Kuinka kirjoittaa raportti

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Valmistautuminen
• Osa 2 Muistiinpanojen tekeminen kokouksen aikana
• Osa 3 Pöytäkirjan kirjoittaminen
• Osa 4 Kokouspöytäkirjojen käyttäminen

Sinut on valittu tai nimitetty komiteasi sihteeriksi. Onneksi olkoon! Mutta oletko jo tehnyt muistiinpanoja, laatinut ja laatinut pöytäkirjoja? Soveltaessasi menettelytapasääntöjen sääntöjä neuvottelukokouksiin, kuten Robertsin järjestyssääntöä tai Morin-säännöstöä, vai kehitätkö pöytäkirjaasi omalla tavallasi, joudut noudattamaan tiettyjä menetelmiä huippuosaamisen saavuttamiseksi.

vaiheet

Osa 1 Valmistautuminen

1. 
   

   
   Tutustu yrityksesi kokousmenettelyihin. Jos sihteerin on laadittava muodollinen raportti, on parempi kysyä sovellettavaa menettelysääntöä, nimittäin Koodi Morin tai toinen. Määritä vähemmän muodollisessa ympäristössä, mitä sisällytetään pöytäkirjaan ja miten niitä käytetään.
   • Esittelijänä sinun ei tarvitse tietää kaikkia työjärjestyksiä. Olisi kuitenkin hyödyllistä saada kopio koodista tai pyytää presidenttiä vastaamaan kysymyksiin.
   • Tutustu roolisi. Jotkut esittelijät eivät puutu suoraan keskusteluihin, kun taas toiset tekevät muistiinpanoja osallistuessaan keskusteluun. Kummassakaan tapauksessa sihteerillä ei saa olla toista tärkeää roolia, kuten puheenjohtajana tai avustajana.

2. 
   

   
   
   
   Valmista malli. Kokouspöytäkirjoilla on melkein samanlainen sisältö. Mallin avulla voit standardisoida minuuttien esityksen helposti tarkastellaksesi niitä. Voit myös ladata minuutti-malleja. Jätä riittävästi tilaa ainakin alla luetelluille kohteille.
   • Organisaation nimi.
   • Kokouksen tyyppi. Onko pidettävä säännöllistä vuosittaista tai viikoittaista kokousta, pieni komitean kokous tai erityistarkoitusta varten kutsuttu kokous?
   • Päivämäärä, aika ja paikka. Jätä tilaa istunnon aloitus- ja lopetusaikojen tallentamiseen.
   • Kokouksen puheenjohtajan tai moderaattorin nimi ja sihteerin tai varajäsenen nimi.
   • Luettelo osallistujaa ja poissa anteeksi. Itse asiassa se on läsnäololista. Huomaa, jos päätösvaltaisuus on saavutettu, ts. Jos läsnäolojen määrä on vähimmäisvaatimus äänestämiseksi.
   • Jätä tilaa allekirjoituksellesi. Sihteerinä sinun on aina allekirjoitettava työsi. Lisäpyyntö voidaan tarvita, kun pöytäkirja on hyväksyttävä, mutta se riippuu yrityksesi menettelytavoista.
   • Päiväjärjestys, jos sellainen on. Jos et ole itse laatinut esityslistaa, pyydä kokouksen puheenjohtajaa tai moderaattoria antamaan sinulle kopio, joka on hyödyllinen muistiinpanojesi järjestämisessä.

3. 
   

   
   
   
   Pidä kannettava tietokone tai kannettava tietokone mukanasi. Varmista, että käytät laitteitasi mukavasti. Jos kirjoitat usein minuutteja, hanki kannettava tietokone tätä tarkoitusta varten tai luo kansio tietokoneellesi.
   • Jos olet laatinut edellisen kokouksen pöytäkirjan eikä sitä ole toimitettu hyväksyttäväksi, muista pestä myös kanssasi.
   • Nauhuri voi auttaa sinua kirjoittamaan minuutteja myöhemmin, mutta se ei korvaa muistiinpanoja. Jos nauhoitat kokousta kokouksen aikana, varmista, että kaikki läsnäolijat ovat yhtä mieltä. Vastusta kiusausta toistaa osallistujien lausunnot sanasta sanaan.
   • Jos opit stenografiaa, otat muistiinpanoja nopeammin, mutta sinun ei tarvitse toistaa kaikkea mitä osallistujat sanovat kirjoittaaksesi minuuttisi. Itse asiassa sinun on vältettävä tekemästä sitä tällä tavalla.
   • Jos sinut pyydetään tekemään muistiinpanoja julkisesti, käytä piirtoheitinta tai fläppitaulua. Lajittele muistiinpanosi huolellisesti, jotta voit helposti käyttää niitä muistiinpanojen kirjoittamiseen.

Osa 2 Muistiinpanojen tekeminen kokouksen aikana

1. 
   

   
   Levitä aikataulu. Heti kun kaikki ovat paikalla, jaa arkki tai enemmän, jos osallistujia on paljon. Sitä käyttävät kaikki kirjoittaa nimensä ja yhteystietonsa. Tätä luetteloa käytetään sen pöytäkirjan osan täyttämiseen, joka on varattu kokoukseen osallistuneiden henkilöiden nimien kirjaamiseen. Voit myös liittää itse arkin pöytäkirjaan.
   • Jos et tiedä suurinta osaa läsnä olevista ihmisistä, tee taulukkosuunnitelma ja täytä se, kun pyydät kaikkia esittämään itsensä. Pidä luettelo kätevänä muistiinpanojen tekemisen aikana, jotta voit soittaa jokaiselle nimen mukaan tarvittaessa.

2. 
   

   
   Täytä malli maksimiin. Syötä kokouksen avaamista odotettaessa organisaation nimi, kokouksen päivämäärä, paikka ja tyyppi, esim. "Hallituksen viikoittainen kokous, komitean erityiskokous jne." ". Kun kokous alkaa, muista aika.
   • Jos sinulla ei ole mallia, kirjoita nämä tiedot muistiinpanojen alkuun.
   • Jos kokous kutsuttiin koolle tiettyyn tarkoitukseen tai erityiseen aikaan, säilytä kopio ilmoitukselle, joka lähetettiin osallistujille. Sinun on liitettävä se pöytäkirjaan sen kirjoittamisen jälkeen.

3. 
   

   
   Kirjoita ensimmäisen ehdotuksen tulos. Useimmat viralliset kokoukset alkavat ehdotuksella alustavan esityslistan hyväksymiseksi. Tämä ensimmäinen vaihe on esimerkki menettelyn havainnollistamiseksi. Jos kokous alkaa toisella ehdotuksella, muista vain tallentaa samat asiaankuuluvat tiedot.
   • Liikkeen tarkka e, joka alkaa sanalla "ehdotan". Se tarkoittaa yleensä "ehdotan tämän esityslistan hyväksymistä. "
   • Ehdotuksen laatijan nimi.
   • Äänestyksen tulos. Jos äänestys on positiivinen, kirjoita "liike hyväksytty".
   • Jos et pysty toistamaan tarkasti pitkiä ehdotuksia, voit pyytää niiden toimittamista kirjallisesti. Jos tämä on toistuva ongelma, pyydä sisällyttämään tämä vaatimus viralliseen menettelyyn ehdotuksille, jotka ylittävät tietyn määrän sanoja.
   • Jos olet laatinut esityslistan, saatat olla ehdotuksen sponsori ja samalla kokouksen sihteeri. Tämä on täydellistä niin kauan kuin pysyt objektiivisena, koska ei ole ristiriidassa sisällyttää omia toimiasi pöytäkirjaan.

4. 
   

   
   Tallenna muut kokouksen aikana esitetyt ehdotukset. Seuraa menettelyä huolellisesti, mutta älä tallenna niitä pöytäkirjaan, ellei toisin määrätä! Kun uusi esitys esitetään, merkitse asiaankuuluvat tiedot.
   • Muista, että jokaisen ehdotuksen tulee sisältää ehdotuksen ehdot, laatijan nimi ja äänestyksen tulos.
   • Jotkut ehdotukset edellyttävät toisen osallistujan tukea ennen äänestystä. Jos esimerkiksi joku sanoo "Tuki liikettä", tallenna henkilön nimi minuutteihin liikkeen yhteis kirjoittajana.
   • Jos et tiedä ehdotuksen sponsorin nimeä tai joudut kuuntelemaan sitä uudestaan, lopeta kokous kohteliaasti ja kysy kysymyksiä. Tietojen tarkka tallennus on tarpeeksi tärkeä tämän pienen keskeytyksen perustelemiseksi.
   • Jos esitystä muutetaan, toista muistiinpanojen sanamuoto vain. Pöytäkirjassa ei tarvitse ilmoittaa, että ehdotusta on muutettu, ellei tarkistuksesta, josta on käyty pitkää keskustelua, käydä kiistaa.

5. 
   

   
   Kuuntele raporttien esityksiä ja pyydä kopioita. Aina kun raportti, uutiskirje tai vastaava asiakirja luetaan ääneen, kirjaa raportin nimi ja sitä lukeneen henkilön nimi tai sen kirjoittaneen alakomitean nimi. Jos mukana on liitetty liike, tallenna se kuten muutkin liikkeet.
   • Paras on kuitenkin saada kopio asiakirjasta kokouksen lopussa. Esitä muistio puhujalle tai tuolille saadaksesi tämän kopion. Jälkeenpäin liität kopion jokaisesta raportista pöytäkirjaan sen kirjoittamisen jälkeen.
   • Jos kopiota ei ole saatavana, muista, missä alkuperäinen asiakirja säilytetään. Saatat joutua pyytämään näitä tietoja kokouksen jälkeen.
   • Jos osallistuja laatii suullisen raportin asiakirjan lukemisen sijasta, kirjoita yhteenveto lausunnostaan. Älä mene yksityiskohtiin ja älä toista puhujan sanoja.

6. 
   

   
   Huomaa tehdyt tai osoitetut toimenpiteet. Tämä sisältää vahvistus edellisen kokouksen päätösten täytäntöönpano ja uusien toimien toteuttaminen. Onko joku kutsuttu tekemään kirjeen kirjoittaminen? Kirjoita muihin osallistuvien henkilöiden nimet ja heille osoitetut toimet.
   • Kokouksen muodollisuuden asteesta riippuen monet näistä toimista voivat olla osa ehdotukset. Vähemmän muodollisissa kokouksissa sinun on oltava tarkkaavainen päätöksiin, joita ei ole muotoiltu selvästi.
   • Perustele lyhyesti päätöksen mahdollinen syy.

7. 
   

   
   Kirjaa kaikki työjärjestyksen ja menettelytapojen kohdat. Aina kun menettelyä vastaan ​​esitetään vastaväite, panee merkille koko vastaväitteen ja sen perustan, johon presidentti on päättänyt.
   • Muista sisällyttää viittaukset menettelysääntöihin riippumatta siitä, noudatatko sääntöjä tai organisaation protokollaa.

8. 
   

   
   Tiedä milloin kirjoittaa yhteenvetoja keskusteluista. Se on tarpeen tehdä vasta selvästi esitetyn pyynnön perusteella. Virallisesti raportti heijastaa mitä on ollut tosiasia eikä mitä on ollut sanoi . Sinun on kuitenkin otettava huomioon organisaatiosi ainutlaatuiset vaatimukset.
   • Yritä olla muistiinpanoja tekemällä objektiivinen olosuhteista riippumatta. Kirjoita konkreettisia pisteitä etkä tunteita. Minimoi adjektiivien ja adverbien käyttö. Sinun tehtäväsi on kirjoittaa kuiva, tosiasiallinen ja joskus mauton asiakirja!
   • Keskustelujen yhteenvedon ei pitäisi olla ehdokas. Joten älä mainitse puhujien nimiä keskusteluissa. Tämä on erityisen tärkeää, kun vilpittömän keskustelun aikana häikäilemätön puhuja voisi loukkaa joidenkin tunteita.

9. 
   

   
   Sulje kokouksen lopussa. Huomaa aika, jolloin kokous keskeytetään. Muista noutaa kaikki raporttien kopiot tai muistuttaa ihmisiä lähettämään ne sinulle.
   • Tarkista muistiinpanosi varmistaaksesi, että kaikki on selvää ja et ole unohtanut mitään. Tämä on aika kysyä kysymyksiä ennen osallistujien lähtöä.

Osa 3 Pöytäkirjan kirjoittaminen

1. 
   

   
   Aloita kirjoittaminen mahdollisimman pian. On parasta kuvata minuutit heti kokouksen jälkeen, kunhan tapahtumat ovat vielä tuoreita muistoissasi.

2. 
   

   
   Kirjoita kokousmuistiinpanot tietokoneella. Olet ehkä tehnyt tämän jo, jos olet ottanut muistiinpanoja kannettavalle tietokoneelle istunnon aikana. Tallenna muistiinpanosi ja aloita uusi asiakirja. Voit verrata niitä minuutteihin asettamalla ne vierekkäin.

3. 
   

   
   Esitä muistiinpanosi selvästi kappaleissa. Jokainen uusi ehdotus, uusi päätös tai työjärjestyskysymys tulisi käsitellä erillisessä kappaleessa. Tarkista toimenpiteen aikana, että:
   • olet noudattanut oikeinkirjoitussääntöjä ja kielioppisääntöjä, vaikka käytät oikeinkirjoituskorjaajaa tarvittaessa,
   • olet käyttänyt samaa aikaa koko e: ssä, joko menneisyydessä tai nykyisessä, mutta vaihtamatta koskaan samassa asiakirjassa yhdestä ajasta toiseen,
   • olet objektiivinen, toisin sanoen mielipiteesi ei tulisi koskaan näkyä pöytäkirjassa, koska yrität luoda objektiivisen asiakirjan, joka on tarkoitettu kaikille,
   • käytit yksinkertaista ja tarkkaa sanastoa ja korvasit epämääräiset termit sopivilla sanoilla välttäen samalla kukkalausekkeiden käytön,
   • mainitsit vain toteutetut toimet, ei keskusteluja, paitsi jos sinua pyydettiin tallentamaan ne, koska sinun tulisi keskittyä siihen, mikä oli tosiasia eikä siitä, mitä on ollut sanoi,
   • olet numeroinut sivut selvyyden vuoksi.

4. 
   

   
   Levitä jäsenille kopio pöytäkirjaluonnoksestasi. Lähetä kopio jokaiselle jäsenelle käyttämällä lomakkeessa olevia yhteystietoja. Jos sinulla ei ole yhteystietoja, kokouksen järjestäjän tulisi voida antaa se sinulle.

5. 
   

   
   Hyväksy kokouksen pöytäkirja. Sinua voidaan pyytää lukemaan se ääneen seuraavassa kokouksessa ja lähettämään se hyväksyttäväksi. Jos ehdotus hyväksytään, huomaa, että pöytäkirja on hyväksytty.
   • Jos raporttia muutetaan ennen sen hyväksymistä, tee muutokset ja merkitse asiakirjan loppuun, että sitä on muutettu kuvaamatta tehtyjä muutoksia.
   • Jos muutosehdotus tehdään pöytäkirjan hyväksymisen jälkeen, ilmoita ehdotuksen tarkka sisältö ja päätös sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä.

Osa 4 Kokouspöytäkirjojen käyttäminen

1. 
   

   
   Vieraile sivustolla, joka tarjoaa esimerkillisiä kokouspöytäkirjoja. Nämä mallit säästävät aikaa ja välttävät virheitä.

2. 
   

   
   Ota aikaa tarkistaaksesi sivustosi. Käytä jokaisen tarjoamia mahdollisuuksia löytääksesi sinulle sopiva malli.
   • Jos tarvitset tietyn tyyppistä mallia, esimerkiksi nykyistä tai vakiomallia, tee tutkimusta ja lataa valittu malli napsauttamalla "Lataa" -painiketta tai "Käytä mallia" -painiketta. Varmista, että tallennat sen helposti löydettävään paikkaan, jotta et menetä sitä.

3. 
   

   
   Pääset tiedostoon. Nyt kun olet ladannut, avaa tiedosto ja avaa se Microsoft Word- tai Excel-tiedostossa. Käytä uusinta "Microsoft Word" -versiota helppouden ja laadun vuoksi. Ohjelmiston ajan tasalla pitäminen on entistä helpompaa, mutta samalla voit käyttää uusia ominaisuuksia.

4. 
   

   
   Lisää otsikkoosi yrityksesi logo ja tekijänoikeussymboli. Poista mallilogo mallista ja lue ehdottomasti lataussivuston käyttöehdot. Et halua löytää itsesi oikeudellisten ongelmien edessä, eikö niin?

5. 
   

   
   Vaihda otsikko. Korosta otsikkoalueella sanat "kokouksen otsikko" ja kirjoita minuuttisi todellinen otsikko.

6. 
   

   
   Vaihda asiakirjan esitys (valinnainen). Jos haluat tehdä mallista houkuttelevamman, voit vaihtaa värejä tai valita toisen teeman. Se on yksinkertaista: etsi "asettelu" -välilehti ja napsauta "värit ja teemat" -osaa. Tällä tavalla voit muuttaa mallisi ulkoasua ja jopa valita värit, jotka vastaavat yrityksesi logoa.

7. 
   

   
   Kirjoita osioiden tekstitys. Kenttien tulisi olla useita, jotka voit täyttää. Saatat tarvita enemmän kenttiä tai vaihtaa mieluummin e. Mukauta niitä tarpeidesi mukaan.

8. 
   

   
   Tallenna malli kannettavalle tietokoneellesi. Siten voit käyttää sitä istunnon aikana minuuttien kirjoittamiseen. Jos jatkat "Microsoft Office" -sovelluksen käyttöä, asiat menevät nopeammin ja helpommin ja pystyt seuraamaan kokousta entistä organisoidummin ja tarkemmin. Vaihtoehtoisesti voit tulostaa mallin tehdä käsin kirjoitettuja muistiinpanoja, mutta varmista, että sinulla on tarpeeksi tilaa tarvittavien tietojen kirjoittamista varten.

9. 
   

   
   Tarkista mallisi. Onneksi olkoon! Raporttimallisi on valmis. Tuottavuuden ja tarkkuuden tulisi paranee eksponentiaalisesti nyt, kun sinulla on noudatettava malli, joka auttaa sinua järjestämään ideasi. Kuten minkä tahansa projektin kohdalla, tarkista mallisi yksityiskohdat virheellisten tai puuttuvien esineiden tunnistamiseksi. Heti kun kaikki on kunnossa, voit käyttää sitä seuraavissa kokouksissa.