Kuinka vastata sähköpostiin, joka vaatii osallistumisvahvistuksen

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Päätä miten ja milloin vastata
• Osa 2 Vastauksen valmistelu
• Osa 3 Automaattisten sähköpostiviestien hallinta ja ongelmien ratkaiseminen

Sähköpostin suosion kasvaessa perinteisten postipalvelujen vaihtoehtona sähköpostiviestien sosiaaliset tapahtumakutsut ovat uskomattoman suosittuja lomakokouksiin, syntymäpäiviin, häihin ja muihin. Nykyään tapahtuman järjestäjät ovat aiempaa paljon tyytyväisempiä sähköpostiviesteihin, joissa pyydetään osallistumisvahvistuksia (tunnetaan muuten nimellä RSVP, mikä tarkoittaa "ota yhteyttä"). Koska vastauksia vaativat sähköpostiviestit ovat niin uusia, monet ihmiset eivät tiedä miten vastata asianmukaisesti. Toivottavasti pystyt vastaamaan paremmin, jos tiedät ajan ja miten se tehdään, valmistelee vastauksesi ja tarkistaa kutsun vastaanottamisen.

vaiheet

Osa 1 Päätä miten ja milloin vastata

1. 
   
   

   
   Katso, mennätkö todella tapahtumaan. Ensimmäinen päätös tai askel on selvittää, mennätkö todella tapahtumaan. Sinun tulisi miettiä mahdollisuutta osallistua tapahtumaan heti, kun olet saanut RSVP-sähköpostikutsun.
   • Muista missä tapahtuma tapahtuu ja jos joudut matkustamaan. Jos joku kutsuu sinut esimerkiksi häät kaupungin ulkopuolelle, saatat joutua ostamaan lentolipun sinne pääsemiseksi, mikä voi olla kallista.
   • Tee ohjelma varmistaaksesi, että sinulla ei ole muita tapahtumia samana päivänä ja samaan aikaan.
   • Keskustele puolisosi ja muiden perheenjäsenten kanssa varmistaaksesi, että he ovat käytettävissä. Jotkut saattavat hylätä ja toiset hyväksyä.

2. 
   
   

   
   
   
   Tunnista kutsutyyppi. Erilaiset olosuhteet vaativat erilaisia ​​vivahteita ja muodollisuustasoja.Siksi sinun tulisi miettiä tapahtuman tyyppiä ennen kuin vastaat kutsuun. Tämän avulla voit olla varma, että et tee sosiaalista virhettä.
   • Katso, onko kyse epävirallisesta sosiaalisesta tapahtumasta, kuten kutsu grillaukseen, jonka naapuri tekee ilman syytä ja lähettää sinulle epävirallisen sähköpostikutsun. Sinulla on mahdollisuus vastata epävirallisesti tämäntyyppisiin kutsuihin ja voi olla vähemmän aikaa lähettää vastaus.
   • Jos kyseessä on muodollinen sosiaalinen tapahtuma, kuten kutsut häihin, syntymäpäiväjuhliin, ehtoollisiin tai vahvistuksiin, he vaativat vastauksen muodollisella äänellä, aivan kuten kutsun vastaanotto tapahtui.

3. 
   
   

   
   Vastaa oikeaan aikaan. Kun olet tehnyt päätöksen ja pohtinut kutsua, sinun on vastattava ajoissa. Lopuksi, tämä on yksi tärkeimmistä näkökohdista vastatessaan RSVP-sähköpostiin, koska sinun tulee antaa henkilölle tarvittava vahvistus osallistumisesta tai olla osallistumatta tapahtumaan.
   • Lue kutsu nähdäksesi, onko a Päivämäärä vaaditaan vastaamiseen RSVP-sähköpostiin. Tämä päivämäärä ei ole ehdotus. Varmista, että vastaat ilmoitetussa määräajassa.
   • Vastaa niin pian kuin mahdollista. Vaikka henkilö, joka kutsui sinut, voi antaa yhden tai kaksi kuukautta vastaukseen, se ei tarkoita, että sinun pitäisi ottaa tämä koko ajanjakso. Päinvastoin, sinun pitäisi vastata heti, kun olet tehnyt konkreettisen päätöksen siitä, oletko menossa sinne vai ei.

Osa 2 Vastauksen valmistelu

1. 
   
   

   
   
   
   Täytä aihekenttä. Kun olet päättänyt, milloin ja miten vastaat, sinun tulee laatia karkea luonnos vastauksestasi. Aloita kirjoittaminen objektikenttään tätä varten. Tämän tulisi sisältää kutsun hyväksyminen tai hylkääminen ja sen tulee heijastaa tapahtuman sävyä.
   • Muodollisiin tapahtumiin tulisi käyttää muodollista ääntä. Kirjoita esimerkiksi Anne ja Roger eivät pääse osallistumaan juhliin 11. toukokuuta.
   • Epävirallisissa olosuhteissa, kuten grilli naapurilla, voit kirjoittaa Ei voida osallistua grillaukseen 11. päivä.

2. 
   
   

   
   Kirjoita kirje. On tärkeää vastata asianmukaisesti, koska se heijastaa vastauksen sävyä. Lisäksi, jos käytät asianmukaista tervehdystä, annat kutsuneelle henkilölle kuvan siitä, kuinka näet sen.
   • Valitse tervehdys, joka voi sisältää Hyvä ystäväni, À tai rakas.
   • Epävirallinen tapahtuma vaatii yksinkertaisen vastauksen henkilölle, joka lähetti sinulle sähköpostia. Voit esimerkiksi kirjoittaa Rakkaat Martine ja Jean.

3. 
   
   

   
   Kirjoita. Sähköpostisi runko on ehkä tärkein osa RSVP-sähköpostia. Tämä heijastaa kutsun sävyä ja vastaa suoraan siihen. Joitakin esimerkkejä kutsun hyväksymisestä tai hylkäämisestä sisältyy näihin.
   • Epävirallinen tapahtuma takaa tällaisen epävirallisen vastauksen Thomas, arvostamme todella grillikutsua, mutta olemme poissa kaupungista sinä päivänä.
   • Muodollinen tapahtuma ansaitsee samanlaisen sävyn. Voit esimerkiksi kirjoittaa Dupont-perhe hyväksyy kutsusi José ja Belinda -häälle 5. marraskuuta 2019. Toinen esimerkki on seuraava Jean ja Sara Appleby hyväksyvät mielellään kutsusi Marta Rodriguezin 15. syntymäpäivää varten.
   • Kutsun muodollinen epääminen voi olla seuraava Parker-perhe ei voi osallistua José ja Belinda -hääihin 5. marraskuuta 2019.

4. 
   
   

   
   Kirjoita ja kirjoita nimesi. Kirjoittamisen jälkeen sinun tulee allekirjoittaa RSVP-sähköposti. Tämä on enemmän kuin pelkkä muodollisuus, koska allekirjoitus osoittaa, millainen suhde sinulla on kutsuvan henkilön kanssa. Se on myös merkki siitä, kuinka tunnet sitä henkilöä.
   • Valitse muodollinen tervehdys. Voit esimerkiksi kirjoittaa sydämellisesti, Toivon toiveeni, Hyvä on, arvoisa herra, hyvä ystävällinen terveisintai Arvoisa puhemies, ole hyvä ja hyväksy tunnustetun tunteeni.
   • Valitse epävirallinen kaava kuten Hyvin vilpittömästi, Terveisin, Käytä hyvin tai vilpittömästi.
   • Valitse sopiva loppu, jos hyväksyt tai hylkäät kutsun. Kirjoita esimerkiksi Pahoillani tai kiitos.
   • Allekirjoita nimesi lopullisen kaavan jälkeen. Jos haluat epävirallisempia tapahtumia, älä epäröi allekirjoittaa etunimesi ja muiden kutsuttujen henkilöiden nimellä. Muodollisempia tilaisuuksia varten allekirjoittamalla kaikkien vieraiden etunimi ja sukunimi viimeisen henkilön jälkeen. Joissakin tapauksissa, kuten sellaisissa tapauksissa, joissa sinulla on läheinen tuntevuus kutsuvan henkilön kanssa, sinulla on mahdollisuus kirjoittaa Sanchez-perhe.

Osa 3 Automaattisten sähköpostiviestien hallinta ja ongelmien ratkaiseminen

1. 
   
   

   
   Napsauta hylätä tai hyväksyä. Tee tämä, jos sähköpostissa on automaattinen painike. Useimmat viralliset tapahtumien järjestäjät luottavat yhä enemmän automaattisiin RSVP-palveluihin sähköpostien lähettämiseen. Jos joku käyttää vastaavaa palvelua lähettää sinulle RSVP-sähköpostiviestejä, niiden todennäköisesti tuottaa kolmas osapuoli. Lisäksi sähköposti sisältää todennäköisesti vaihtoehtoja painikkeilla, joiden avulla voit napsauttaa hyväksyä tai jätteiden kutsun.
   • Sinun ei tarvitse vastata henkilölle sähköpostitse, jos saat jonkin näistä.
   • Kun olet hyväksynyt tai hylännyt kutsun, vastaus lähetetään kolmannelle osapuolelle, joka hallinnoi postia ja välittää sen tapahtuman järjestäjälle.
   • Automatisoituja RSVP-sähköpostipalveluita käytetään usein puolimuodollisissa olosuhteissa, kuten syntymäpäiväjuhliin, kansallisiin kokouksiin ja muihin vastaaviin tapahtumiin.

2. 
   
   

   
   Napsauta vahvistusvaihtoehtoa. Jos olet huolissasi vastauksesi saamisesta, voit harkita napsauttamalla painiketta Vastaanottoilmoitus sähköpostisivulla. Napsauttamalla sitä, sähköpostipalvelusi tuottaa lähetysvahvistuksen, kun vastaamasi henkilö vastaanottaa tai avaa sähköpostisi. Tällä tavalla tiedät, että hän on vastaanottanut sinun.
   • Lähetyksen vahvistus löytyy eri paikoista käyttämästäsi palvelusta riippuen.
   • Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä kaikissa palveluissa.

3. 
   
   

   
   Lähetä jatko-sähköposti, jos muutat ohjelmia. Harvinaisissa tilanteissa saatat joutua muuttamaan vastaustasi. Jos olet hyväksynyt kutsun ja huomannut, että et voi osallistua tai jos olet hylännyt ja yhtäkkiä sinulla on mahdollisuus mennä, ota yhteyttä henkilölle, joka kutsui sinut ilmoita tästä.
   • Jos olet napsauttanut vahingossa Automaattinen hyväksyntä -painiketta RSVP-sähköpostissa, sinun tulee lähettää yksi suoraan henkilölle virheen korjaamiseksi.
   • Jos sinun on hylättävä alun perin hyväksymäsi kutsu, ilmoita siitä vastaanottajalle. Voit esimerkiksi lähettää hänelle sähköpostia asettamalla esineeksi Vastauksen muutos ja kirjoittamalla jotain Ennakoimattomien tapahtumien takia Sara ja minä emme enää pääse osallistumaan 20-vuotisjuhlaasi 14. päivänä. Pahoittelemme muutosta ja odotamme tapaamista pian.
   • Kerro henkilölle, jos joudut hyväksymään kutsun, jonka olet jo hylännyt. Lähetä esimerkiksi sähköposti ja laita esineeksi Vastaukseni muutos ja kirjoittaa Haluaisin osallistua tapahtumaan, jos sinulla on vielä mahdollisuus vastaanottaa lisää vieraita.
   • Muutokset RSVP-kutsuihin olisi tehtävä mahdollisimman pian. Kutsu epävirallisiin tapahtumiin voidaan muuttaa usean päivän kuluttua. Tästä huolimatta muodollisten tapahtumien (kuten häät) järjestäminen on tehtävä vähintään kuukautta etukäteen.