Kuinka vastata pomoni puhelimeen

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Ammatillisen etiketin harjoittelu puhelimessa
• Osa 2 Keskustelu esimiehen kanssa
• Osa 3 Puheluihin vastaaminen työajan ulkopuolella

Puhelun vastaanottaminen pomolta aiheuttaa joskus ahdistusta, varsinkin jos se herättää usein hermostuneisuutta ja menettää luottamuksesi. Paras tapa vastata työnantajan puhelimiin on harjoittaa ammatillista etikettiä puhelimessa kaikkina aikoina ja olla aina valmis hyväksymään työhönsä liittyviä tehtäviä.

vaiheet

Osa 1 Ammatillisen etiketin harjoittelu puhelimessa

1. 
   

   
   Ota puhelu. Anna puhelimen soida kaksi tai kolme kertaa ennen kuin otat vastaan. Tämä antaa hänelle vaikutelman, että olet kiireinen ja esiintyy hyvin. Ota puhelu liian aikaisin, anna vaikutelman, että et ole kovin kiireinen tai et tee mitään, odota liian kauan ennen kuin teet niin, mikä viittaa siihen, että soittaja ei ole sinulle etusijalla.
   • Muista soveltaa tätä sääntöä aina kun olet ammatillisessa ympäristössä, kuka tahansa soittaa sinulle. Älä tee sitä tai älä käytä sen mukavuussääntöjä vain silloin, kun pomo yrittää ottaa sinuun yhteyttä puhelimitse, vaan kaikkien kanssa, mukaan lukien kollegasi, asiakkaasi ja toimittajat, jotka ovat vastaanottavaisempia, jos käyttäydyt asianmukaisesti. Lisäksi et voi koskaan tietää varmasti, milloin työnantajasi soittaa sinulle toiselta linjalta.

2. 
   

   
   
   
   Tervehdi häntä ammattimaisesti. Kun vastaat puhelimeen, yritä olla mahdollisimman ammattimainen ja miellyttävä.Jos esimerkiksi työtoverisi tai työnantajasi soittaa sinulle, sano: "Täällä Jean Poisson. Kuinka voin auttaa sinua? "
   • Jos työskentelet suuressa organisaatiossa, jossa on useita osastoja, määritä osastosi tai osastosi nimi tervehdykseen. Sano: "Tässä Jean Poisson kaupalliselta osastolta. Mitä voin tehdä sinulle? "
   • Kun vastaat puhelinsoittoon ulkopuolisesta linjasta, kirjoita yrityksesi nimi, vaikka luulet, että pomosi soittaa sinulle. Sano esimerkiksi: "hei! Tässä ABC-palvelu, Jean Poisson laitteeseen. Kuinka voin auttaa sinua? "

3. 
   

   
   Niele ruokaa tai sylke purukumia. Tee se parhaiten ennen kuin nostat puhelimen, mutta jos et pysty tekemään sitä ajoissa, suorita toimenpide hienoimmalla ja hiljaisimmalla tavalla. Puhuminen purukumin tai ruoan kanssa suussa on sopimatonta ja antaa huonon itsekuvan. Parempi keskustelukumppani tajuaa sen.

4. 
   

   
   
   
   Puhu selvästi ja suoraan mikrofoniin. Tämä auttaa sinua välttämään viestintäongelmia sinun ja esimiehen välillä, jotka voivat aiheuttaa ongelmia myöhemmin. Lisäksi pomosi turhautuu, jos hänellä on vaikeuksia kommunikoida kanssasi ääni-ongelman tai huonon äänenlaadun takia.
   • Muista myös hymyillä vastatessasi ja puhuessasi puhelimessa. Suurin osa soittajista, pomo mukaan lukien, tietää, että hymyilet äänelläsi ja äänelläsi. Tällä on positiivinen vaikutus pomoosi, etenkin jos työskentelet teollisuudelle, joka liittyy myyntiin ja asiakaspalveluun.

5. 
   

   
   Kiinnitä siihen kaikki huomio. Ole erittäin varovainen, kun puhut puhelimessa pomosi kanssa. Lopeta kaikki tekemäsi, vaikka se olisi tehtävä, jonka hän oli antanut sinulle aiemmin. Ole valmis kuuntelemaan mitä hän sanoo sinulle.
   • Vältä yleensä häiritsemästä ulkoisia tekijöitä kommunikoidessasi pomosi kanssa. Jos esimerkiksi jokin kollegoistasi tulee toimistollesi, kun olet puhelimessa, kerro hänelle kohteliaalla eleellä, että et voi puhua hänen kanssaan tällä hetkellä.

Osa 2 Keskustelu esimiehen kanssa

1. 
   

   
   Tee muistiinpanoja. Ota kannettava tietokoneesi ja ole valmis tekemään muistiinpanoja, kun keskustelet hänen kanssaan. Tämän avulla voit olla milloin tahansa valmis merkitsemään tärkeitä tietoja, jotka hän haluaa välittää sinulle keskustelun aikana, kuten: aikoja, päivämääriä, osoitteita tai tietyn tehtävän ohjeita. Tämän avulla voit myös kirjoittaa kaikki tärkeät kysymykset, joita haluat kysyä häneltä vastineeksi.
   • Muista aina olla pöydälläsi, ylälaatikossa tai helposti saavutettavassa paikassa, muistilappu ja kynä. Jos kannettava tietokone on lähellä, voit tallentaa tärkeitä tietoja joka kerta, kun soitat aikataulun mukaiselle tai suunnittelemattomalle puhelulle.
   • Jos sinulla ei ole muistikirjaa kädessä, mutta istut tietokoneen edessä, avaa tyhjä sivu tai Word-asiakirja ja tee muistiinpanoja ikään kuin käyttäisit muistikirjaa. Huomaa kuitenkin, että hän kuulee kirjoittamasi, joten ole erityisen varovainen ja kuuntele huolellisesti, jotta hän ei olisi taipuvaisempaa pohtimaan, liittyvätkö näppäimistön äänet todella keskusteluusi.

2. 
   

   
   Pysy rauhallisena. Hengitä syvään ja rauhallisesti hetkeksi ja juo vähän vettä tarpeen mukaan rauhoittuaksesi. Ahdistunut henkilö on helppo tunnistaa puhelimessa, varsinkin jos hän hengittää voimakkaasti tai hänellä on vapiseva, epäröivä ääni. Rauhallisena pysyminen auttaa sinua myös tuntemaan itseluottamusta ja hallitsemaan tilannetta.
   • Jos tiedät, että työnantajasi soittaa sinulle pian, vapauta itsesi ahdistuksesta kävelemällä vähän ennen puhelun vastaanottamista. Nouse ylös ja kävele vähän toimistossa tai palvelussa, se auttaa sinua. Varmista vain palaa ajoissa takaisin puheluun.
   • Jos tunnet tarvetta rauhoittua nopeasti ennen puhelua tai puhelun aikana, tee muutama syvä hengitys. Hengitä mahdollisimman hitaasti nenän läpi 4–5 sekunnin ajan. Pidä hengitystä vielä kolme sekuntia, hengitä sitten hellästi vielä neljä-viisi sekuntia. Hapen hengittäminen auttaa lievittämään jännitystä ja puhdistamaan pään.

3. 
   

   
   Harjoittele aktiivista kuuntelua koko ajan. Koska hän ei puhu sinulle kasvot, on tärkeää, että ymmärrät selvästi kaiken, mitä hän puhuu sinulle puhelimitse. Älä epäröi pyytää häntä toistamaan ja selittämään asioita, joita et ole kuullut tai ymmärtänyt.
   • Pyydä itse asiassa selvennystä tai vahvista joitain yksityiskohtia ajoittain, vaikka ymmärrätkin hänen ohjeita. Yritä vain tiivistää ohjeet omin sanoin, ennen kuin lopetat. Harjoittamalla aktiivista kuuntelua näytät hänelle, että kuuntelet häntä huolellisesti ja olet ammattitaitoinen.

4. 
   

   
   Vastaa hänelle lyhyesti. Älä mene penskaan ympäri, päästä suoraan pisteeseen ja vastaa hänelle suoraan. Tämä antaa vaikutelman, että olet hyvin valmistautunut, ja antaa pomollesi keskittyä puhelunsa tarkoitukseen ilman, että olet liian hajamielinen. Useimmissa tapauksissa työnantajasi on erittäin kiireinen ja soittaa sinulle vain, koska hän haluaa sinulta tiettyjä tietoja. Ellei hän nimenomaisesti pyydä sinua antamaan hänelle kaikki yksityiskohdat, anna hänelle tarkalleen mitä haluaa.
   • Tämä ei vielä kerran tarkoita, että sinun ei pitäisi kysyä selvennystä tarvittaessa. Työnantajasi on varmasti erittäin kiireinen, mutta on parempi käyttää 60 sekuntia enemmän nyt kysymälläsi kuin viettää tunteja korjaamaan virheitäsi pomosi kanssa. Jos sinulla on paljon kysymyksiä kysyä, mutta ei tarpeeksi aikaa kysyä, kysy johtajalta, voitko päästä lähemmäksi tiettyä työtoveria tai tutustua kirjalliseen asiakirjaan saadaksesi lisätietoja.

5. 
   

   
   Tee suullisia nyökkäyksiä. Tee tämä koko keskustelun ajan. Sanalliset nodut ovat lauseita, kuten "kyllä", "olen samaa mieltä", "ymmärrän" ja "näen". Ne kaikki osoittavat, että kuuntelet sitä aktiivisesti.
   • Tietenkin nämä suulliset nodut tulisi tehdä sopivina aikoina keskustelun aikana. Odota tauko ohjeen tai selityksen jälkeen, ennen kuin teet niin.

6. 
   

   
   Suhtaudu positiivisesti koko puhelun ajan. Positiivinen ja dynaaminen asenne osoittaa pomollesi, että olet varma, osaava ja et uskalla kohdata työskentelyn haasteita. Jos hän esimerkiksi kutsuu sinut keskustelemaan ongelmasta, keskustele hänen kanssaan mahdollisista ratkaisuista, joita voit toteuttaa.
   • Ole mahdollisimman vastaanottavainen, vaikka hän kritisoi työtäsi tai asenteesi. Hyväksy kritiikki tiivistämällä se omilla sanoillasi ja keskustele sitten sen korjaamisesta. Voit rehellisesti ilmaista huolestumisensa tulevaisuuden etenemisestä, mutta välttää tekosyitä menneisiin virheisiin tai ongelmiin.
   • Muotoile lauseesi käyttämällä pronominia "I" sijasta "sinä", kun haluat ilmaista huolenaiheesi tai selittää aiempia ongelmia. Tämä antaa johtajallesi olla käyttämättä puolustautumista, vastata sinulle kielteisesti tai vihanhalvauksessa. Jos hän esimerkiksi kutsuu sinut keskustelemaan kanssasi tehtävästä, jota et pystynyt suorittamaan ajoissa, sano "Minulla oli vaikeuksia kerätä tarvittavia tietoja" sen sijaan, että sanot "sinä ei antanut minulle tarvittavia tietoja ajoissa ".

7. 
   

   
   Kiittää häntä. Muista kiittää keittiömestariasi siitä, että käytit aikaa soittaaksesi sinulle. Vaikka hän on se, joka soitti sinulle, eikä päinvastoin, kiittäminen hänestä soittamisesta on hieno tapa osoittaa hänelle arvostustasi siitä ajasta, jonka hän on antanut sinulle. Sano esimerkiksi: "Tiedän, että sinulla on kiireinen päivä, kiitos, että käytit aikaa soittaaksesi minulle. "
   • Tee tämä joka kerta, kun esimiehesi soittaa sinulle, ja etenkin kun hän tekee niin ilmaistaksesi huolenaiheen, kritisoidaksesi työtäsi tai selittääksesi projektia. Tavoitteena on näyttää, kuinka innokas olet suorittamaan sinulle annetut tehtävät, ja kiittää häntä antamastaan ​​ajasta on tapa tunnistaa, että hänen kutsunsa auttaa sinua tekemään työsi hyvin.

Osa 3 Puheluihin vastaaminen työajan ulkopuolella

1. 
   

   
   Vastaa puheluun, jos mahdollista. Jos pomosi soittaa sinulle työajan jälkeen, ota yhteyttä ja keskustele hänen kanssaan, jos se ei häiritse muita prioriteettejasi. Tämän tekeminen on vielä tärkeämpää, jos olet ollut tässä asennossa alle kuusi kuukautta.
   • Halu kommunikoida pomosi kanssa säännöllisen työajan jälkeen osoittaa, kuinka sitoutunut olet yritykseesi ja työhösi.
   • Jos et pysty vastaamaan hänelle, kun hän soittaa sinulle, kirjoita hänelle niin pian kuin mahdollista. Ihannetapauksessa kuuntelisit ääntä ja soittaisit takaisin mahdollisimman pian. Yrityksen kulttuurista ja puhelun luonteesta riippuen sinun pitäisi voida saada lähettämällä sähköposti tai sähköposti, joka selittää miksi et voinut ottaa hänen puhelua, jos et voi soittaa hänelle takaisin.

2. 
   

   
   Tarkista yrityskulttuurisi. Joissakin yrityksissä työnantaja vaatii työntekijää pitämään yhteyttä puhelimitse ja sähköpostitse, ajasta tai päivästä riippumatta. Vaikka tämä saattaa vaikuttaa epäreilulta, joudut silti hyväksymään se osana yrityskulttuuria, jos haluat jatkaa työtä sen parissa.
   • Jos et tiedä, mitä sääntöjä noudatetaan, mene lähemmäksi kollegoitasi. Saatat oppia, että voit odottaa muutama tunti ennen vastaamista tai että kaikki vastaavat välittömästi. Löydä oikeat tiedot ja käytä niitä.

3. 
   

   
   Pysy positiivisena ja toimi tilanteen mukaan. Ole aina kohtelias ja positiivinen kuunnellessasi työnantajaasi, jopa työajan ulkopuolella. Sinun on kuitenkin tarkasteltava kutakin tilannetta erikseen, ennen kuin päätetään, miten siihen reagoida.
   • Jos työnantaja esimerkiksi kritisoi sinua tai antaa sinulle ohjeita työstä, tee muistiinpanoja keskustelun aikana, mutta älä epäröi jatkaa ammatillista lisätoimintaa puhelun päätyttyä. Jos hänen antamasi tehtävä ei ole kiireellinen, voit asettaa sen syrjään ja suorittaa normaalin työajan aikana.
   • Toisaalta, jos kyse on hätätilanteesta, sinun on laitettava itsesi samaan aikaan ja ratkaista ongelma menettämättä sekunnin ajan pomosi toiveiden mukaan.

4. 
   

   
   Arvioi tyytyväisyys. Pomosi ei voi kohtuudella odottaa sinun olevan käytettävissä 24 tuntia vuorokaudessa, 7 päivää viikossa, mutta ei kuitenkaan voida taata, että hänen odotuksensa ovat kohtuulliset. Jos pomo soittaa sinulle säännöllisesti tuntien jälkeen ja se saa sinut tuntemaan olosi epämukavaksi tai ahdistuneeksi, harkitse uuden työn etsimistä.
   • Sammuta matkapuhelin, jos tiedät, että työnantajasi soittaa tunnin jälkeen, mutta ellet ole ammattiliitossa, sinut voidaan todennäköisesti potentia milloin tahansa. Pomosi voi vetäytyä, jos huomaa, että et vastaa hänen puheluihinsa työajan jälkeen tai lähettää sinut takaisin tätä varten.