Kuinka kirjoittaa todistuskirje

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Noudata sopivaa muotoa
• Osa 2 Kirjoita kirje
• Osa 3 Viimeistele kirje

Ammattilisenssin tai kokeeseen pääsyhakemuksen saaminen vaatii suurimman osan ajasta todistuskirjeen kirjoittamista todistamaan, että täytät vaadittavat ehdot. Saatat joutua kirjoittamaan tällaisen kirjeen entiselle kollegalle tai työntekijälle, joka hakee uutta työpaikkaa. Tämä kirjeenvaihto todistaa, että olet henkilökohtaisesti nähnyt jotain tai olet varma tosiasiasta. Pääsääntöisesti se voidaan kirjoittaa virallisen liikekirjeenä.

vaiheet

Osa 1 Noudata sopivaa muotoa

1. 
   

   
   Käytä kirjelomakkeita, jos mahdollista. Jos kirjoitat pääasiassa kirjeen ammatillisesti, on parempi käyttää yrityksesi kirjelomaketta. Jälkimmäisen käyttöä henkilökohtaisen kirjeen kirjoittamiseen ei kuitenkaan suositella.
   • Voit esimerkiksi käyttää yrityksesi kirjelomaketta kirjoittamalla entisen työntekijän todistuskirjan todistamaan hänen tietotaidonsa ja asiantuntemuksensa.
   • Älä myöskään käytä yrityksen kirjelomaketta omassa kirjeessäsi, jos keskusteltavalla aiheella ei ole mitään yhteistä yrityksellesi tekemäsi työn kanssa.

2. 
   

   
   
   
   Valitse luettava kirjasin. Todistuskirjeelle on suotavaa valita muodollisempi ja klassisempi kirjasintyyppi, kuten Times New Roman. Lisäksi jälkimmäinen on saatavana kaikissa e-prosessointiohjelmissa.
   • Voit käyttää myös Arial- tai Helvetica-fontteja.

3. 
   

   
   Päivämäärä kirjeellesi. Ohjelman ensimmäinen rivi olisi varattava kirjoittamisellesi päivämäärälle. Jos et usko, että voit lähettää sen postitse päiväksi tai kahdeksi, kokeile tässä tapauksessa päivittää se. Kirjoita kuukausi kirjaimilla lukujen sijasta.
   • Jos käytät ammattimaista postimallia e-prosessointiohjelmistossasi, saatat joutua lisäämään päivän oletuspäivän.

4. 
   

   
   
   
   Kirjoita vastaanottajan osoite. Kirjoita vastaanottajan koko nimi ja otsikko, jos ne ovat tiedossa. Kun sähköpostiosoitteesi kuitenkin osoitetaan kouluun, yhteisöön tai ammatilliseen toimikuntaan, kirjoita pelkästään lentit-nimi.
   • Laita osoite lohkomuodossa, jos se on ammattimainen posti, samalla tavalla kuin kirjoitat sen kirjekuoreen. Jos käytät mallia e-prosessointiohjelmistostasi, nämä e-kentät määritetään jo oletuksena.
   • Kirjoita ensin nimesi ja osoitteesi ensimmäiseen lohkoon, jos et kirjoita kirjeesi kirjelomakkeelle. Ilmoitat sitten vastaanottajan nimen ja osoitteen.

5. 
   

   
   Ilmoita aihe. Objekti kertoo vastaanottajalle, mikä se on. Tämä on erittäin tärkeää, jos postiasi ei ole osoitettu tietylle henkilölle. Kuka sen avaa, sen tulisi tietää, kuinka se lähetetään vastaanottajalle.
   • Aiherivi on normaalisti syy viestin kirjoittamiseen. Jos kirjoitat sen toiselle henkilölle, laita vain hänen nimensä esineeksi. Voit kirjoittaa esimerkiksi seuraavan: "Corine Leroyn todistuskirja. "

6. 
   

   
   Luo allekirjoituslohko. Ohita muutama rivi jättääksesi tilaa kirjeen rungolle, jatka ja alusta ja muotoile allekirjoituskenttä. Käytä yksinkertaista sulkemiskaavaa, kuten "vilpittömästi", mene alas neljä riviä, kirjoita sitten etunimesi ja sukunimesi.
   • Jos aiot laillistaa alkuperäisen kopion, on myös tärkeää sisällyttää allekirjoituslohko. Etsi Internetistä notaarin allekirjoituslohkon mallia.

Osa 2 Kirjoita kirje

1. 
   

   
   Osoita kirje asianmukaiselle henkilölle tai yhteisölle. Yleensä ammatillisessa postissa ei tarvitse aloittaa sanalla "kallis" tervehdyksessä. Kirjoita tämä vain sen henkilön tai laitoksen nimi, joka vastaanottaa kirjeen.
   • Jos esimerkiksi kirjoitat kirjeen todistaaksesi, että olet täyttänyt jatkokoulutusta koskevat vaatimukset lisenssin saamiseksi, voit kirjoittaa "lisenssikomission" ja tehdä sitten kaksi huomautusta.
   • Jos mahdollista, kirjoita kyseisen yksikön tai hallituksen nimi sen sijaan, että kuvailisit "kenelle".
   • Jos kirjoitat vahvistuskirjeen toiselle henkilölle, kuten entiselle työntekijälle, yritä osoittaa vastaanottajalle nimeltä, jos mahdollista.

2. 
   

   
   Esittele itsesi tarvittaessa. Erityisesti, jos posti kirjoitetaan toisen henkilön puolesta, esittele itsesi ensimmäisessä kappaleessa. Voit määrittää suhteesi vastaanottajaan ja mahdolliset voimassa olevat sertifikaatit.
   • Esimerkiksi, jos kirjoitat tämän kirjeen entiselle työntekijälle, yritä aluksi kuvata tehtäväsi yrityksessäsi ja kuinka kauan olet työskennellyt sen parissa.
   • Jos kirjoitat sen itsellesi, nimesi riittää esittelemään sinua. Voit esimerkiksi kirjoittaa tämän: "Minä, Corine Leroy, todistan läsnäoloni Graslinin piirin viikonloppuseminaarissa, joka pidettiin 10.-17. Lokakuuta. Tällaisen postin tapauksessa kirjeen runko ei yleensä ylitä yhtä tai kahta lausetta.

3. 
   

   
   Tunnista henkilö, jolle kirjoitat kirjeen. Jos kirjoitat kirjeen todistaaksesi jonkun toisen ammatillisesta pätevyydestä, sinun on ilmoitettava hänen nimi heti, kun sinut on esitelty. On myös mahdollista lisätä ensimmäiseen virkkeeseen ja sitten esitellä itsesi.
   • Jos esimerkiksi kirjoitat postia entiselle työntekijälle, voit kirjoittaa tämän: "Minä olen Paul Dubois, Dubois Motorsin presidentti. Kirjoitan todistaaksesi Corine Leroyn mekaanisista taidoista. "

4. 
   

   
   Anna tosiasiat tai asiaankuuluvat tiedot. Kirjeen rungossa sinun on suurelta osin annettava kaikki tiedot, jotka haluat varmentaa kirjeenvaihdolla. Syistäsi riippuen tämä voi olla rajoitettu yhteen lauseeseen tai useammalle sivulle.
   • Pidä kiinni tosiasioista ja kirjoita niin selkeästi ja johdonmukaisesti kuin mahdollista täsmällisellä äänellä.

5. 
   

   
   Tee lausunto, jos kirjoitat postin itse. Oletetaan, että kirjoitat kirjeen yhteisölle tai organisaatiolle todistaaksesi jotain sinusta. Sinun on lopetettava väitteellä, että kaikki sisältö on totuudenmukaista ja täsmällistä, niin kuin tiedät.
   • Esimerkiksi tuloksesi voi näyttää tältä: "Allekirjoituksellani vakuutan, että kaikki yllä olevat tiedot ovat parhaan tietoni mukaan totta ja paikkansa. "
   • Tällainen lause on erityisen tärkeä, jos aiot laillistaa postin allekirjoittamisen jälkeen.

Osa 3 Viimeistele kirje

1. 
   

   
   Lue se huolellisesti. Oikeinkirjoituksella ja kielioppilla todistuskirjeessä voi olla vaikutus sen vastaanottamiseen. Jos kirjoitusvirheitä ja virheitä on paljon, vastaanottaja ei ehkä ota sinua vakavasti.
   • Tarkista myös tietosi. Allekirjoituksen lisääminen kirjeeseen jättää kaiken sisällön aitouden. Varmista, että olet kirjoittanut numerot, päivämäärät ja muut numerot.

2. 
   

   
   Tulostaa sen. Jos aiot lähettää sen postitse, tulosta se kirjelomakepaperille tai korkealaatuiselle paperille. Älä käytä tavallista valokopiopaperia, koska se ei anna hyvää vaikutelmaa. Jos sinulla ei ole hyvälaatuista paperia, mene vain ostamaan pieni paketti paikallisesta kirjakaupasta.
   • Varmista, että posti on tulostettu oikein ja reunat ovat riittävät. Kummallakin puolella on oltava vähintään 2,5 cm: n marginaali.
   • Jos sinulla on useita sivuja, älä unohda numeroida niitä. Digitaalisen muodon käyttö auttaa vastaanottajaa vahvistamaan, että hänellä on kaikki sivut.

3. 
   

   
   Allekirjoita posti notaarin läsnä ollessa, jos mahdollista. Todistuskirjeen todentaminen ei aina ole tarpeen, koska monissa tapauksissa yksin allekirjoitus riittää. Ota yhteyttä vastaanottajaan saadaksesi selville, onko laillistaminen välttämätöntä.
   • Jos kirjeellä on juridinen merkitys, vaaditaan usein todennettu todennus. Oletetaan, että haluat lähettää todistuskirjeen todistaaksesi, että olet täyttänyt yliopistotutkinnon saamisen vaatimukset. Tässä tapauksessa saatetaan vaatia laillistettu kopio.

4. 
   

   
   Lähetä sähköpostia vastaanottajalle. Ota heihin yhteyttä saadaksesi lisätietoja siitä, miten he haluavat vastaanottaa kirjeesi. Tällaiselle viralliselle asiakirjalle on suositeltavaa lähettää se postitse, jos mahdollista. Jotkut vastaanottajat kuitenkin mieluummin lähettävät sähköpostia tai faksia.
   • Jos lähetät sen sähköpostitse, tulosta se ja allekirjoita se ensin. Skannaa sitten alkuperäinen kopio, jotta voit liittää allekirjoitetun kirjeen PDF-tiedoston.