Kuinka kirjoittaa muutoksenhallintasuunnitelma

Sisältö

• vaiheet
• Tapa 1 Kirjoita suunnitelma organisaatiomuutosten hallitsemiseksi
• Tapa 2 Seuraa projektin muutoksia

Muutoksenhallintasuunnitelmia on kahta tyyppiä. Yksi käsittelee muutosten vaikutuksia organisaatioon ja helpottaa siirtymistä. Toinen auttaa seuraamaan yksittäisen projektin muutoksia luomalla selkeä tietue muutoksista tuotteissa tai projektin laajuudessa. Nämä suunnitelmat koskevat kommunikointia siitä, mikä on tehtävä selvästi ja tarkasti.

vaiheet

Tapa 1 Kirjoita suunnitelma organisaatiomuutosten hallitsemiseksi

1. 
   

   
   Näytä syyt muutoksiin. Luettelo tekijöistä, jotka johtivat muutospäätökseen, kuten huono suorituskyky, uusi tekniikka tai muutos organisaation tehtävässä.
   • Yksi lähestymistapa on kuvata liiketoiminnan nykytilaa ja tulevaisuuden tilannetta, jonka suunnitelma pyrkii luomaan.

2. 
   

   
   Määritä muutosten luonne ja laajuus. Kuvaile lyhyesti projektin odotettua luonnetta. Selvitä, vaikuttaako tämä positioita, prosessimuutoksia, politiikan muutoksia tai organisaatiorakennetta. Luettelo osastoista, työryhmistä, järjestelmistä tai muista komponenteista, joita voidaan muuttaa.

3. 
   

   
   
   
   Kuvaile sidosryhmien tukea. Luettelo kaikista suunnitelmaan osallistuvista sidosryhmistä, esimerkiksi sivukonttoreista, edustuston päälliköistä, puolustajista, kuluttajista tai työntekijöistä, joihin muutos vaikuttaa. Määritä jokaiselle näistä osista tukeeko sidosryhmä tehtäviä muutoksia.
   • Muista laatia taulukko, joka selittää nämä tiedot selvästi ja ytimekkäästi. Arvioi kunkin vaikutusalaan kuuluvan osapuolen seuraavien tietojen prioriteettitaso (korkea, keskitaso tai matala): tietoisuus, tukitaso, vaikutusvalta.
   • Suorita mahdollisuuksien mukaan yksi-yksi -haastattelut arvioidaksesi sidosryhmien tukea.

4. 
   

   
   Perusta joukkue. Ryhmä vastaa viestinnästä kaikkien sidosryhmien kanssa, kuuntelee erilaisia ​​huolenaiheita ja varmistaa, että operaatio tapahtuu parhaissa mahdollisissa olosuhteissa. Valitse ihmisiä, jotka ovat erittäin uskottavia liiketoiminnassa ja joilla on hyvät viestintätaidot.
   • Sinun tulisi palkata promoottori ylimmältä johdolta. Korosta, että muutoksen edistäminen on aktiivista työtä, ei vain suunnitelman hyväksymistä.

5. 
   

   
   
   
   Kehitä lähestymistapaa johdon kanssa. Yrityksen kaiken tuen saaminen on välttämätöntä toiminnan onnistumiselle. Salli kaikkien ylimmän johdon kommentoida muutoksia ja tehdä yhteistyötä keskenään aktiivisena roolina tässä projektissa.

6. 
   

   
   Tee suunnitelma jokaiselle näyttelijälle. Arvioi kullekin sidosryhmälle, mukaan lukien niitä, jotka tukevat hanketta, riskejä ja kysymyksiä. Anna näiden huolenaiheiden hoitaminen vastaavalle ryhmälle.

7. 
   

   
   Luo viestintäsuunnitelma. Viestintä on tämän prosessin avaintekijä. Viesti säännöllisesti kaikkien osapuolten kanssa. Vahvista tehtävien muutosten syitä ja niistä saatavia hyötyjä.
   • Näyttelijöiden tulisi vastaanottaa kaksisuuntainen kaksisuuntainen viestintä. Kasvokkain tapaamiset ovat välttämättömiä.
   • Viestinnän on oltava pääjohdon vetäjän, kunkin työntekijän suoran esimiehen ja muiden edustajien luottamaa. Kaiken viestinnän on läpäistävä johdonmukaisesti.

8. 
   

   
   Kiinnitä huomiota kaikkiin vastustuskykyihin. Muutokset ovat aina vastustuskykyisiä. Tämä tapahtuu yksilötasolla, ja siksi sinun on kommunikoitava henkilökohtaisesti sidosryhmien kanssa näiden vastustuskyvyjen syyn selvittämiseksi. Kiinnitä huomiota valituksiin, jotta johtoryhmä voi korjata ne. Nämä huolenaiheet sisältävät yleensä seuraavat seikat.
   • Ei motivaatiota tai kiireellisyyttä.
   • Ei ymmärrystä kokonaistilanteesta tai syitä muutosten tarpeelle.
   • Prosessissa osallistumisen puute.
   • Epävarmuus työpaikan vakaudesta, tulevaisuuden roolista tai tuleviin tehtäviin tarvittavista vaatimuksista ja taidoista.
   • Johdon kyvyttömyys täyttää odotukset muutoksen tai viestinnän toteuttamisesta.

9. 
   

   
   Ota esteet. Sinun on vastattava vaatimuksiin vahvistamalla viestintää tai muuttamalla strategiaa. Muut vaatimukset saattavat edellyttää täydentäviä lähestymistapoja, jotka voit sisällyttää suunnitelmaan tai ulkoistaa johtoryhmälle. Tutki, mikä näistä vaihtoehdoista on organisaatiollesi paras.
   • Aseta työntekijöiden koulutus etusijalle kaikissa asemien tai prosessien muutoksissa.
   • Jos suunnittelet mahdollisimman sujuvaa siirtymäkautta, ajoita kokouksia tai lisää työntekijöiden etuja.
   • Jos sidosryhmät eivät ole motivoituneita, tarjoa heille kannustimia.
   • Jos he tuntevat olevansa kiinnostuneita projektista, järjestä kokous kerätä palautetta ja tarkistaa suunnitelmaan tehdyt muutokset.

Tapa 2 Seuraa projektin muutoksia

1. 
   

   
   Määritä roolit. Luettelo roolit, jotka määritetään jokaiselle tälle projektille. Kuvaile vastuut ja taidot, joita kullakin roolilla vaaditaan. Ainakin valtuuta Chef de Mission toteuttamaan muutokset päivittäin ja edistäjä seuraamaan kaikkea edistymistä ja tekemään tärkeitä päätöksiä.
   • Suurten suurten yritysten suurissa projekteissa saatat joutua jakamaan roolit useiden erikoistuneiden ihmisten välillä.

2. 
   

   
   Perusta valvontatoimikunta. Tietotekniikkahankkeisiin sisältyy tyypillisesti muutosvalvontakomissio, joka koostuu kunkin sidosryhmän edustajista.Tämän komission tehtävänä on hyväksyä pyynnöt operaation johtajan sijaan ja välittää päätökset sidosryhmille. Tämä lähestymistapa soveltuu erittäin hyvin hankkeisiin, joissa on mukana useita sidosryhmiä, ja se voi edellyttää ydintavoitteiden säännöllistä uudelleenarviointia.

3. 
   

   
   Luo pyyntöjen käsittelyprosessi. Kun ryhmän jäsen havaitsee edistyksen, miten siirryt ideasta todellisuuteen? Kuvaile tätä prosessia ryhmän sopimalla tavalla. Tältä se voi näyttää.
   • Ryhmän jäsenten on täytettävä hakemuslomake ja lähetettävä se projektiviranomaiselle.
   • Pääkäyttäjän tulee kirjoittaa lomakkeen tiedot pyyntölokiin ja päivittää tämä loki, kun pyyntöjä harkitaan tai hylätään.
   • Johtaja pyytää ryhmän jäseniä laatimaan tarkemman suunnitelman ja arvioimaan tarvittavat ponnistelut.
   • Operaation johtaja lähettää suunnitelman järjestäjälle mahdollista hyväksymistä varten.
   • Muutokset on tehty. Sidosryhmille tiedotetaan usein edistymisestä.

4. 
   

   
   Luo hakulomake. Seuraavat tiedot on sisällytettävä lomakkeeseen ja syötettävä muutoslokiin.
   • Muutospyynnön päivämäärä.
   • Projektipäällikön määrittelemien pyyntöjen lukumäärä.
   • Otsikko ja kuvaus.
   • Lomakkeen täyttävän henkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
   • Jokaiselle pyynnölle annettu prioriteetti (korkea, keskitaso tai matala). Kiireellisiä muutoksia varten saatat tarvita erityisiä määräaikoja.
   • Tuotteen ja versionumero (IT-hankkeille)

5. 
   

   
   Lisää lisätietoja. Muutoslokin on myös pystyttävä seuraamaan tehtyjä päätöksiä ja seuraamaan tiiviisti niiden täytäntöönpanoa. Hakulomakkeiden tietojen lisäksi sinun on varattava tilaa seuraaville:
   • hakemusten hyväksyminen tai hylkääminen,
   • hakemuksen hyväksyvän tai hylkäävän henkilön allekirjoitus,
   • muutosten toteuttamisen aikataulu,
   • päivämäärät, jona muutokset päättyvät.

6. 
   

   
   Seuraa tärkeitä päätöksiä Muutoslokin lisäksi projekti voisi hyötyä tärkeiden päätösten kirjaamisesta. Tämä lausunto voi helpottaa sinua pitkällä tähtäimellä tai auttaa seuraamaan projekteja, joiden hallinnossa on tapahtunut joitain muutoksia. Tämä tiedosto voi toimia myös viestintäoppaana asiakkaille tai hallintoelimille. Jokaisesta ajoissa tehdystä muutoksesta hankkeen laajuus tai vaatimukset, hyväksyttävät prioriteettitasot tai strategia sisältävät seuraavat tiedot.
   • Hankkeen aloittaja.
   • Päivä, jona päätös tehtiin.
   • Yhteenveto päätöksen taustalla olevista syistä ja niiden saavuttamiseen käytetty lähestymistapa. Liitä mukaan kaikki asiaan liittyvät asiakirjat prosessiin.