Kuinka organisoida työsi ja keskittyä siihen

Sisältö

• vaiheet
• Tapa 1 Aseta itsesi oikeaan mielentilaan
• Tapa 2 Siivoa työtila
• Menetelmä 3 Estä häiriötekijät

Toimisto on usein paikka, jossa on tärkeintä pysyä keskittyneenä ja välttää häiriötekijöitä. Se on kuitenkin usein myös paikka, jossa henget harhautuvat ja joissa ihmiset ovat kaikkein epäjärjestyneimpiä. Nopeassa tahdissa, joka on täynnä häiriötekijöitä, voi vaikuttaa mahdotonta ylläpitää keskittymistä ja organisaatiota.Asettamalla itsesi oikeaan mielialaan, puhdistamalla työtilan ja välttämällä häiriöitä parhaan mahdollisen avulla, voit kuitenkin pysyä järjestäytyneenä ja keskittyä toimistoon.

vaiheet

Tapa 1 Aseta itsesi oikeaan mielentilaan

1. 
   

   
   Valmista päiväsi etukäteen. Kirjoita päiväohjelmaan kaikki tehtävät, jotka haluat tehdä, työpäiväsi alussa tai sitä edeltävänä iltana. Valmistelemalla kaiken, mitä sinun on tehtävä etukäteen, autat valmistautumaan henkisesti. Se voi myös estää sinua häiritsemästä, koska joudut seuraamaan suunnitelmasi.
   • Jotkut älypuhelimien sovellukset, kuten Wunderlist tai Todoist, voivat auttaa sinua pysymään keskittyneinä asettamalla muistutuksia tehtävistä, jotka sinun on tehtävä. Tämä on hyvä valinta, jos taipumus poiketa tavoitteistasi päivän aikana. Säädettävät hälytykset auttavat sinua pysymään tehtävissäsi.

2. 
   

   
   
   
   Anna itsellesi valmisteluaika. Kiirettäessä aamulla töihin tai saapuessasi myöhään, tunnet stressiäsi päivän alusta. Vältä tätä tapahtuvaa antamalla itsellesi riittävästi aikaa töihin. Voisit jopa saapua vähän aikaisemmin. Ymmärrät, että olet keskittyneempi ja tuottavampi tällä tavalla.
   • Lisäksi voit hengittää syvästi useita kertoja istuessasi pöydällesi. Tämä antaa sinulle viisi minuuttia tottua. Viettämällä vähän aikaa itsellesi ennen töiden aloittamista, tunnet olosi rauhallisemmaksi, mikä auttaa pysymään järjestäytyneenä ja tuntemaan olonsa vähemmän hajamieliseksi.
3. Aloita yksinkertaisella tehtävällä. Tämä auttaa sinua valitsemaan ja keskittymään. Aloita päivä pienellä tehtävällä ja kun olet lopettanut pesun, tunnet olevansa motivoituneempi hoitamaan monimutkaisempia tehtäviä.
4. Keskity yhteen tehtävään kerrallaan. On helpompaa työskennellä saman tehtävän kanssa jonkin aikaa kuin lopettaa ja jatkaa myöhemmin. Se antaa sinulle aikaa keskittyä ja jatkaa ajatuksiasi siitä, mihin jäit. Häiriöiden ja organisaation puutteen välttämiseksi aloita tehtävä ja työskentele sen kanssa pysähtymättä loppuun. Siirry sitten seuraavaan.

5. 
   

   
   
   
   Tee huomiota kiinnittäviä harjoituksia. Auta sinua pysymään keskittyneenä koko päivän ajattelutavalla. Se tarkoittaa yksinkertaisesti, että sinun on kiinnitettävä huomiota nykytilaan ja oltava henkisesti läsnä tekemästäsi. Tämä estää mieltäsi vaeltamasta ja auttaa sinua tekemään hyvää työtä.
   • Esiharjoitukset tai mielenterveys työn aikana auttavat lievittämään jännitystä ja ovat paremmin valmistautuneita henkisesti ja fyysisesti seuraavaa päivää varten. Se antaa sinulle myös tarvitsemasi energian, jotta päiväsi olisi mahdollisimman tuottava.
   • Huomaavaisuuden harjoittamiseen voi liittyä yksinkertaisesti hyvä keskittyminen hengitykseesi, vaiheisiisi, hissiisi tai muuhun, mitä teet. Tunnet olosi valppaammaksi ja keskittyneemmäksi loppupäivän aikana, jos aloitat sen sellaisella harjoituksella.
6. Muuta ympäristöä, jos työskentelet etäyhteydessä. Jos sinusta tuntuu levoton tai kyvyttömyys keskittyä, sinun tulee harkita menemistä ulos ja mennä kahvilaan tai kirjastoon töihin. Ympäröimällä aktiivisesti työskentelevien ihmisten kanssa tunnet olosi motivoituneemmaksi.

Tapa 2 Siivoa työtila

1. 
   

   
   Poista kaikki mitä et tarvitse. On aika siivota, jos työalueesi näyttää epäkunnolta. Järjestämätön kirjoituspöytä saa sinut tuntemaan uupumusta ja sinun on vaikea keskittyä. Poista kaikki häiriötekijät ja sotku pöydältäsi, jotka pitävät sinut tuottavuudesta.
   • Keskity esimerkiksi yhteen alueeseen kerrallaan ja kysy itseltäsi, auttavatko jokainen siinä olevaa esinettä tavoitteiden saavuttamisessa. Heitä pois ne, jotka eivät auta sinua. Tämä voi sisältää huonekaluja, kansioita, papereita, muistiinpanoja, kirjoja tai jopa valokuvia.

2. 
   

   
   Luo tuottava toimistoorganisaatio. Saatat olla yllättynyt siisteän toimiston vaikutuksesta tuottavuuteen. Ota aikaa löytääksesi sinulle parhaiten sopiva organisaatio ja kokeile tätä lähestymistapaa.
   • Sijoita näyttö noin 40 cm etäisyydellesi silmiesi tasolle. Puhelimet ja muut työkalut, joita käytät usein, tulee asettaa hallitsevan käden sivulle, jotta sinun ei tarvitse liikuttaa käsiäsi edessäsi päästäksesi niihin. Laita päivittäin käyttämäsi asiat työpöydällesi ja laita ne, joita käytät vähemmän laatikoihin. Pidä henkilökohtaiset tavarasi minimaalisena ja laita käyttämäsi tarvikkeet vierekkäin.

3. 
   

   
   Järjestä pino tehtäviä. Älä anna asioiden pinot antaa sinun uhkailla hallitsevan toimistosi. Sen lisäksi, että nämä paristot vähentävät järjestäytymistä, ne stressaavat sinua. Yritä sen sijaan luoda järjestäytynyt tila, johon ne sijoitetaan, joille ei vie liian paljon tilaa.
   • Luo kansiot jokaiselle tehtävälle tai pinolle. Laita ne työpöydän laatikoihin, pieneen kaappiin tai minne haluat. Avaa jokainen työkirja ja poista siinä olevat tarpeettomat paperit, kun projekti on valmis. Aseta sitten kansio paikkaan, jonka valitsit suoritetuille tehtäville.

4. 
   

   
   Puhdista toimisto ennen lähtöä joka päivä. Tunnet uupuneen ja uupuneen päivän alussa, jos saavut toimistolle nähdäksesi häiriön. Vältä tätä tallentamalla ja järjestämällä työpaikkasi ennen lähtöä päivittäin. Vältä tätä tallentamalla ja järjestämällä työpaikkasi ennen lähtöä päivittäin.
   • Järjestä toimistosi tuntia ennen lähtöä. Tämä auttaa sinua löytämään raportin, jonka olet ehkä unohtanut antaessasi aikaa lopettaa ennen päivän päättymistä.

Menetelmä 3 Estä häiriötekijät

1. 
   

   
   Ota hetki lauluasi. Voit häiritä keskittymistäsi, jos teet useita asioita kerralla. Jos lopetat jatkuvasti katsoaksesi tai kuunnellemasi, keskeytät ajatuksiesi langan ja olet hajamielinen. Sen sijaan, että huolehtisit heistä heidän saapuessaan, voit viettää jonkin aikaa päivän aikana niiden loppuun saattamiseksi. Tällä tavalla et ajattele sitä koko päivän.
   • Yritä hiljentää puhelimesi tänä aikana. Jos teet niin, ilmoita heille, jotka saattavat soittaa sinulle, että soitat heille myöhemmin.
   • Harkitse DS-ilmoitusten poistamista käytöstä tietokoneellasi. Tällä tavalla sinulla ei ole houkutusta tarkistaa ne joka kerta, kun uusi saapuu.

2. 
   

   
   Järjestä työsi ajanjakson mukaan. Voit pysyä valppaana vain hetken, ennen kuin mielesi alkaa vaeltaa. Valitse tietty aika työskennellä, anna sen jälkeen lyhyen tauon. Tämän avulla voit pysyä keskittyneenä työn aikana, koska tiedät, että voit levätä, kun olet valmis.
   • Aseta hälytys valitsemallesi ajanjaksolle. Tämä estää sinua katsomasta koko ajan katsomaan, kuinka paljon aikaa sinulla on jäljellä seuraavaan tautoon, mikä on sinänsä häiriötekijä. Aloita 60 minuutin lohkoilla ja lisää kestoa vähitellen 90 minuuttiin.

3. 
   

   
   Pidä säännöllisiä taukoja. Tämä saattaa vaikuttaa haitalliselta, mutta tauot työn aikana auttavat sinua tuntemaan olonsa täynnä energiaa ja tuottava. Lisäksi, jos tiedät, että sinulla on tauko pian, olet vähemmän taipuvainen antamaan tiettyjä häiriötekijöitä, kuten sosiaaliset verkostot ja puhelut, jotka eivät ole hätäapuja, keskeyttämään työn.
   • Pidä viiden - kymmenen minuutin taukoja tunnissa. Tee sitten pidempi tauko kahden - kolmen tunnin välein. Taukoilla voit juoda lasillisen vettä, keskustella työtoverin kanssa tai mennä ulos venyttämään jalkojasi.