Kuinka tehdä aikataulu

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Kirjoita tärkeimmät päivittäiset tehtävät
• Osa 2 Aikataulun laatiminen
• Osa 3 Aikataulun optimointi

Nykyään suurin osa ihmisistä johtaa hektiseen elämäntapaan. Siksi on tärkeää osata organisoida aikasi hyvin. Aika on ainoa voimavara, jota emme voi ostaa rahalla. Ja silti, monet meistä eivät kerralla optimoi sitä tai menetä sitä tarpeettomasti. Aikataulu antaa sinun hallita päiväsi tunnista seuraavaan. Lisäksi hyvä ohjelma auttaa sinua paljon saavuttamalla itsellesi asettamat suuret ja pienet tavoitteet.

vaiheet

Osa 1 Kirjoita tärkeimmät päivittäiset tehtävät

1. 
   

   
   Lista kaikki päivittäiset toiminnot. Ei ole väliä onko luettelosi aikajärjestyksessä vai ei. Tämä ensimmäinen luonnos on vain aivoriihi eikä luettelo toimista, jotka on tehtävä järjestyksessä.Kirjoita noin yksi tunti kirjoittaaksesi kaikki tehtävät, jotka sinun on tehtävä päivittäin (ja kaikki asiat, jotka sinun pitäisi tehdä, mutta et tee).
   • Jos sinulla on vaikeuksia muistaa mitä teet joka päivä, pidä pieni muistikirja mukanasi ja kirjoita kaikki päivittäiset toimintosi samalla kun teet niitä.

2. 
   

   
   
   
   Kirjoita muistiin tärkeät ja vähemmän tärkeät tehtävät. Kun aloitat aivoriihiä, älä pidä mitään toimintaa liian vähäisenä. Olipa tehtävä tärkeä vai ei, se on suoritettava. Varhaisessa aikataulussa on parempi sisällyttää kaikki toimintasi ja tehdä tarvittaessa muutoksia myöhemmin.
   • Jos sinun täytyy viedä koirasi aamulla ja illalla, kirjoita se muistiin.

3. 
   

   
   Kysy itseltäsi kysymyksiä toiminnastasi. Mitä tehtäviä sinun tulee tehdä varmistaaksesi, että pystyt ruokkimaan itseäsi? Mitä tehtäviä joudut suorittamaan töihin joka päivä? Kuinka järjestät jonkun noutamaan tyttäresi koulussa?
   • Tulet varmasti yllättämään, kun löydät kaikki pienet tehtävät, jotka sinun on suoritettava voidaksesi kantaa suurimman vastuun. Älä kuitenkaan pidä lannistaa: valo on tunnelin päässä. Aikataulu antaa sinun tunnistaa tehtävät ja kapeat, jotka eivät ole tai eivät ole kovin tuottavia. Voit sitten poistaa ne milloin tahansa.

4. 
   

   
   
   
   Analysoi luettelosi. Jos huomaat, että sinulla on vähän tai ei lainkaan vapaa-aikaa, tarkista tehtäväluettelo nähdäksesi, tarvitaanko kaikkia todella. Saatat huomata, että voit ottaa tietyt vastuusi tehokkaammin tai siirtää ne muille ihmisille.
   • Jos huomaat keittävän liikaa, voisitko kysyä naapuriltasi (tai naapuriltasi), olisiko hän valmis jakamaan joidenkin aterioiden valmistuksen? Voit sopia molemmista pitämistäsi ruuista ja keittää jokaisen kierroksen kerran tai kahdesti viikossa.

Osa 2 Aikataulun laatiminen

1. 
   

   
   Avaa uusi taulukko Microsoft Excel -sovelluksessa tai vastaavassa ohjelmistossa. Varaa ensimmäinen vasen sarake kertaa ja ylärivi viikonpäivinä.

2. 
   

   
   Yhdistä tehtävät vastaaviin aikatauluihin. Aloita toiminnoista, jotka sinun on tehtävä joka päivä samaan aikaan. Käytä jo tekemäsi analyysi laittaaksesi nämä tehtävät parhaaseen kapeuteen. Älä unohda varata yhtä tai useampaa tauota päivän aikana.

3. 
   

   
   Anna itsellesi enemmän aikaa harjoittaa toimintaasi. Yhden tunnin välein riittää yleensä yhden tunnin lähtö. Voit kuitenkin tarvita 90 minuuttia tai jopa kaksi tuntia tiettyjen tehtävien suorittamiseksi, koska voi kestää aikaa keskittyä siihen, mitä sinun täytyy tehdä. Muista varata 30 minuutin lähtö. Älä kuulu samaan ansaan kuin monet muut ihmiset: älä ole liian tiukka aikataulu.
   • Jos haluat luoda pidempiä lähtökohtia, voit yhdistää useita soluja.

4. 
   

   
   Ole joustava. Jokaisen tehtävän suorittamiseen tarvittava aika on joskus vaikeaa. Joustava aikataulu antaa sinun tarvittaessa pidentää tai lyhentää toimintasi kestoa. Ota epäkohdat huomioon lisäämällä muutama minuutti tehtävien suorittamiseen.
   • Ole varovainen: älä käytä rentoutumishetkesi kapeina "puskureina", toisin sanoen lähtö- ja saapumisaikoina, joita voit käyttää myös tehtävän loppuun saattamiseksi, jota ei ole saatu päätökseen odotetussa ajassa. Rentoutumisen hetket eivät ole ylellisyyttä. Anna heille sama merkitys kuin muulle toiminnalle.

5. 
   

   
   Tulosta laskentataulukko. Luultavasti on hyödyllistä tulostaa useita kopioita. Laita yksi jääkaapille, yksi huoneeseesi ja toinen kylpyhuoneeseesi. Korosta tai korosta tärkeitä toimintoja.

6. 
   

   
   Käytä värikoodia. Käytä erivärisiä merkkejä tunnistaaksesi jokaisen elämäsi alueen. Voit käyttää esimerkiksi keltaista työhön, punaista liikuntaan, sinistä kouluun ja niin edelleen. Nopea vilkaisu antaa sinulle hyvän käsityksen päivän ohjelmasta. Esimerkiksi, jos näet paljon sinistä, tiedät heti, että olet ylikuormitettu koulutoimintaan nykyään.

Osa 3 Aikataulun optimointi

1. 
   

   
   Analysoi energiasi, joka sinulla on aamulla. Suurin osa ihmisistä analysoi asiat paremmin ja luovuus on parempi aamulla. Heidän kykynsä kuitenkin yleensä heikkenee päivän edetessä. Jos tämä on sinun tapauksesi, ajoita toimet, jotka vaativat keskittymistä ja ajatteluasi aamulla. Voit esimerkiksi päättää kuvata aamulla.
   • On kuitenkin myös mahdollista, että teet suurimman osan luovasta työstäsi illalla. Päivän aikana ei ole huonoa aikaa tehdä asioita. Tavoitteesi on luoda tehokas aikataulu, joka sopii tarpeisiisi ja persoonallisuuteesi.

2. 
   

   
   Analysoi energiaa, joka sinulla on iltapäivällä. Jos olet kuin useimmat ihmiset, sinulla ei varmasti ole yhtä paljon energiaa iltapäivällä. Käytä tässä tapauksessa sitä toistuvien ja tylsempien tehtävien suorittamiseen. Puhumme täällä toiminnoista, jotka eivät vaadi syvää pohdintaa tai voimakasta keskittymistä. Käytä tätä ajanjaksoa esimerkiksi tapaamisten tekemiseen, muutaman aseman käymiseen tai lyhyisiin sähköposteihin vastaamiseen jne.

3. 
   

   
   Analysoi energiaa, joka sinulla on illalla. Monet ihmiset nauttivat illasta valmistautuakseen ja järjestämään seuraavan päivän aktiviteetteja. Voit valmistaa lounaskorisi seuraavana päivänä, valita ja ottaa pois vaatteesi, viettää aikaa siivoamalla talon tai päästä eroon tarvikkeista, joita et enää tarvitse.

4. 
   

   
   Luo hyvät tavat tavoitteidesi saavuttamiseksi. Päätä esimerkiksi viettää 30 minuuttia päivässä romaanin parissa työskentelemällä, säilytäksesi autotalli tai oppimalla puutarhanhoitoa. Tämän avulla voit työskennellä vähän joka päivä tavoitteidesi saavuttamiseksi ja kehittää hyviä tapoja saavuttaa ne. Olet jollain tavalla "automaattiohjauksessa". Määritelmän mukaan kaikista säännöllisesti tekemistäsi, hyvistä tai huonoista, tulee lopulta tapana.

5. 
   

   
   Testaa aikataulusi. Sopiiko sinulle? Oletko ohjelmoinut toiminnot loogisesti? Onko tarpeen tehdä joitain muutoksia? Muuta mikä on vialla, tarkistamalla asiat yksi kerrallaan. Älä siis odota viikonloppua tai kuukauden loppua. Vähitellen joka toinen tai kolme päivää harkitse tarvittavien säätöjen tekemistä, kunnes tunnet aikataulun olevan oikea sinulle. Joka kuukausi saatat joutua näkemään sen uudelleen ja tekemään pieniä tai suuria muutoksia. Itse asiassa ainoa asia, jonka voimme olla täysin varmoja elämässä, on, että asiat muuttuvat.