestelmä tietämään aina, mikä on jo valmis, mikä on valmis ja mitä voit heittää pois. Järjestä projektit niiden tärkeyden ja edistymisen perusteella.
• Pidä jätepaperikori lähellä toimistoasi hävittääksesi sen heti. Jos lykkäät sitä, ne kerääntyvät.
• Laita etikettejä laatikoihin saadaksesi selville missä ovat asiat, joten sinun ei tarvitse etsiä minne tahansa, kun tarvitset niitä.
• Osta ja käytä yksinkertaisia ​​säilytyslaatikoita, joiden avulla voit hallita sotkua. Joitakin esineitä on pidettävä kädessä, kun säilytät niitä jonnekin. Voit laittaa ne pöydän alle, vieressä tai jopa toiseen huoneeseen.
• Jos haluat harkita, voit kokeilla omien säilytysapujen tekemistä ainutlaatuisilla ja henkilökohtaisilla materiaaleilla.
• Jos työpöydällä ei ole tarpeeksi tilaa lampulle, osta se pihdillä, jotka kiinnität reunaan.
• Päästä eroon kaikista mahdollisista häiriötekijöistä. Tämä auttaa sinua pysymään myös henkisesti organisoituneena.
• Osta arkistokaappi, reikäreikä ja väliseinät asiakirjojen järjestämistä varten.
• Jos työpöydälläsi on tietokone, sinun on järjestettävä tiedostot. Sinun tulisi myös harkita tietokoneen ja kannettavan tietokoneen sisäpuolen puhdistamista.
• Yritä pitää muistilehtiö kätevänä, jos haluat kirjoittaa jotain.

• Muista muistaa missä säilytät asioita. Jos sinulla on paljon työkaluja, vempaimia tai kansioita, jotka sinun on muistettava, voit luoda luettelon toimistosi kaikista asioista auttaaksesi sinua pysymään järjestäytyneenä.
• Pöytäsi sotku vähentää tuottavuutta. Mene helposti ja tulet tehokkaammaksi työssäsi.