Kuinka kirjoittaa projekti toimittaakseen hallitukselleen

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Projektin kirjoittaminen
• Osa 2 Jaa projekti

Projektin jättäminen hallintoviranomaisillesi on hyödyllinen taito, jos haluat tarjota uusia mahdollisuuksia kirjata lisätuloja, ehdottaa menettelytapojen parannuksia tai paljastaa tehokkaita tekniikoita taloudellisemmaksi. Voit myös päättää kirjoittaa ehdotuksen, kun sinusta tuntuu, että jotain on muutettava. Jos aiot kuvata tällaisen asiakirjan toimittaaksesi sen yrityksen hallinnolle, sinun on ensin otettava tarvittava aika kerätä asiaankuuluvat tiedot. Voit myös lähettää ideoitasi kollegoillesi saadaksesi heidän mielipiteensä ja tietää, noudattavatko he projektiasi, minkä jälkeen sinun on varmistettava, että lähestyt suuntasi taktisesti.

vaiheet

Osa 1 Projektin kirjoittaminen

1. 
   

   
   Määritä tarkasti kyseinen ongelma tai idea. Jos haluat kuvata kustannusten vähentämistä tai toiminnan tehostamista, sinun on ensin määritettävä pääongelma. Useimmiten idea voisi olla sinulle selkeä, mutta jos haluat kommunikoida siitä tai tarjota ratkaisuja, olisi viisasta olla erittäin tarkkaavainen.

2. 
   

   
   Tee tutkimuksesi. Ennen projektin kirjoittamista on tärkeää, että tarkistat kaikki siihen liittyvät elementit. Hakeudu keskustelua osapuolten kanssa, olivatpa ne sitten työtovereitasi, esimiehiäsi tai asiakkaitasi. Voit myös lukea muiden yritysten johtamia samanlaisia ​​ohjelmia nähdäksesi, mitä he tekevät eri tavalla.
   • Jos sinusta tuntuu esimerkiksi, että johdon on muutettava ruokailua, keskustele ensin keittiön henkilökunnan kanssa. Mitä he ajattelevat? Onko heidän pitänyt työskennellä muualla muiden ateriapalveluiden kanssa? Mitä kollegasi ajattelevat tästä? Nämä ovat kaikki näkökohdat, joihin sinun on puututtava. Voi olla, että tyytymättömyytesi on pikemminkin henkilökohtaisen maun kuin laadun kysymys.

3. 
   

   
   
   
   Kirjoita kuvaus ongelmasta. Aloita projektisi kirjoittaminen kuvailemalla ensin nykytilannetta. Korosta sitten merkitykselliset tosiasiat (paikat, päivämäärät, osallistujat). Älä tuomitse tällä tasolla, keskity sen sijaan selittämään asiat sellaisina kuin ne ovat.
   • Esimerkiksi voit kirjoittaa: "Yritys X on hyötynyt catering-palveluista Y viimeisen seitsemän vuoden ajan. Tänä aikana saatavissa olevien pääruokien määrä laski viidestä kahteen. Myös lähinnä kasvissyöjille tarkoitettujen ruokien määrä on vähentynyt, ja on jopa päiviä, jolloin mitään sellaista ei ehdoteta.

4. 
   

   
   Selitä, mitä ehdotat ratkaisuksi. Kun olet tunnistanut ongelman, voit alkaa kirjoittaa tarkalleen mitä ehdotat tekeväsi. Keskity tärkeimpiin näkökohtiin. Osoita, että havainnot perustuvat tutkimukseesi.
   • Voit esimerkiksi kirjoittaa "Ehdotan, että yrityksen X catering-palvelu korvataan toisella. Yrityksellä X on tässä suhteessa useita vaihtoehtoja. Sekä W- että Z-ateriapalvelu tarjoavat laajemman valikoiman valikoita ja tarjoavat kustannuksia, jotka ovat verrattavissa nykyisen tarjoajamme kustannuksiin. Lisäksi, koska ateriapalvelu Z tarjoaa kasvissyöjiä, vegaaneja ja gluteenitonta ennakoita joka päivä, se voisi vastata paremmin työntekijöidemme tarpeisiin. W-ravintoloitsijan osalta se tarjoaa vähemmän ruokia vegaaneille, mutta voisi olla myös hyvä valinta. Vuonna 2011 tehdyn tutkimuksen mukaan 40% työntekijöistämme on kasvissyöjiä, 10% vegaaneja ja 2% mieluummin gluteenittomia ruokia.

5. 
   

   
   
   
   Kehitä suunnitelma. Kuvaile jokainen vaihe ja keskity aikatauluihin tai kustannuksiin niiden toteuttamiseksi. Ole selkeä mitä tiedät ja mikä on vielä selvitettävää. Muista kirjoittaa numeroidut vaiheet ja antaa sitten lisätietoja. Älä yliarvioi innovoinnin merkitystä, jonka etsit, vaan esitä saavutetut tulokset.
   • Pitopalvelun vaihtamiseksi meidän on: 1: lopetettava tarjoilijamme kanssa tekemämme sopimus Y, 2: kokeilla palveluntarjoajien W ja Z ruokia, 3: valita yksi niistä, 4: allekirjoittaa sopimus valitun catering-palvelun kanssa. Maksujen tulisi olla verrattavissa tarjoilijan Y tarjoamaan hintaan. Niin kauan kuin irtisanomme toimittajan Y kanssa tehdyn sopimuksen, rahallisia seuraamuksia ei pitäisi olla. Lisäksi, jos työntekijämme arvostavat enemmän uusia aterioita, on suuri mahdollisuus, että he ovat onnellisempia työpaikallaan.

6. 
   

   
   Esitä mahdolliset vastalauseet. Osoita, että olet täysin tietoinen suunnitelmasi mahdollisista puutteista. Onko työntekijöiden keskuudessa vastarintaa? Jotkut ihmiset saattavat esimerkiksi pitää nykyisen catering-palvelusi palveluista. Voisitko vakuuttaa valtion viraston, että uusi ideasi on turvallinen? Keskustele vaiheista, jotka aiot tehdä vakuuttaaksesi muut projektisi toteutettavuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta.

7. 
   

   
   Määritä tarvittavat materiaalit ja henkilöstö. Jos ehdottamasi uusi projekti vaatii materiaalien ostamista tai uusien työntekijöiden palkkaamista, ilmoita tämä vaiheiden määrittelemisen jälkeen. Muista mainita myös tarvittava aika, koska tämä on myös resurssi. Luo tarkistuslista päästäksesi siitä pois. Voit esimerkiksi kirjoittaa seuraavan.
   • Tarvittava: alakomitea arvioimaan ateriapalvelua (4 henkilöä yrityksen eri osista), 2 tuntia maistamiseen ja 3 tuntia raportin kirjoittamiseen.

8. 
   

   
   Tee päätelmät tärkeimpien etujen perusteella. Riippumatta siitä, mitä muutosta aiot tehdä, toista tämä prosessi uudelleen lopussa. Keskustelkaa vielä kerran projektin kolmesta pääelementistä ja laske sitten lopullinen lause. Ajattele sitä yhteenvedona. Esimerkiksi voisit sanoa seuraavan.
   • "Kuten tämä ehdotus osoittaa, juhla Y on vähentänyt tarjoamiensa ilmoittautumisten määrää viimeisen seitsemän vuoden aikana. Palveluntarjoajat W ja Z tarjoavat monipuolisempia valikoita suhteellisen vertailukelpoisilla hinnoilla. Ehdotan, että voimme tehdä maistamistestejä näiden ateriapalveluiden kanssa valitaksemme uudelle yritykselle uuden ruokatoimittajan. Tämä lisää varmasti työntekijöiden tyytyväisyyttä ja säilyttämistä. "
   • Mainitse erityiset rahalliset tai määrälliset edut. Jos esimerkiksi innovaatiosi voi vähentää kustannuksia, sinun on korostettava tätä.
   • Esitä laadulliset edut. Yrityksellä on joskus useita etuja, joita ei voida mitata konkreettisilla tiedoilla ja lukuilla.Jos ideasi auttaa lisäämään työntekijöiden tyytyväisyyttä, on tärkeää, että mainitset sen. Nämä parannukset voivat olla yhtä hyödyllisiä kuin kvantitatiiviset parannukset.

Osa 2 Jaa projekti

1. 
   

   
   Pyydä kollegaa lukemaan se. Ihannetapauksessa sinun pitäisi pyytää kollegaa lukemaan projektiasi ja antamaan sinulle mielipiteesi. Hän voi hyväksyä ohjelmasi sisällön, mutta jos näin ei ole, harkitse hänen vastalauseiden ottamista huomioon. Jos mielestäsi nämä ovat merkityksellisiä ja parempia kuin mitä ehdotat, harkitse tarkistusta. Muussa tapauksessa, jos ymmärrät sen perustelujen merkityksen, mutta et hyväksy niitä, harkitse niiden sisällyttämistä vastalauseisiin.

2. 
   

   
   Tarkista projekti uudelleen. Kun olet kirjoittanut projektisi ja kollegasi lukenut sen, sinun on nyt tarkistettava sitä sujuvuuden, kieliopin, tarkkuuden ja sanamäärän parantamiseksi. Sinun ei pitäisi tehdä ehdotusta liian kauan, muuten vaarana on, että johtajasi eivät lue sitä. Tee kaikki tarvittava pitääksesi kaiken korkeintaan yhdellä tai kahdella sivulla.

3. 
   

   
   Lähetä projekti hallinnollesi. Kun tunnet projektisi olevan valmis, tunnista henkilö, jolle sinun on lähetettävä se. Joissakin organisaatioissa on jokaiselle tiedossa oleva johtaja, joka on vastuussa päätöksenteosta. Muissa yhteiskunnissa, joissa rakenteet ovat sivuttaisempia, voi olla vaikeampaa tietää, kuka todelliset päätöksentekijät ovat. Tee perusteellinen tutkimus yrityksestäsi selvittääksesi kuka vastaa näistä asioista.
   • Kun tiedät kenelle luovuttaa projektisi, katso, onko sinulla mahdollisuus tête-à-tête hänen kanssaan. Hyvin usein ihmiset vastaavat suotuisammin innovaatiopyyntöihin, kun vaihto tapahtuu kasvokkain. Jos ei, lähetä projekti- tai projektipaperiversio.