Kuinka puhua puhelimessa ammattimaisesti

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Vastaa puhelimeen
• Osa 2 Siirtää puhelun
• Osa 3 Vaikeiden puhelujen hallinta

S, sivustot kissat, sosiaalisissa verkostoissa, kaikilla on oma paikkansa, mutta puhelin on edelleen suositeltava viestintäväline työmaailmassa. Kuinka monta kertaa olet puhunut puhelimellasi jonkun kanssa ja huomannut, kuinka epäammattimaisia ​​he ovat? Varmista, ettet sano niin paljon itsestäsi. Opi puhumaan puhelimessa ammattimaisesti.

vaiheet

Osa 1 Vastaa puhelimeen

1. 
   

   
   Pidä kädessäsi lyijykynä ja paperi. Seuraa puheluitasi muistamalla soittajan nimi sekä puhelun aika ja syy. Paras ratkaisu on tallentaa nämä tiedot itsejäljentävälle kannettavalle tietokoneelle. Kaikki nämä tiedot tallennetaan samassa paikassa, ja kun puhelu ei ollut sinulle, voit antaa kopion tiedoista helposti puhelun vastaanottajalle.

2. 
   

   
   Vastaa puhelimeen mahdollisimman pian. Kukaan ei halua odottaa. Nostamalla puhelimen nopeasti, osoitat keskustelukumppanillesi, joka voi olla asiakas, että yrityksesi on tehokasta. Voit myös soittajan ymmärtää, että hänen puhelunsa on tärkeä.

3. 
   

   
   
   
   Esittele itsesi ja esittele yrityksesi. Sano esimerkiksi "kiitos, että soitit Provencen maalauksiin. Julie on laite. Jos yritykselläsi on tiukat säännöt ei-toivotuista puheluista, pyydä toista henkilöä esittelemään itsensä ja kerro, kenelle he soittavat, jos he eivät tee sitä itse.

4. 
   

   
   Kysy oikeat kysymykset. Kerää mahdollisimman paljon tietoa. Tunnistat tarpeettomat puhelut helposti. Ole varovainen, ettet anna vaikutelmaa kuulustelujen suorittamisesta. Älä huijaa kysymyksiäsi kuin kone, puhu rauhallisesti ja käytä maltillista ääntä.
   • Soittaja: "Voinko puhua Williamille? "
   • Vastaaja: "Onko keneltä kiitos? "
   • Soittaja: "Tom. "
   • Vastaaja: "Mihin soitat? "
   • Soittaja: "Englannista. "
   • Vastaaja: "Voinko saada yrityksesi nimen, kiitos? "
   • Soittaja: "Se on henkilökohtainen puhelu. "
   • Vastaaja: "Odottaako William puhelusi? "
   • Valittaja: "ei. "
   • Vastaaja: "OK, yritän välittää sen sinulle. "

5. 
   

   
   
   
   Oletetaan, että kuuntelet. Muista aina, että organisaatiosi joku voi kuunnella keskustelua. Yritykset, jotka tallentavat saapuvat puhelut, yleensä hälyttävät soittajat ennalta tallennetun puhelun avulla. Vaikka puheluasi ei tallenneta, ajattelemalla, että se on painolastia, olet taipuvaisempi käyttämään ammattimaisinta ääntäsi. Ja jos yrityksesi rekisteröi puhelun, sinulla voi olla mahdollisuus kuunnella ääntäsi ja työskennellä tarvittaessa sen hyväksi, jota haluat parantaa.

Osa 2 Siirtää puhelun

1. 
   

   
   Ilmoita toiselle osapuolelle ennen kuin pidät hänet. Kysy häneltä, suostuuko hänet pidätykseen, ja odota vastausta. Monilla yrityksillä on taipumus jättää soittajat pitoon liian kauan. Useimmat ihmiset vihaavat tätä ja ajattelevat yleensä olevansa odottaneet kaksi kertaa niin kauan kuin todellisuudessa ovat. Siirtämällä puhelun niin nopeasti kuin mahdollista, et todennäköisesti palaa vihaiseen kirjeenvaihtajaan, kun jatkat hänen puhelua!

2. 
   

   
   Varmista, että vastaanottaja haluaa soittaa. Kun soittava henkilö pyytää puhua tietylle henkilölle, sano, että olet menossa katso jos se on saatavana ennen sen asettamista pitoon. Tarkista sitten, että vastaanottaja on käytettävissä ja haluaako hän puhua kyseisen henkilön kanssa. Jos näin ei ole, ota yksi.

3. 
   

   
   Vältä kielioppivirheitä. Varmista, ettet tee virheitä sopimuksessa, kieliopeissa tai konjugoinnissa.

4. 
   

   
   Ole tarkkaavainen äänesi suhteen. Äänipuhelimesi ansiosta keskustelukumppanisi ymmärtää todelliset aikomuksesi. Soittoääni sanoo enemmän kuin sanasi, joko puhelimella tai henkilökohtaisesti. Puhelimessa ammattimaisesti puhumisen salaisuus on hymyillä sisältä!
   • Puhelinkeskuksessa johtaja oli jopa sijoittanut peilin jokaisen työntekijän asemalle sanoen: "He kuulevat mitä näet! "

5. 
   

   
   Käytä soittajan nimeä. Soita yhteyshenkilöllesi niin pian kuin mahdollista. Tämä tekee vaihdosta henkilökohtaisemman ja osoittaa kuuntelemaasi henkilölle: "Olen pahoillani herra Dupont, mutta herra Giroud ei ole tällä hetkellä käytettävissä. Voinko auttaa sinua jostain tai ottaa sen? "

6. 
   

   
   Kun soitat, esittele itsesi ensin. Sano esimerkiksi: "Täällä Marie de la Tour, haluaisin puhua Louis Meyerin kanssa. Mutta ole varovainen, ettet lyö pensan ympärillä äläkä mene tarpeettomiin yksityiskohtiin.

7. 
   

   
   Lopeta keskustelu ammattimaisesti. Sano vilpittömästi äänessäsi "kiitos soittamisesta". Hyvää päivää! "

Osa 3 Vaikeiden puhelujen hallinta

1. 
   

   
   Opi kuuntelemaan aktiivisesti. Älä riita asiakkaan kanssa tai katkaise hänet. Vaikka henkilö olisi väärässä tai tiedät mitä seuraavaksi sanoa, anna hänen sanoa, mitä hänellä on sydämessään. Kuuntelemalla aktiivisesti keskustelukumppaniasi, voit luoda suhteen heihin ja estää äänen nousua.

2. 
   

   
   Laske äänesi ja puhu tasaisella äänellä. Jos asiakas alkaa nostaa ääntään, puhu hitaammin, pitäen rauhallisena. Tämän avulla voit rauhoittaa keskustelukumppaniasi. Jos asiakas ei vaikuta asiakkaan ääniin, annat hänelle mahdollisuuden toipua ja rauhoittua.

3. 
   

   
   Näytä empatiaa. Tämän avulla voit luoda yhteyden keskustelukumppanisi kanssa. Saa hänet ymmärtämään, että ymmärrät hänen turhautumisensa tai vaatimuksensa. Se saattaa olla tarpeeksi rauhoittaakseen häntä. Se on vähän sanallista vastinetta pään ravistamiselle ja auttaa asiakasta tuntemaan itsensä ymmärtäväiseksi.

4. 
   

   
   Vältä järkytystä. Jos asiakas on töykeä, hengitä syvään ja jatka keskustelua ikään kuin mitään ei olisi tapahtunut. Koska ei ole liian epäkohteliasta järjestää asioita, ja tilanteesta saattaa jopa tulla vaarallinen. Muistuta kohteliaasti asiakasta siitä, että yrität auttaa häntä ja että teet kaikkensa, jotta asiat ovat oikein. Hyvin usein tämä yksinkertainen huomautus riittää rauhoittamaan jännitystä.

5. 
   

   
   Vältä halveksivien huomautusten ottamista liikaa sydämellesi. Keskity ongelmaan äläkä ota asiakkaan kritiikkiä liian sydämeen. Muista, että asiakas ei tunne sinua ja on vain turhautunut ja vihainen sinusta yrityksen edustajana. Tuo keskustelu rauhallisesti takaisin puhelun aiheeseen ja ehdottamaasi ratkaisuun ja ohita loukkaavat kommentit.

6. 
   

   
   Älä unohda, että olet vuorovaikutuksessa ihmisen kanssa. Meillä kaikilla on huonoja päiviä, ja ehkä keskustelukumppanisi on riidellä vaimonsa kanssa, saanut sakkoja tai saanut huonoa onnea koko viikon! Olemme kaikki olleet tällaisessa tilanteessa. Yritä kirkastaa päiväsi pitämällä rauhallisena pitämättä sitä alas. Sinäkin tunnet olosi paremmaksi!