Kuinka järjestää esittely

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Valmista kuukausia etukäteen
• Osa 2 Järjestä kaksi viikkoa ennen
• Osa 3 24 tuntia ennen tapahtumaa
• Osa 4 Tapahtuman ajo

Luulet todennäköisesti, että tapahtuman järjestäminen on ylivoimainen tehtävä. Näin voi olla, jos sinulla ei ole käsitystä organisaatiosta tai suunnittelusta. Mutta voit olla varma, koska näemme yhdessä miten tehdä, valmistelusta, joka voi kestää kuukausia, tapahtumapäivään.

vaiheet

Osa 1 Valmista kuukausia etukäteen

1. 
   

   
   Määritä tapahtuman kohde. Avainlause tai kaksi voi auttaa sinua määrittelemään tapahtuman tarkoituksen selkeästi ja pitämään sen yhteydessä. Aiotko kouluttaa yhteisösi jäseniä? Yritätkö vakuuttaa avunantajat rahoittamaan joitain projekteistasi? Haluatko kunnioittaa joitain ihmisiä tai ihmisryhmää? Pyrkikää minimoimaan toimintasi laajuus. Riippumatta siitä, mitä aiot tehdä, kouluttaa, vakuuttaa tai kunnioittaa jne., Vastaa kysymykseen: miksi aiotko järjestää tämän tapahtuman?
   • Ota sitä tehtävänä. Kehys menestykseen Kun tiedät selvästi, mitä haluat tehdä, sinun on helpompaa toimia!

2. 
   

   
   
   
   Aseta tavoitteet. Mitä haluat saavuttaa tarkalleen ? Et tiedä kuinka monta osallistujaa tulee olemaan tai vaikka tapahtuma tapahtuisi, mitä haluat sen tulevan tästä tapahtumasta? 5 ihmistä, jotka kääntävät selkänsä organisaation uuteen komponenttiin? Kokoelma 1000 €? Mentaliteetin muutos? Innostunut yleisö?
   • Tunnista kolme ensimmäistä asiaa, jotka haluat suorittaa järjestämällä tapahtumaasi, ja keskity niiden toteuttamiseen. Sinulla voi olla taloudellinen tavoite, sosiaalinen tavoite ja henkilökohtainen tavoite. Se riippuu vain sinusta!

3. 
   

   
   Kerää vapaaehtoisia. Tarvitset hyvän joukkueen, jolla on erilaiset taidot. Vapaaehtoiset voivat auttaa sinua monilla tavoilla, kuten valmistella ohjelmia, kutsuja ja julisteita tai isännöidä osallistujia ja järjestää tapahtuman jälkeen. Toisin sanoen ne voivat auttaa sinua saamaan työn päätökseen. Ja jos sinulla on vapaaehtoisia, joihin voit luottaa!
   • Varmista, että johtajat ja tiimisi jäsenet kunnioittavat työaikataulujasi. Yhteistyö voi tehdä paljon asioita helpommaksi. Kun pyydät heitä antamaan käden, ole alusta alkaen selvää heidän odotuksistaan ​​ja osallistumisasteestaan.
   • Jos et voi palkata vapaaehtoisia, palkkaa joukkue! Kaikki riippuu järjestämäsi tapahtuman luonteesta. Tapahtuman isäntäsivuston johtajat voivat antaa tiimisi käytettäväksi, muuten voit käydä väliaikaisen työvoimatoimiston kautta.

4. 
   

   
   
   
   Valmistele budjetti. Sinun on sisällytettävä talousarvioon kaikki mahdolliset kulut, tulot, lahjoitukset ja odottamattomat kulut. Jos et budjetoi, lopulta sinulla on joukko laskuja käsissäsi, tyhjä lompakko eikä aavistustakaan viimeisimmästä ongelmasta. Ole realistinen alusta alkaen välttääksesi yllätyksiä tapahtumapäivänä.
   • Etsi tapoja alentaa kustannuksiasi. Voitko rekrytoida vapaaehtoisia, jotka työskentelevät ilmaiseksi? Voitko valita halvemman kotisivun, kuten ystäväsi talon? Muista, että yksinkertainen mutta onnistunut ottelu on vaikuttavampi kuin matkalla oleva tapahtuma, joka muuttuu fiaskoksi.

5. 
   

   
   Päätä missä ja milloin. Se on asia tärkein tehdä, kun kyse on tapahtumastasi.Mikä on paikka ja mikä on päivämäärä, joka saa jonkun sanomaan: "Kyllä, minä näen sen! Valitse aika, jolloin kaikki ovat ilmaisia, helposti saavutettavissa olevia paikkoja ja jotain ulottuvillasi!
   • Tarkista alueesi tapahtumakalenteri ja määritä yleisö. Jos kohdistat ihmisiin, jotka viettävät aikaa kotona, paras vaihtoehto on järjestää kokous naapurustossa päivän aikana, tarjoamalla ehkä lastenhoitoa. Mutta jos kohdistat opiskelijoihin, on parasta pitää kokouksesi yöllä kaupungin keskustassa. Jos mahdollista, mene minne yleisösi jo löytynyt.
   • Tietenkin joissain tapauksissa joudut varaamaan sivustosi. Ota yhteyttä paikasta vastaavaan henkilöön mahdollisimman pian. Älä unohda, että hän on todennäköisesti yhtä kiireinen kuin sinä!

6. 
   

   
   Ajattele logistiikkaa. Tarvitset logistiikan kaikkeen. Mitkä ovat pysäköintimahdollisuudet? Mitkä ovat vammaisten pääsyvälineet? Mitä voit tehdä tapaamispaikkaasi koon mukaan? Mitä laitteita tarvitset? Mitä lisäesineitä, kuten juomia, merkkejä, esitteitä tarvitset ja tarvitset lisäkustannuksia? Kuinka monta ihmistä tarvitset, jotta tapahtuma sujuisi?
   • Ajattele kaikkia näitä asioita ryhmäsi kanssa ja keskustele ongelman kaikista näkökohdista. Voitko ennakoida joitain odottamattomia tapahtumia ja välttää niitä? Onko erityisiä vieraita, joihin osallistuu? Onko sinun tehtävä poikkeuksia?

7. 
   

   
   Ajattele markkinointia ja mainontaa. Kun olet siinä, tee juliste. Sen on sisällettävä päivämäärä, paikka, aika, vieraan nimi, otsikko ja teema tai iskulause tapahtumasta. Koska olet vielä valmisteluvaiheessa, voit viettää aikaa ratkaista nämä yksityiskohdat. On kuitenkin mielenkiintoista tehdä väliaikainen tietue nopeasti, jotta saat kattavan kuvan organisaatiostasi!
   • Mieti myös muita tapoja levittää tietoa. Ing? Postitus? Facebook tai puoli tusinaa muuta tapahtumasivustoa (lisätietoja vähän kauempana)? Mitä tarvitset ennen tapahtuma houkuttelemaan osallistujia ja mitkä ovat sinun tarpeesi varten tapahtuma ylläpitää heidän kiinnostustaan?

8. 
   

   
   Järjestäytyä. On todennäköistä, että toistaiseksi kaikki on hämmentävää päässäsi ja et tiedä miten aloittaa. Hengitä syvään ja avaa Excel. Laadi väliaikainen kalenteri tapahtumastasi. Luo muutama laskentataulukko ideoidesi järjestämistä varten. Tämä saattaa tuntua tarpeettomalta, mutta onnittelet kahden kuukauden kuluessa työstäsi.
   • Laadi kullekin toiminnalle aikataulu määräajoin. Kirjoita yhteistyökumppaneidesi nimet ja määritä heidän tehtävänsä ja suoritusajat. Joten voit järjestää ja vastata kaikkiin mahdollisiin kysymyksiin.

Osa 2 Järjestä kaksi viikkoa ennen

1. 
   

   
   Varmista, että kaikki on kunnossa. Aseta tapahtuman päivämäärä ja sijainti, valitse kunniavieras, henkilökunta, tapahtuman teema ja iskulause. Mitkä ovat asiat, jotka todennäköisesti aiheuttavat ongelmia? Mitä kysymyksiä voi syntyä viime hetkellä? Tässä vaiheessa sinun on viimeistellä kaikki tietosi.

2. 
   

   
   Tule yhdessä joukkueesi kanssa. Hanki ryhmäsi jäsenten ja johtajien hyväksymä budjetti, aikataulu jne. On tullut aika tutkia ja ratkaista kaikki kysymykset. Onko työntekijäsi ymmärtänyt, mitä heidän on tehtävä? Tuntevatko he mukavan koko menettelyn aikana?
   • Kerää jälleen kerran yhteistyökumppaneidesi ja vapaaehtoisten kanssa keskustelemaan mahdollisista kysymyksistä. Se on myös täydellinen aika kehittää toimintasuunnitelma.
   • Varmista, että joukkueellasi ei ole sisäisiä ongelmia. Pidä yhteyttä kunkin ryhmän johtajiin ja jäseniin sekä vapaaehtoisiin.

3. 
   

   
   Siirrä vastuut joillekin yhteistyökumppaneillesi ja anna heille kokeneempi koordinoimaan kaikkia toimintoja. Jos kyse on jättimäisestä tapahtumasta, lataa useita ihmisiä koordinoimaan useita toimintoja yhden vastuuhenkilön valvonnassa. Muista, että ryhmän jäsenten on luotettava ryhmänjohtajaan.
   • Harkitse tapahtumapäivänä yhden tai kahden henkilön nimeämistä tapaamaan ja tervehtimään osallistujia heidän saapuessaan tapahtumapaikalle. Periaatteessa vastaanottokomitea on vastuussa kaikkien kannustamisesta ja siitä, että osallistujat saavat olonsa hyvissä käsissä.

4. 
   

   
   Varmista, että tapahtumaan liittyvät verkkosivustot ovat ajan tasalla. Olet todennäköisesti Facebookissa, mutta on olemassa useita muita sivustoja, joiden avulla voit mainostaa tapahtumiasi paremmin. Eventbrite, Evite ja Meetup ovat 3 tärkeintä sivustoa, joista sinun on ajateltava. Jos et tiedä niitä vielä, siirry Internetiin heti!
   • Ja tietysti, älä unohda omaa verkkosivustoasi, blogiasi tai Facebook-sivusi, jos sinulla on. Voit lähettää muistutuksia, lähettää kuvia ja hallita vastauspyyntöjäsi (RSVP). Mitä aktiivisempi olet, sitä paremmin kaikki huomaa.

5. 
   

   
   Pyydä edustajia rahoittamaan ja sponsoroimaan tiettyjä toimintoja. Seuraavien päivien aikana joudut kohtaamaan useita kuluja, etkä maksa kaikkia taskustasi! Kerää ainakin vähän rahaa aloituskustannusten kattamiseen, kuten huoneen ja välineiden vuokraamiseen ja kenties ateriapalveluihin. Saatat joutua maksamaan tietyistä asioista tai palveluista.
   • Varmista, että sinulla on riittävät hallinnolliset menettelyt tarvitsemiesi palvelujen vastaanottamista, vahvistamista ja laskutusta varten. Sinun on pidettävä kirjaa kaikesta tekemästäsi, jotta voit viitata siihen myöhemmin, joten järjestä itsesi paremmin aikaisin, varsinkin jos kauppakumppanisi tekevät jotain väärin.

6. 
   

   
   Mainosta tapahtumaa. Valmistele esitteitä, aja ilmoituksia, tiedota tiedotusvälineille, soita suoraa postia, soita puheluita, lähetä ryhmiä ryhmiin ja käy mahdollisille osallistujille tai sponsoreille. Mitä muuta tehdä ihmisten rohkaisemiseksi tulemaan? Levitä täydellistä tietoa, joka jättää vähän tilaa kysymyksille. Mutta loppujen lopuksi etsit myös herättää yleisön uteliaisuutta!
   • Määritä kohderyhmäsi. Jos yrität tavoittaa vanhuksia, et tuhlaa aikaa lähettämällä heille snapchats. Siirry osallistujien suosimiin paikkoihin ja käytä heille tuttuja työkaluja. Pyrkää olemaan hyvin tavoitettavissa ja käyttäytymään normaalisti.

7. 
   

   
   Kerää kaikki tarvitsemasi tapahtuma. Esimerkiksi mitalit, pelit, pienet matkamuistot, palkinnot tai sertifikaatit. On paljon asioita ja vempaimia, jotka voivat jäädä huomaamatta kokemattomalle silmälle, mutta tiedät jokaisen nurkan ja kallon sekä kaiken, mitä siellä voi tapahtua. Ja älä unohda pöytiä, tuoleja, äänijärjestelmää, julisteita, pöytäliinoja ja kaikkia näitä tärkeitä asioita!
   • Pelkästään tämä kysymys ansaitsee koko työistunnon työntekijöidesi kanssa. Älä lakkaa ajattelemasta sitä, ennen kuin huomaat 5 asiaa, kuten kynät, ensiapulaukku, paristot, jäätelö ja jatkeet. Sinun on varmistettava hinnalla millä hyvänsä, että sinulla on kaikki suojattu.

8. 
   

   
   Järjestä itsesi kaikki. Suorita valokuvien ja videoiden ottaminen. Järjestä vieraiden liikkeet. Tee järjestelyt myös ruokaa ja siivousryhmää varten. Listaa voidaan pidentää päivästä toiseen, mutta se on normaalia, koska järjestät tapahtuman!
   • Pidä huolta ruoasta ja virvokkeista. On myös aika suunnitella erityistiloja, kuten vammaisille tarkoitettuja jne. Tarkista myös, ovatko jotkut osallistujat kasvissyöjiä vai ovatko he erityisiä ruokavaliotarpeita.
   • Varmista tuolit, pöydät, sarjat, mikrofonit, kaiuttimet, tietokoneet, nestekideprojektorit (LCD), podiumit, kaikki tarvikkeet, jotka tarvitaan tapahtumapaikan oikeanlaisessa asennuksessa.

9. 
   

   
   Valmista yhteyshenkilöiden luettelo. Tarvitset puhelinnumeroita, osoitteita ja kaikkia työntekijöitäsi. Valmistele samalla tavalla luettelo VIP-käyttäjistä ja toimittajistasi. Nämä luettelot ovat hyödyllisiä, jos joku on sabsentti tai myöhässä.
   • Oletetaan, että ateriatoimistosi ovat myöhässä? Tiedätkö miten se tehdään? Otat kaunis listasi ja soitat heille. Luulivatko he todella, että olet menossa etsiä nämä 100 kg vedettyä sianlihaa? No, sillä ei ole väliä. Anat luettelon Françoisille ja pyydät häntä menemään kuorma-autollaan ilmoitettuun osoitteeseen. Ja siinä kaikki! Nyt tiedät mitä sinun on tehtävä, joko lopeta niiden käyttäminen tai ole tarkempi ilmoittamalla tietosi!

10. 
    

    
    Mene tapahtuman paikkaan työntekijöidesi kanssa. Tutustu kiertueelle ja tarkista tarkkaan pysäköintialueet, wc: t, viherhuoneet, sisäänkäynnit ja uloskäynnit. Etsi lähellä olevia paikkoja, joissa voit tehdä valokopioita tai soittaa puheluita ja tehdä ostoksia hätätilanteissa. Yhdellä sanalla yritä tuntea maasto taskuna.
    • Keskustele myös yhteyshenkilösi kanssa. Hänen on tunnettava paikka paremmin kuin kukaan muu. Onko jokin erityinen ongelma, joka sinun on tiedettävä? Onko aikarajoituksia? Pitäisikö sinun pitää ovet suljettuna tiettyinä aikoina? Tuleeko jumala kieltää rutiinit tulipalot mielenosoituksen aikana?

Osa 3 24 tuntia ennen tapahtumaa

1. 
   

   
   Ole rauhallinen. Olet melkein saapunut lauseiden loppuun. On erittäin tärkeää pitää ideasi selkeinä ja pysyä tiellä. Olet viettänyt kuukausia valmistautuessasi! Kaikki tulee olemaan hyvin. Jos pysyt rauhallisena, joukkueesi käyttäytyy kuin sinä ja tapahtuma tapahtuu hyvissä olosuhteissa. Lisäksi kaikki valmistuu hyvin nopeasti!
   • Vakavasti, olet jo melkein saanut lauseesi loppuun. Olet suunnitellut kaiken, olet ajatellut kaikkia mahdollisia ongelmia. Jos jotain tapahtuu, voit ratkaista vaikeudet. Ja muista, kukaan ei syytä sinua. Meluisa vieras, keskinkertainen ruoka, älä huolestu liikaa, koska osallistujat tietävät et voi hallita kaikkea. Joten, rentoudu, kaikki on hyvin.

2. 
   

   
   Suorita viimeiset tarkastukset ryhmäsi kanssa. Varmista, että olet kertonut kaikille tapahtuman ajan ja miten sinne pääsee. Et halua tapahtumapäivää. Kaikki työntekijäsi kysyvät sinulta samanaikaisesti, missä tämä pyhä palveluovi on.
   • Vaikka et saisi kysymyksiä, tee parhaasi arvioidaksesi työntekijöidesi käyttäytymistä. Ovatko he tyytyväisiä tehtäviensä kuvaukseen? Haisevatko he keskenään? Jos ei, keskustele heidän kanssaan ja yritä selvittää vaikeudet yhdessä. Ehkä joku olisi mukavampaa tehdä jotain muuta tai työskennellä jonkun muun kanssa.

3. 
   

   
   Tarkista kaikki saamasi kutsut ja vastaukset. Tee luettelo vieraista ja veloita joku laskemaan läsnä olevat. Useimmissa tapauksissa läsnä olevien ihmisten lukumäärä on eri ihmisistä, jotka vastasivat. Olet saanut 50 myöntävää vastausta ja lopulta 5 tai 500 ihmistä läsnä. Joten vaikka tiedätkin saamiesi vastausten määrän, ole varautunut äärimmäisiin tilanteisiin!
   • Kun olet siellä, muistuta tapahtumaa arvostetuille vieraillesi. Yllätät ihmisten lukumäärän, jotka sanovat: "Voi kyllä, se on totta! Se on huomenna, eikö olekin? Voit välttää ylennykset soittamalla yksinkertaisen puhelun tai lähettämällä tekstiviestin.

4. 
   

   
   Mene tapahtumapaikalle ja varmista, että kaikki on valmis. Onko huone puhdas ja käytettävissä? Onko elektroniset laitteet asennettu? Onko hyvän toiminnan testit suoritettu? Voitko asentaa laitteita etukäteen tarvittaessa? Onko henkilöstö valmis?
   • Tarkista, onko tapahtuman valvontaan läsnä olevien ihmisten määrä riittävä. Tietysti on aina parempi, että sinulla on enemmän ihmisiä. Tarvitset jonkun, joka voi suorittaa kiireellisen kilpailun, isännöidä kunniavieraan tai ratkaista odottamattoman tapahtuman; tai saada kahvia yksinkertaisesti.

5. 
   

   
   Valmista osallistujien sarjat. Jokainen pakkaus voi sisältää pullon vettä, kevyen välipalan, muistikirjan, kynän, kirjasen ja tarvittavat tiedot. Voit myös sisällyttää pieniä muistoja. Juuri yksityiskohdat saavat osallistujat ajattelemaan, että tapahtuma oli hyvin suunniteltu ja hyvin järjestetty. Ja he todella luulevat pitäväsi huolta molemmista!
   • Tämä voidaan varata vieraille tai henkilöstöllesi tai molemmille! Kuka ei pidä granolapalkin ja kynän vastaanottamisesta?

6. 
   

   
   Tee skripti. Se on luettelo, joka sisältää kaikki tarvittavat tiedot, jotka on luokiteltu aikataulun ja huoneen mukaan. Valmistele ajoitettu ohjelma tärkeille toiminnoille. Lomakkeen rakenne riippuu sinusta. Älä yritä ladata sitä helposti lukemista varten.
   • Jos olet todella nirso ja erittäin ahkera, voit vahvistaa useat skriptejä. Kaiuttimet voivat pyytää sinulta luetteloa muista puhujista heidän sijaintinsa ja aikataulunsa mukaan. Tiimisi haluaa luettelon laitteista, aikatauluista ja siivousoperaatioista. Jos sinulla on aikaa valmistella niitä, nämä luettelot voivat olla hyödyllisiä.

7. 
   

   
   Laadi tarkistuslista tapahtumista, joita haluat toteuttaa tapahtuman aikana. Olisi katastrofi, jos olette siellä, kaikki on siellä, kaikki ovat siellä ja yhtäkkiä huomaat, että olet unohtanut kotona 1200 pikarit kahvitauolle. Sinä olisi pilannut kaiken. Joten tee tarkistuslista ja ota mukanasi kaikki tarvitsemasi!
   • Jos asioilla on taipumus kertyä, määritä tietty tehtävä jokaiselle ryhmäsi jäsenelle. Joten tapahtumapäivänä et tuhlaa aikaa juoksemalla oikealle ja vasemmalle, välttävä kriisi. Kaksi muuta kättä helpottaa taakkaa ... sanonnan mukaan.

Osa 4 Tapahtuman ajo

1. 
   

   
   Ole aikainen tapahtumasivustolla henkilökunnan ja vapaaehtoisten kanssa. Tarkista, että kaikki ovat läsnä, ja varmista, että elektroniset laitteet toimivat oikein. Onko viime hetken kysymyksiä? Jos sinulla on aikaa jäljellä, jaa juoma, kerro heille muutama rohkaisusana ja anna heille tauko! Olet ansainnut sen. Olet valmis.
   • Varmista, että järjestäjät käyttävät erillistä tunnusmerkkiä tai muuta tunnusmerkkiä, jotta osallistujat löytävät ne helposti tarvittaessa. Toisinaan kynsien käyttäminen ei riitä.

2. 
   

   
   Asenna kaikki. Sisältä ja ulos. Onko sinun ripustettava ilmapalloja postilaatikkoon tai mainostaulu kulmaan? Ja mitä mieltä olet ovista ja pääsisäänkäynnistä? Jos osallistujien on navigoitava monimutkaista polkua, aseta niin monta merkkiä kuin pystyt ohjaamaan heitä paremmin.
   • Älä unohda tervetuliaisbannereita ja informatiivisia bannereita, jotka ovat erittäin hyödyllisiä. Muista tehdä osallistujille helpompi löytää tapahtuman sijainti. On itsestään selvää!
   • Asenna vastaanotto ja rekisteröinti. Saapuessaan paikalle osallistujien tulee huomioida, mitä he tarvitsevat opastaakseen itseään. Muuten ne voivat pyöriä ympyröinä ja tuntea olonsa epämukavaksi.Muistatko vastaanottokomitean, josta puhut aiemmin? Sijoita joku sisäänkäynnille tervehtimään osallistujia ja vastaamaan heidän kysymyksiinsä.
   • Lähetä musiikkia! Se voi poistaa kaikki hämmennykset, jotka muuten olisivat lisänneet mielialaa.

3. 
   

   
   Varmista, että tärkeät ihmiset ovat tietoisia tapahtumista. Jos puhuja on myöhässä, säädä aikataulusi ja ilmoita asiasta kiinnostuneille. Jos ateria kestää odotettua pidempään, sinun on ilmoitettava heille ohjelman muutoksesta. On harvinaista, että asiat menevät aikataulun mukaisesti, joten muista ilmoittaa ihmisille muutosten tapahtuessa.

4. 
   

   
   Ota valokuvia! Haluat todennäköisesti pitää muistoja tapahtumastasi. Ja nähdä jonkun kävelemässä kameran kanssa voi innostaa osallistujia. Älä unohda sponsorin banneria, omaasi, sisäänkäyntiä, vastaanottoa jne. Ehkä voit käyttää niitä ensi vuonna!
   • Pyydä mahdollista ystäväsi ystävääsi tai ammattikuvaajaa huolehtimaan kaikista näistä yksityiskohdista. Siellä sinulla on tarpeeksi tekemistä! Mutta sinun on pidettävä huolta vieraistasi, joten pyydä joku huolehtimaan valokuvista jne.

5. 
   

   
   Tarjoa matkamuisto. Osallistujat ovat ehkä oppineet jotain käymällä tapahtumassa, ja haluat, että heidän jätetään ajattelemaan jotain tai esittämään kysymyksiä tai ajattelemaan toimenpiteiden toteuttamista. Joten jaa lentolehtinen tai jotain mitä he voivat ottaa mukaan antaakseen heille ideoita toimittava tapahtuman jälkeen.
   • Muista luoda palautefoorumi. Anna osallistujille mahdollisuus seurata, sanoa mitä he ajattelevat, ehdottaa parannuksia ja jakaa toiveensa seuraavaan tapahtumaan. Ja tietysti, kuinka ne voivat yksinkertaistua!

6. 
   

   
   Puhdista vastaanottoalue! Nosta sähkömittaria, ota bannerit, poista pöydät jne. Aseta paikat takaisin alkuperäiseen tilanteeseensa, kuten ne olivat ennen tapahtumaa. Tämä on erityisen tärkeää, jos vuokraat huoneen ja haluat palata takaisin. Omistajat voivat periä sinulta maksun, jonka olet voinut välttää muuten. Jaa tehtävät niin, että toiminta on mahdollisimman helppoa.
   • Tarkista, ettei mitään arvokasta ole unohdettu paikan päällä, ja jos on, perusta hävitetyn omaisuuden palvelu
   • Ota paikasta vastaavan henkilön huomio tapahtuman aikana mahdollisesti saapuviin vahinkoihin. On parempi olla rehellinen ja suora.
   • Pidä huolta roskista ja toimi varojesi mukaan. Siivouspalvelu hoitaa tämän asian.

7. 
   

   
   Pidä huolta kaikista tapahtumista, jotka johtuvat tapahtuman pitämisestä. Itse asiassa se riippuu kyseisen tapahtuman luonteesta. Voi olla, että sinulla ei ole paljon tekemistä, mutta voit myös päättää pitkän luettelon kiitettävistä ihmisistä ja reseptin hallintaa varten. Tässä on joitain aloitusideoita.
   • Kiitos kaikille ryhmäsi jäsenille, vapaaehtoisille ja sponsoreille. Et olisi voinut tehdä tapahtumaasi ilman heitä!
   • Päivitä ja viimeistele tilisi. Tämä tehtävä on suoritettava niin nopeasti kuin mahdollista. On parempi, että sinulla on vähimmäisvaatimuksia säätämistä varten.
   • Järjestä kiitos vastaanotto kaikille niille, jotka ovat auttaneet sinua, henkilöstösi on tunnettava olleen arvostettu ja avunantajasi kokevat osallistuneensa hyvään tarkoitukseen.
   • Anna asianomaisille ihmisille matkamuistoja tai esitteitä.
   • Levitä sponsoreille ja asianomaisille ihmisille heidän osuutensa reseptistä.
   • Lähetä kuvia tapahtumasta verkkosivustollesi.

8. 
   

   
   Järjestä arviointikokous tapahtuman jälkeen parantaaksesi organisaatiota tulevaisuudessa. Nyt kun olet suorittanut kaiken, ovatko asiat, jotka olet voinut tehdä toisin? Mitkä asiat toimivat hyvin ja mitkä eivät toimineet? Haluatko järjestää tällaisen tapahtuman uudelleen? Mitä opit?
   • Jos saat palautetta, harkitse tätä. Jos vieraasi eivät halua, pyydä henkilöstöäsi tekemään se! Mitä he ajattelevat tapahtumasta? Ainakin, arvostelivatko he itseään? Tietysti, koska heillä oli granolapalkki ja kynä, eikö niin?