Kuinka esitellä kirje - Oppaita - 2024

Kirjoittaja: Eugene Taylor

Luomispäivä: 9 Elokuu 2021

Päivityspäivä: 22 Kesäkuu 2024

Kuinka esitellä kirje - Oppaita

Sisältö

vaiheet
Menetelmä 1 Kaupalliset tai viralliset kirjeet
Tapa 2 Ystävälliset kirjeet
Tapa 3 Virallinen tai kaupallinen sähköposti
Tapa 4 Ystävällinen sähköposti

Tässä artikkelissa: Kaupalliset tai viralliset kirjeetYstävälliset kirjeetValtion tai kaupallinen sähköpostiYstävällinen sähköposti6 Viitteet

Jos haluat lähettää kirjeen, sinun on pohdittava sen tyyppiä. Itse asiassa on merkittäviä eroja riippuen siitä, osoitetaanko kirje ystävälle vai viralliselle vastaanottajalle. Lisäksi et lähetä samalla tavalla tavanomaista postitse lähetettävää kirjettä ja sähköisesti lähetettyä sähköpostia. Tämä kysymys voi vaikuttaa monimutkaiselta, mutta voit olla varma, että pienellä menetelmällä onnistuu helposti muotoilemaan kaikki kirjeesi oikein.

vaiheet

Menetelmä 1 Kaupalliset tai viralliset kirjeet

Kirjoita nimesi ja osoitteesi. Sinun on tehtävä se kirjeen yläosassa. Kirjoita osoite, kaupunki, maakunta tarvittaessa ja postinumero. Kohdista kaikki vasemmalla puolella yhden rivivälin kanssa.
- Kaupunki, lääni ja postinumero ovat samalla rivillä. Voit myös varata rivin osoitteen merkitsemiseen.
- Ohitat tämän vaiheen, jos käytät kirjelomaketta, joka sisältää nämä tiedot. Älä todellakaan kirjoita lähettäjän osoitetta kahdesti.
Kirjoita päivämäärä välittömästi osoitteen alle. Se on päivä, jona kirje on kirjoitettu, tai päivä, jona kirje täytettiin.
- Päivämäärä tulee jättää yhdenmukaiseksi, kuten yllä oleva osoite.
- Kirjoita päivämäärä oikein. Tavallinen muoto on "päivä-kuukausi-vuosi". Mitä tulee amerikkalaiseen muotoon, se on hiukan erilainen, koska aloitamme kuukaudesta, sitten päivästä ja lopulta vuodesta. Kuukausi on kirjoitettava kokonaisuudessaan. Käytä päivä- ja vuoden numeroita. Kirjoita esimerkiksi: 9. helmikuuta 2013.
Ohita rivi päivämäärän jälkeen. Siten osoite erotetaan hyvin seuraavasta osiosta.
Kirjoita viitteet. Jos sinulla on viitteitä sisällytettäväksi, kirjoita ne erilliselle riville. Rivin on alkaa lyhenteellä "Ref. Seuraaja kaksoispiste (:).
- Kohdista viitteen e e vasemmalle, jonka ei tulisi ylittää yhtä riviä.
- Lisää viittaus erilliselle riville vastatessasi saatuasi kirjeeseen, työtarjoukseen tai tietopyyntöön.
- Ohita viiva viitteen jälkeen korostaaksesi sen.
Kirjoita vastaanottajan osoite. Siinä kuvaillaan hänen nimeään, otsikkoa, yrityksen nimeä, osoitetta itse, mahdollinen maakunta ja postinumero.
- Kohdista nämä tiedot vasemmalle yhden rivivälin kanssa. Vastaanottajan nimi on rekisteröitävä riippumattomalla rivillä, samoin kuin otsikko, yrityksen nimi ja osoite. Kaupungin nimen, tarvittaessa provinssin nimen ja postinumero on oltava samalla rivillä.
- Jos lähetät kirjeesi ulkomaille, kirjoita maan nimi isoin kirjaimin erilliselle riville osoitteen alle.
- Osoita kirje tietylle henkilölle kirjoittamalla oikea otsikko, kuten "Mr." tai "Ms". Epävarmuuden sattuessa on parempi olla mainitsematta tätä otsikkoa.
- Ohita rivi osoitteen jälkeen.
Aloita kirjeen runko kutsu-lomakkeella. Tyypillinen tervehdys alkaa sanalla "kallis", jota seuraa vastaanottajan nimi ja sukunimi. Nimeä seuraa pilkku.
- Kohteliaisuusmuoto tulisi jättää yhdenmukaiseksi.
- Jos et tiedä onko kyse miehestä vai naisesta, voit kirjoittaa henkilön nimen tai sukunimen ja hänen toimintansa yrityksen sisällä.
- Ohita linja puhelulomakkeen jälkeen.
Ilmoita kirjeen aihe, jos haluat. Yleensä virallisen kirjeen aihe ilmoitetaan ennen viittausta tai sen jälkeen erillisellä rivillä, joka alkaa sanalla "esine" ja jota seuraa kaksoispiste.
- Lausunnon on oltava lyhyt ja asiallinen. Yleensä esineen e tulee mahtua yhdelle riville.
- Ranskan virallisissa kirjeissä on yleensä esineelle varattu rivi.Tämä käytäntö ei näytä olevan yleinen anglosaksien keskuudessa.
- Kohteen mainitseminen ei vapauta sinua ilmoittamaan kirjeen viitteet. Toisaalta, jos kirje on kirjoitettu englanniksi, sen tulisi rajoittua sisältävän joko aihe tai viitteet, mutta ei molempia.
- Yleensä objektia seuraava rivi on varattu viitteille. Yhdysvalloissa ohitamme rivin objektin jälkeen.
Kirjoita lyhyt johdanto. Aloita pienellä kappaleella esitelläksesi ja selittääksesi kirjeesi tarkoitus. Kohdista vasemmalla olevat kohdat tai valitse perusteltu kohdistus ja älä epäröi upottaa kunkin kappaleen ensimmäistä riviä.
Kirjoita kirjeen runko. Tämä kohta tulee johdannon jälkeen. Sen on käsiteltävä kirjeesi aihetta ja päätettävä päätelmällä, joka on yhteenveto kokonaisuudesta.
- Ole ytimekäs ja käytä yksittäisiä välejä jokaisessa kappaleessa. Sinun on kuitenkin ohitettava rivi kappaleesta toiseen ja viimeisen kappaleen jälkeen.
Loppu kohteliaalla lauseella. Esimerkkejä ei ole. Voit käyttää tuettua kaavaa, kuten: "Pyydän sinua rakkautta, rakas herra, arvostetun huomioni ilmaisua", tai maltillista kaavaa, esimerkiksi "sydämellisesti sinun". Älä unohda perustella kohteliaisuutesi tapaa, jolla teit edellisiä osia.
- Käytä isoja kirjaimia viisaasti ja kunnioita ennen kaikkea kieliopin ja oikeinkirjoituksen sääntöjä.
Valmista tila allekirjoituksellesi. Kuvaile vain nimesi. Hyppää kolme riviä kohteliaisuuden jälkeen ennen kuin teet niin. Ilmoita myös tehtäväsi allekirjoituksellasi.
Mainitse kirjeesi liitteet. Jos lisäät kolikoita kirjeeseesi, kirjoita ne allekirjoituksesi alle.
- Tämä merkintä on tarpeeton, jos sinulla ei ole kiinnitettäviä osia.
- Tee yksinkertainen väli ja kohdista luettelo vasemmalle.
Ilmoita konekirjoittajan alkukirjaimet. Jos toinen henkilö on kirjoittanut kirjeen tai jos olet sanellut sen, pyydä työntekijää kirjoittamaan nimikirjaimet kirjeen alareunaan liitetiedostona.
Allekirjoita kirje tulostuksen jälkeen. Kirjoita nimesi käsin, mieluiten kursiivilla, kirjaimen lopun ja kirjoittamasi nimen väliin. Käsin kirjoitettu allekirjoitus osoittaa vastaanottajalle, kuinka tärkeänä omistat lähettämällesi kirjeelle.

Tapa 2 Ystävälliset kirjeet

Ilmoita päivämäärä. Tämä on lueteltava sivun yläosassa oikealla. Tämä on päivä, jolloin kirjoitit tai täytit kirjeen.
- Kirjoita päivämäärä. Tavallinen muoto on "päivä-kuukausi-vuosi". Mitä tulee amerikkalaiseen muotoon, se on hiukan erilainen, koska aloitamme kuukaudesta, sitten päivästä ja lopulta vuodesta. Tämä tekniikka on pikemminkin varattu virallisille kirjeille. Voit myös kirjoittaa päivämäärän käyttämällä vain numeroita.
- Päivämäärä on kohdistettava sivun oikealle puolelle.
Kirjoita ystävällinen puhelulomake. On yleistä alkaa "kalliilla", mutta voit käyttää muita tutumpia kaavoja käyttämällä vastaanottajan etunimeä, jos suhteesi luonne sallii.
- Puhelukaava tulee kohdistaa vasemmalle ja sitä seuraa pilkku.
- Kun kirjoitat ystävälle tai kollegalle, voit yleensä kirjoittaa vain hänen nimensä. Esimerkiksi: "Rakas Jeanne".
- Jos kirjeen sävy on tuttu, on mahdollista korvata "rakas" sanalla, kuten "hei" tai "hei".
- Jos vastaanottaja on vanhempi kuin sinä tai jos olet joku, jonka kanssa olet velkaa, harkitse sukunimen ja oikean kohteliaisuuden lisäämistä. Esimerkki: "Rakas rouva Robert".
- Hyppää linja puhelukaavan ja kirjeen rungon välille.
Rakenna kirjeesi. Kirjoita johdanto, aihekokonaisuus ja johtopäätös. Johdanto ja johtopäätös koostuvat lyhyestä kappaleesta, mutta muu kirje on yleensä johdonmukaisempaa.
- Kohdista e vasemmalla tai valitse perusteltu kohdistus. Älä epäröi sisustaa kunkin kappaleen ensimmäistä virkettä.
- Koko pää e on oltava yhden etäisyyden päässä. Yleensä ystävällisessä kirjeessä et ohita riviä jokaisen kappaleen jälkeen, mutta voit tehdä niin parantaaksesi kirjeesi luettavuutta.
- Hyppää rivi pääe e viimeisen virkkeen jälkeen erottaaksesi sen johtopäätöksestä.
Kirjoita sopiva johtopäätös. "Vilpittömästi" on hyvin yleinen kohteliaisuus, jopa ystävällisissä kirjeissä. Jos ääni on riittävän tuttu, voit käyttää vähemmän tavanomaista kaavaa. Jos olet lähellä, kokeile "Nähdään pian" tai "Nähdään myöhemmin".
- Tätä kaavaa seuraa pilkku, mutta se ei sulje pois kirjoitettua nimeä.
- Kohdista kohteliaisuuskaava hitaasti.
Kirjaudu sisään kirjoittamalla nimesi. Allekirjoituksesi on oltava sopimuksen allekirjoituksen alla. Parasta on kuvata nimesi kursiivilla.
- Voit allekirjoittaa etunimesi kanssa, jos suhteesi vastaanottajaan sallii. Lisää nimesi, jos se ei ehkä tunnista sinua lukemalla vain etunimesi.

Tapa 3 Virallinen tai kaupallinen sähköposti

Aloita johdannolla. Sinun on kuvailtava sähköpostisi tarkoitus tarkasti ja tiiviisti. Kuvaus on kirjoitettava objektille varattuun kenttään, ei sinänsä.
- Jos vastaanottaja odottaa sähköpostiosoitettasi, voit rajoittaa itsesi ilmoittamaan kohteen viitteen. Muissa tapauksissa tämän kuvauksen kirjoittaminen voi olla arkaluontoisempaa. Tavoitteena on tiedottaa vastaanottajalle sinun tietosi sisällöstä. Toisin sanoen, yritä motivoida lukijaasi avaamaan sähköposti.
Kirjoita puhelulomake. Yleensä se on sana "kallis", jota seuraa vastaanottajan nimi tai yrityksen nimi.
- Osoita kirje tietylle henkilölle, jos mahdollista. Vältä kirjeen lähettämistä määrittelemättömälle vastaanottajalle. Käytä ilmausta "kenelle se on oikein" viimeisenä keinona.
- Tarkkaan ottaen, ranskaksi, pilkku on asetettava kutsulomakkeen jälkeen.
- Jos epäröit "rouva" tai "sir", kirjoita vastaanottajan täydellinen nimi.
- Ohita linja puhelulomakkeen jälkeen.
Kirjoita lyhyt ja informatiivinen kirje. Kuten muutkin kirjeet, sinun on sisällytettävä johdanto, aihe ja johtopäätös. Yritä olla luonnoksen yhteydessä mahdollisimman lyhyt ja ytimekäs.
- Kohdista pää e e vasemmalla.
- Älä käytä sisennystä.
- E: n on oltava yhden välin päässä. Ohita rivi kappaleesta toiseen ja viimeisen kappaleen jälkeen.
Valitse kohteliaisuusmuoto. Sitä käytetään kirjeen päättämiseen. Voit valita "vilpittömästi" tai muun ilmaisun välillä. Sijoita pilkku tämän kaavan jälkeen.
- Kohdista kohtelias kaava vasemmalla ja noudata oikeinkirjoituksen sääntöjä isoilla kirjaimilla.
- Voit käyttää myös muita lauseita, kuten "Ystävällisin terveisin", "Kiitos" tai "Kunnioittavasti".
Kirjoita nimesi heti päätelmän alle. Elektroniikan avulla et todennäköisesti pysty allekirjoittamaan sitä käsin.
- Kohdista nimesi vasemmalla.
Kirjoita yhteystietosi kirjeen alaosaan. Ohita rivi nimesi jälkeen, kirjoita sitten osoitteesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja tarvittaessa sivustosi tai blogin osoite.
- Kohdista tämä luettelo vasemmalle yhden välin kanssa. Kirjoita kukin tieto erilliselle riville.

Tapa 4 Ystävällinen sähköposti

Ilmoita esine. Aloita kirjoittamalla lyhyt ja tarkka kuvaus sähköpostiviestisi aiheesta annettuun ruutuun. Tämän avulla vastaanottaja voi analysoida aiheen nopeasti ennen sähköpostin avaamista. Siksi hänelle ilmoitetaan ja hän on valmis lukemaan sinun tietosi.
Aloita kutsulomakkeella. Voit valita useiden kaavojen välillä. Yleensä aloitat sanalla "kallis". Kirjoita sitten vastaanottajan nimi.
- Kohdista tämä kaava vasemmalle.
- Jos kirjoitat läheiselle ystävälle, voit luopua tästä lomakkeesta ja aloittaa yksinkertaisesti kirjoittamalla etunimesi ja sen jälkeen pilkun.
- Ohita linja puhelulomakkeen ja sähköpostin välillä e.
Kirjoita. Kuten muutkin kirjeet, sähköpostiviestissäsi on oltava johdanto, aihe ja johtopäätös. Jos vastaanottaja on kuitenkin läheinen ystävä, tämä muotoilu voi olla tarpeeton.
Lopeta sähköpostisi kohteliaisuuslomakkeella. Sinun ei tarvitse olla muodollinen. Sinun on kuitenkin suljettava sähköpostisi, vaikka se olisi osoitettu rakkaalle.
- Jos vastaanottaja on erittäin läheinen ystävä, voit lopettaa antamasi nimesi jättämällä tavallisen kohteliaisuuden kaavan sivuun.