Kuinka käsitellä saamisia

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Luottokäytäntöjen määrittely
• Osa 2 Laskutusasiakkaat
• Osa 3 Saamisten seuranta
• Osa 4 Käytä saamisia koskevia laskentamenetelmiä

Jos omistat luottolaitoksen ja annat luottoa asiakkaillesi, on tärkeää määritellä myyntisaamisten menettelyt. Asiakasluotto on, kun annat asiakkaasi saada palvelun tai ottaa välittömästi tuotteen haltuunsa vastineeksi lupauksesta maksaa sinulle myöhemmin. Toisin sanoen, annat hänelle haltuasi sinun tuotteesi ennen kuin ne edes maksavat sinulle. Jos hyväksyt luottokortit, liikkeeseenlaskija hallitsee riskejä. Jos asiakkaiden on maksettava sekillä tai käteisellä, sinun on tarkistettava maksut ja hallittava riskejä. Myyntisaamisten käsittely koostuu luotonantomenettelyjen perustamisesta, laskujen tuottamisesta, erääntyvien ja vastaanotettujen maksuilmoitusten pitämisestä sekä kirjanpitotoimintojen suorittamisesta.

vaiheet

Osa 1 Luottokäytäntöjen määrittely

1. 
   

   
   Kehitä luottohakemusta. Määritä, haluatko antaa luottoa yksityisille tai vain yrityksille. Pyydä kaikkia asiakkaitasi täyttämään hakemus arvioimaan heidän luottokelpoisuuttaan. Tarkista kaikkien luotonhakijoiden tilit.
   • Henkilöiden on ilmoitettava nimi, yhteystiedot, työllisyys- ja sosiaaliturvatunnus.
   • Yritysten on ilmoitettava toiminimensä, kirjanpito-osastonsa yhteystiedot, muiden yritysten luottotiedot ja heidän johtajiensa nimet.

2. 
   

   
   Aseta yleiset myyntiehdot. Kehitä asiakirja, joka selittää tarpeitasi ja asiakkaan velvollisuuksia. Määritä myös maksujen eräpäivä. Voit esimerkiksi ilmoittaa, että maksut on suoritettava 30 päivän kuluessa ostosta. Määritä viivästyneistä maksuista maksettavan koron määrä. Ilmoita, että asiakkaan on maksettava palkkiot palautetuista sekeistä tai perinnästä.
   • Luotonhakijan on kyettävä allekirjoittamaan lomake varmistaakseen, että hän on lukenut ja ymmärtänyt lausekkeet.

3. 
   

   
   
   
   Noudata kulutusluottoja koskevaa lakia. Kulutusluotot ovat sopimuksia, joilla lainanantaja antaa lainanottajalle (joko yksityishenkilöille tai rahoitusyrityksille) palautettavan rahasumman tavaroiden ja palvelujen hankkimiseksi. Ranskassa Lagarden laki on uudistanut kulutusluottoja kuluttajien suojelemiseksi. Tämä laki asettaa lainanantajalle myös uusia velvoitteita. Tässä on joitain säännöksiä, jotka tässä laissa säädetään.
   • Luotonantajan ei tulisi missään tapauksessa mainostaa, että luotto parantaa asiakkaan tilannetta.
   • Lainanantaja voi vapaasti valita vakuutuksen, joka sopii hänelle parhaiten.
   • Luottolaitosten on tarkistettava lainanottajan luottokelpoisuus ja varmistettava, että lainanottajaa ei ole rekisteröity FICP-tiedostoon.
   • Lisätietoja artikkelista on lisätietoja kulutusluottoja koskevista laeista.

Osa 2 Laskutusasiakkaat

1. 
   

   
   
   
   Ymmärrä mikä lasku on. Lasku on asiakirja, jonka ostaja saa myyjältä myyntihetkellä. Se kuvaa myytyjä tuotteita ja palveluita, niiden kustannukset ja maksupäivän, jona maksu odotetaan. Lasku eroaa kuitista. Ostokuitti annetaan vain, jos asiakas maksaa kokonaisuudessaan ostohetkellä. Jos hän maksaa myöhemmin tai porrastetusti, sinun on annettava hänelle lasku.
   • Lasku eroaa lausunnosta. Lauseke lähetetään asiakkaalle yhdellä tai useammalla nykyisellä laskulla ja siinä ilmoitetaan erääntyvä kokonaissumma. Sen päätehtävänä on yksinkertaistaa laskutusprosessia.

2. 
   

   
   Valitse laskutapa. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa: voit joko laskuttaa itse tai palkata yrityksen tekemään se. Jos olet vasta aloittamassa, tee se itse. Pystyt syventämään tietosi yrityksen taloudesta. Myöhemmin voit antaa tämän tehtävän toiselle henkilölle.

3. 
   

   
   Lisää kaikki asiaankuuluvat tiedot laskuun. Kirjoita selvästi sana lasku. Sisällytä tiedot asiakkaan ja tarjottujen tuotteiden tai palveluiden tunnistamiseksi. Muista mainita selvästi nimesi, liiketoimintayksikkösi nimi ja osoite, johon asiakkaiden tulee lähettää maksut.
   • Anna jokaiselle laskulle yksilöivä numero.
   • Ilmoita päivämäärä selvästi.
   • Ilmoita asiakkaan nimi ja osoite sekä yrityksesi nimi ja osoite.
   • Ilmoita selkeästi ostetut tuotteet tai palvelut sekä ostopäivämäärä.
   • Ilmoita erääntyvä summa ja maksun eräpäivä.

4. 
   

   
   Valitse laskuttaa sähköisesti tai paperi. Voit lähettää paperilaskuja postitse, sähköisiä laskuja sähköpostitse tai molempia. Asiakkaiden tulee ilmoittaa, kuinka he haluaisivat vastaanottaa laskut. Sähköinen laskutus on kätevämpää ja halvempaa kuin paperilaskutus. Jotkut asiakkaat eivät kuitenkaan halua paljastaa taloudellisia tietoja verkossa. Lisäksi, jos asiakas muuttaa sähköpostiosoitetta, sinulla voi olla vaikeuksia ottaa yhteyttä häneen.

5. 
   

   
   Yritä liittää vastauskuori laskuun. Asiakkaat voivat lähettää maksun helpommin. Kirjoita osoitteesi suoraan kirjekuoreen. Ota halutessasi ikkunakuori, tulosta osoitteesi laskuun ja pyydä asiakasta varmistamaan, että osoitteesi näkyy ikkunassa. Jos asiakas maksaa yleensä verkossa tai henkilökohtaisesti, tee siitä muistiinpano. Jos asiakas ei halua saada vastauskuorta, säästä tämä kustannus.
   • Maksuprosessin helpottamiseksi perustaa suora talletusjärjestelmä, jolla vähennetään myyntisaamisten laskutetut hinnat automaattisesti. Yleensä on helppo perustaa tällainen järjestelmä pankkien kautta.

Osa 3 Saamisten seuranta

1. 
   

   
   Valitse velanhallintajärjestelmä. Voit mieluummin käyttää manuaalisia tiedonsiirtojärjestelmiä, joissa on Excel. Jos yrityksesi kasvaa, voit kuitenkin automatisoida hallintaprosessisi velanhallintaohjelmistoilla, kuten QuickBooks. Voit käyttää myös Web-pohjaisia ​​taloushallinnon työkaluja, kuten Mint tai FreshBooks.

2. 
   

   
   Käytä manuaalista luottotietojärjestelmää. Sinulla on mahdollisuus laatia laskentataulukko Excelissä. Luo sarakkeet päivämäärälle, asiakkaan nimelle, erääntyvälle summalle, laskun numerolle ja maksupäivälle. Kirjoita tiedot kaavioon lähettääksesi laskut ja vastaanottaa maksuja.
   • Sinun on luotava laskupohja ja käytettävä sitä laskujen lähettämiseen.
   • Pidä saatavat-tiedosto ja maksetut laskut -kansio.
   • Maksamattomat laskut säilytetään saamistiedostossa.
   • Kun laskut on maksettu, poista ne suoraan saamistiedostosta ja laita ne maksettujen laskujen kansioon.

3. 
   

   
   Seuraa saamisia ohjelmiston avulla. Jos käytät kirjanpito-ohjelmistoa saamisvaihtoehdon kanssa, voit käyttää sitä helposti laskujen ja maksettavien maksujen seuraamiseen. Voit muokata suoraan asiakas- ja myyntitietoja järjestelmässä. Tämän avulla voit luoda paperi- ja sähköisiä laskuja automaattisesti. Jos järjestelmä käyttää Internetiä, voit lähettää laskut suoraan asiakkaille sähköpostitse. Sinulla on mahdollisuus luoda raportti, joka kertoo, mitkä laskut ovat vielä jäljellä, joten sinun ei tarvitse pitää erillisiä paperitiedostoja maksetuille ja maksamatta oleville laskuille.
   • Kirjanpito-ohjelmistolla voit myös luokitella laskut aikajärjestykseen. Tämä prosessi koostuu maksamatta olevien laskujen erottamisesta viivästyneiden maksujen päivien lukumäärällä, jolloin voit soveltaa perintäkäytäntöä, jossa määrätään tietyistä toimenpiteistä, kun maksut viivästyvät 30, 60 tai 90 päivää.

4. 
   

   
   Anna kuukausittain tiliotteita asiakkaille. Tilinpäätös eroaa laskusta. Se annetaan kerran kuukaudessa, ja siinä ilmoitetaan kaikki vanhojen laskujen erääntyvät määrät. Tilinpäätös osoittaa myös saadut maksut. Lopuksi, tämä asiakirja osoittaa siirretyn saldon, joka on maksamatta. Maksamattomien tilien tapauksessa olisi oltava käytössä järjestelmä jäljellä olevien tilien tunnistamiseksi, jäljittämiseksi ja palauttamiseksi.

Osa 4 Käytä saamisia koskevia laskentamenetelmiä

1. 
   

   
   Käytä kirjanpito-ohjelmistoa prosessin automatisointiin. Kirjanpito-ohjelmiston avulla voit paitsi tuottaa laskuja myös asettaa automaattisesti kuukausitilinpäätöksen. Tällaisen automaation etuna on, että se säästää paljon aikaa ja helpottaa työtäsi sen sijaan, että sinun pitäisi kirjoittaa samat tiedot manuaalisesti useammin kuin kerran. Tämän järjestelmän etuna on myös se, että virheitä on vähemmän, kun kirjoitat erilaisia ​​määriä tai tietoja eri raporteista.

2. 
   

   
   Tee ilmoitus palvelujen myynnistä luotolla. Ensin hyvitetään myyntitilille palvelusta maksettava summa. Veloita sitten saamiset samasta summasta. Kun asiakas maksaa, veloita maksettu summa tililtä. Hyvitä sitten asiakastilille sama summa.
   • Oletetaan, että lähetät 5 000 dollarin laskun asiakkaalle palvelun tarjoamisesta.
   • Hyväksy 5000 euron veloituskirja saatavista. Taseessa omaisuuserässä olevat saamiset kasvavat.
   • Vietä kirjoitus 5000 euron hyvityksellä myynnistä. Myynnin kasvu tilinpäätöksessä.

3. 
   

   
   Tee ilmoitus luottotavaroiden myynnistä. Aseta ensin päiväkirjamerkinnät päiväkirjaan myynnin ja siihen liittyvien saamisten kirjaamiseksi. Aivan kuten palvelua varten, sinun on hyvitettävä myynti- ja myyntisaamiset. Harkitse sitten asiakkaille myytävien osakkeiden vähentämistä kustannuksina ja säästä.
   • Oletetaan, että teit 10 000 dollarin liiketapahtuman, jossa myit 7000 dollarin arvosta tavaroita asiakkaalle.
   • Hyväksy myyntitapahtuma 10 000 euroa ja myyntisaamiset 10 000 euroa.
   • Kirjoita sitten 7000 euron veloitus myytyjen tavaroiden kustannuksista. Tämä on tilinpäätöksessä kuluna. Kirjoita sitten varastotilille 7 000 dollarin hyvitys. Vaihto-omaisuuden puute vähenee taseessa 7 000 eurolla.

4. 
   

   
   Lähetä luottotappiot. Paras tapa huonojen velkojen tunnistamiseksi on arvioida kuukausittain päiväkirjaan kertyvien maksamatta olevien laskujen lukumäärä. Tällä tekniikalla on mahdollista kirjata luottotappiot samassa kuussa, jolloin laskut tehtiin.Se on sopusoinnussa sovittamisperiaatteen kanssa, jonka mukaan kaikki kulut on kirjattava samaan kuukauteen kuin syntyneet tuotot.
   • Jos et kerää huonoja velkoja ja odotat yksinkertaisesti kirjanpitoa luottotappioista, kun asiakas ei maksa, tämä rikkoo täsmäytysperiaatetta.
   • Jos esimerkiksi arvioit, että 40 000 euron laskua ei makseta kuukauden kuluessa, rekisteröi 40 000 euron kulu luottotappiotilille. Tämä näkyy kulueränä tilinpäätöksessä.
   • Sijoita lisäksi kirjanpitoarvo saman määrän hyvityksestä epävarmoille tilille taseeseen.
   • Kun tunnistat maksamattomia laskuja, sinun on otettava rahat vain huonojen velkatilien ja saamistilien joukosta.

5. 
   

   
   Lähetä alennuksia varhaisesta maksusta. Jos tarjoat alennuksen ennakkomaksusta, asiakas maksaa vähemmän kuin laskusumma. Tallenna sitten erotus voittovähennyksenä myynnin alennustilille. Tämän avulla voit tarkistaa tuloslaskelman poikkeamat.
   • Oletetaan, että lähetät asiakkaalle 1000 dollarin laskun ja annat hänelle 10% alennuksen, tai 100 euroa, maksamaan 10 päivää aikaisemmin. Tämä asiakas maksaa kuitenkin vain 900 €.
   • Hyväksy 1000 euron merkintä saamisista.
   • Debet 900 € myynnistä ja 100 € myyntitililtä.

6. 
   

   
   Laadi myyntisaamisten historiallinen selvitys. Tällainen raportti antaa sinulle tiedot kaikista maksamatta olevista laskuista. Sen rakenne osoittaa, kuinka vanhat laskut ovat. Voidaan esimerkiksi olla sarakkeita nykyisille laskuille, niille, joiden maksuviivästys on 0–15 päivää, 16–30 päivää, 31–45 päivää ja yli 45 päivää. Voit käyttää sitä arvioimaan luottotappiot. Voit käyttää tätä raporttia myös laskujen tunnistamiseen, jotka vaativat jatkotoimia.