Kuinka kirjoittaa edistymisraportti

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Käynnistä prosessi
• Osa 2 Raportin kirjoittaminen
• Osa 3 Yleisten virheiden välttäminen

Edistymisraportit ovat erittäin tärkeitä ammatillisen tai akateemisen projektin hallinnassa. Lisäksi ne auttavat sinua paremmin tiedottamaan esimiehillesi, kollegoillesi tai asiakkaillesi ymmärretyn projektin etenemisestä. Raportissasi tulisi määritellä tehdyt työt ja vaiheet, jotka on toteutettava hankkeen loppuun saattamiseksi.

vaiheet

Osa 1 Käynnistä prosessi

1. 
   

   
   Määritä raportin tarkoitus. Joku voi pyytää sinua kuvaamaan edistymisraporttia useista syistä. On selvää, ja useimmissa tapauksissa sen on osoitettava edistyminen, jonka olet saavuttanut tietyn projektin toteuttamisessa. Sinun on kuitenkin harkittava tavoitettasi hieman lähemmin.
   • Raportti ohjelman tai tutkimusprojektin etenemisestä eroaa hiukan ammatillisen hankkeen raportista. Tässä tapauksessa sinua pyydetään antamaan tietoja ottamatta välttämättä huomioon muita tekijöitä, kuten kustannuksia, mutta näin ei aina ole.
   • Raportti asiakkaalle eroaa raportista, joka on kirjoitettu esimiehelle. Kummassakin tapauksessa sinun on harkittava raportin kirjoittamisen syitä.

2. 
   

   
   
   
   Määritä lukijakunta. Kun olet asettanut raportin tavoitteen, sinun on valittava lukijasi tarvitsemat tiedot sisällyttääksesi se e-tietoihisi. Edistymisraporttisuunnitelma on käytännössä sama, esitetystä aiheesta riippumatta. Sinun on kuitenkin harkittava projektisi erityispiirteitä.
   • Mitkä ovat lukijasi suhteet projektiin? Mikä on hankkeen vaikutus heihin? Esimerkiksi tämä vaikutus on erilainen, jos se on esimiehesi tai asiakas.
   • Kuvittele päätös, jonka lukijat tekevät luettuasi raportin. Voi olla esimerkiksi logistiikkaa, rahoitusta tai määräaikoja.
   • Selvitä, mitä tietoja lukijasi tarvitsevat osallistuakseen projektiin, ja seuraa sitä tehokkaasti. Mitkä ovat tekniset näkökohdat, jotka lukijoiden on tiedettävä? Ovatko he tottuneet kyseessä olevassa toiminnassa käytettyyn žargoniin?

3. 
   

   
   
   
   Löydä paras tapa kommunikoida yleisösi kanssa. Edistymisraportti ei ole vain kirjallinen asiakirja, jonka välität esimiehellesi tai opettajalle. Sillä voi olla erilaisia ​​muotoja tapauksesta riippuen.
   • Edistymisraportti voi olla suullinen esitys, joka tehdään viikoittaisen tai kuukausittaisen työkokouksen aikana.
   • Se voi tapahtua myös sähköpostina, joka lähetetään säännöllisesti kollegoille.
   • Voit myös päättää kirjoittaa muistion ja ottaa yhteyttä esimieheesi.
   • Yleensä kirjoitat virallisen raportin asiakkaalle tai viranomaiselle.

4. 
   

   
   Ota yhteyttä kokkiisi. Ellet ole jo kirjoittanut tällaista raporttia ja tiedät tässä tapauksessa kaiken asiasta, yritä saada mahdollisimman paljon tietoa esimiehiltäsi. Yrityksesi voi vaatia erityistä esittelyä, jolloin sinun on noudatettava sitä.

5. 
   

   
   Valitse raportin soittoääni. Kaikki edistymisraportit eivät ole välttämättä muodollisia. Todellisuudessa sisäiset raportit kollegoille tai suorille esimiehille kirjoitetaan usein lievästi. Siksi sinun on tarkistettava johtajasi kanssa, mitä hän odottaa raportistasi.
   • Jos kyseessä on raportti asiakkaalle tai tutkielman arviointikomitealle, suositellaan omaksumaan muodollinen ääni.
   • Muodollisella tai epävirallisella sävyllä ei kuitenkaan ole merkitystä, koska tärkeintä on olla selkeä, tarkka ja rehellinen.

Osa 2 Raportin kirjoittaminen

1. 
   

   
   Valitse asiakirjan esitys. Ennen kuin aloitat kirjoittamisen, sinun on valittava sopiva esitys ja asetettava raportin sisältö ja sävy.
   • Voit käyttää luettelonäyttöä. Tämän menetelmän avulla voit esittää tietosi selkeästi. Lukija pystyy selaamaan sähköpostiosoitettasi helposti saadaksesi tarvittavat tiedot. Tällaisesta luettelosta saattaa kuitenkin puuttua muodollisuus, kun kyse on väliraportista. Siksi, jos raportti on tarkoitettu linjajohtajillesi, on parasta käyttää lyhyesti. Mutta jos kommunikoit kollegoiden kanssa, valitse sähköposti.
   • Muista myös lisätä kaavioita tai taulukoita. Tämä on erityisen tärkeää, jos kirjoitat edistymisraporttia projektista, jolle yrität saada rahoitusta, tai jos yrität perustella lukijalle saamasi rahoitusta.

2. 
   

   
   Järjestä e kappaleissa. Hyvän edistymisraportin tulisi olla mahdollisimman selkeä. On parasta jakaa e kappaleisiisi, ryhmitellä tietoja samaan kysymykseen.
   • Selvitäksesi e-kirjaasi, ajattele tekstityksen lisäämistä, jotta lukijoillasi olisi idea kunkin osion sisällöstä. Jos piste kiinnostaa heitä, he voivat käyttää sitä suoraan.

3. 
   

   
   Kirjoita otsikko. Yleensä otsikko sijoitetaan ensimmäisen sivun yläosaan, jos esität asiakirjan seuraavilla sivuilla. Tämäkin riippuu yrityksesi tai yliopiston esittämistä esityssäännöistä. Siksi tee tarvittavat tarkastukset oikeaan aikaan.
   • Otsikossa on oltava päivämäärä, eli raportin jättöpäivä, vastaanottajan nimi ja tehtävä, kirjoittajan nimi, tehtävä ja raportin tarkoitus.

4. 
   

   
   Kirjoita johdanto. Tämä osa tulee otsikon jälkeen. Usein se voidaan kursivoida erottamaan se muista e. Se antaa yleiskuvan projektista ja sen etenemisestä. Esität edistyksen ja saavutetut tavoitteet.
   • Muista sisällyttää raportin aihe. Esittele myös hanke, muistaen, että se on ajankohtainen kuvaus sen etenemisestä.

5. 
   

   
   Kirjoita e-kappaleesi kappale. Tämä osa voidaan jakaa osiin ja alaosastoihin. Itse asiassa se on lähinnä vain yksityiskohtaisempi johdanto. Tutki sen sisältö ja muotoile se.
   • Määritä edellisen raportin jälkeen suoritetut tehtävät sekä meneillään olevat tehtävät.
   • Analysoi esiintyneitä ongelmia, vastattavia kysymyksiä ja säilytettäviä ratkaisuja.
   • Käynnistä ja perustele projektin aikana tapahtuneet muutokset.
   • Voit sisällyttää myös muita asioita, kuten henkilöstön vaihtuvuuden, kustannusylitykset, viivästykset, asiakirjojen hankkimisvaikeudet tai tietokone- ja tietoturvaongelmat.

6. 
   

   
   Suorita seuraavat vaiheet projektista. Tämä osa on osa raportin koko tekstiä. Sen avulla lukijalle tiedotetaan projektin jäljellä olevista vaiheista. Muista mainita ongelmat, jotka voivat vaikuttaa hankkeen budjettiin, hallintoon tai määräaikaan.
   • Ennen kaikkea älä unohda mitään muutoksia projektin määräaikaan.
   • Vältä kastelu ongelmia. Älä kuitenkaan huolehdi lukijasta tarpeettomasti ja älä anna lupauksia, joita et pysty pitämään.

7. 
   

   
   Syötä työskenneltyjen tuntien kokonaismäärä. Sinun on osoitettava, kuinka paljon aikaa sinä ja ryhmäsi vietit projektiin, jos sinulla on sellainen. Lukijasi tietävät, että olet työskennellyt ahkerasti, oliko linjasi johtaja, asiakkaasi tai valtion virasto voinut antaa sinulle rahaa.

Osa 3 Yleisten virheiden välttäminen

1. 
   

   
   Ole varovainen, että et poikkea aiheesta. Kirjoituksesi on oikein niin kauan kuin kunnioitat yllä kuvattuja kohtia. Pyri olemaan poistumatta aiheesta käsittelemällä marginaalisia kysymyksiä, vaikka ne olisivat mielenkiintoisia.
   • Esimerkiksi, jos projektisi on tarkoitettu taiteistapahtumien järjestämiseen vapaaehtoisesti, saatat olla houkutusta aloittaa analyysi taiteen valitettavasta tilasta, mutta se ei todellakaan auta sinua määrittämään projektisi etenemistä.

2. 
   

   
   Ole yksinkertainen. Väliraportin tavoitteena on esitellä saavuttamaasi edistystä hukuttamatta lukijaa sanojen ja tarpeettomien ideoiden virtana. Ainoa mitä sinun täytyy tehdä, on keskittyä hankkeen etenemiseen, tarvittaviin toimiin ja tarvittaviin muutoksiin.
   • Raportin vastaanottajasta riippuen saatat joutua ylittämään tietyn määrän sanoja. Hyvä sääntö on esittää tarvittavat tiedot mahdollisimman tiiviisti.

3. 
   

   
   Vältä olemasta liian epämääräistä. Selvitä projektin nykyinen tila. Vältä esimerkiksi sanomasta jotain sellaista, että "me edetämme taiteellisten tapahtumiemme rahoittamisessa". Esitä sen sijaan tietosi selkeämmällä tavalla: "Näiden eri instituutioiden myöntämien kahden 5000 euron apurahan ansiosta tarvitsemme vain 2000 euroa tavoitteemme saavuttamiseksi, joka on asetettu 12 000 euroon".

4. 
   

   
   Poista laajat lausekkeet. Muista, että haluat kirjoittaa selkeän ja tiiviin raportin. Yritä tietenkin olla turhauttamatta e-lauseita lausekkeilla, jotka eivät lisää mitään raporttiin. Esimerkiksi termit kuten "täydellinen katastrofi" tai "ylivoimainen menestys" ovat liian tunteellisia tai liian epämääräisiä sisällyttääkseen raporttiin asiakkaalle tai johtajalle.

5. 
   

   
   Lainaa lähteesi. Tunnista raporttiin upotetut ulkoiset tietolähteet, tiedot ja grafiikat oikein. Voit lisätä sivun, jossa ilmoitat nämä lähteet.