Kuinka organisoida aikasi tehokkaasti

Sisältö

• vaiheet
• Osa 1 Arvioi aikasi nykyinen hallinta
• Osa 2 Häiriöiden välttäminen
• Osa 3 Käytä aikasi tehokkaasti

Jokainen on koskaan kuullut ketään valittavan, että päivässä ei ole tarpeeksi tunteja tehdäkseen kaiken mitä heidän on tehtävä. Joitakin perusajatuksia ajan järjestämiseen ja hallintaan voivat auttaa sinua hyödyntämään aikasi. Oppimalla kuinka organisoida aikasi tehokkaasti, pystyt suorittamaan monia muita asioita.

vaiheet

Osa 1 Arvioi aikasi nykyinen hallinta

1. 
   

   
   Tarkkaile päivittäistä toimintaa. Katso mitä teet joka päivä ja merkitse erilaisia ​​tapojasi viettää aikaa. Saatat yllättyä nähdäksesi, kuinka paljon aikaa tuhlaat päivässä, kun vertaa sitä aikaan, jonka vietät tekemällä mitä sinun täytyy tehdä.
   • Älä unohda merkitä turhimpia aktiviteetteja, esimerkiksi kun valmistat aamiaista, kun teet kotitöitä, kun suihkut jne.

2. 
   

   
   Kirjoita muistiin kaikki toiminnot. Kun olet tarkkaillut kaikkia aktiviteettejasi ja arvioinut kuinka paljon aikaa käytät niiden tekemiseen, kirjoita se muistiin. Pane kaikki tiedot samaan muistikirjaan, koska pystyt helpommin tunnistamaan toistuvat kuviot ja ajat, kun menetät ajan, jos näet ne kaikki samalla sivulla.
   • Muista mitään ja merkitse selvästi kannettavan kaikki merkinnät. Älä ryhmittele erillisiä tapahtumia yhdeksi merkinnäksi, älä aliarvioi pieniä tehtäviä, ja kirjoita tarkat ajat arvioidessasi kuinka päiväsi hajoaa.
   • Voi olla hyödyllistä ryhmitellä tietyt toiminnot luokkiin. Voit esimerkiksi huomata sinisen kotityön, punaisen työn ja harrastuksen mustana. Tämä auttaa sinua paremmin havainnollistamaan kuinka viettää aikaa.

3. 
   

   
   
   
   Arvioi aikaasi. Vietätkö tunnin tekemättä mitään? Kaksi tuntia päättää missä syödä? Kahdeksan tuntia surffata Internetissä? Etsi malleja, jotka kertovat kuinka vietät aikaa ja määritä mitä aktiviteetteja tarvitaan ja mitä aktiviteetteja ei tarvita.
   • Menetätkö aikaa, koska sinulla ei ole hallintaa itsestäsi? Laitatko asioita liian usein yön yli? Hyväksytkö liikaa vastuuta? Nämä ovat kysymyksiä, jotka sinun tulisi kysyä itseltäsi arvioidessasi, kuinka käytät aikaa.
   • Saatat huomata, että jaat päiväsi tavalla, joka ei ole järkevää. Esimerkiksi, ei ole viisasta työskennellä puoli tuntia ennen kuin vietät kymmenen minuuttia tekemättä merkityksettömiä asioita ennen kuin palaat takaisin töihin puolen tunnin ajaksi. Olet keskittyneempi ja tuottavampi, jos työskentelet tunnin ja huolehdit vähemmän tärkeistä asioista myöhemmin.
   • On parempi, että käsittelet tehtäviäsi hajottamalla ne. Tämä menetelmä pyytää sinua varaamaan tietyn ajan yhdelle tehtävälle häiritsemättä.

4. 
   

   
   
   
   Ajattele säätöjä. Nyt kun tiedät tarkalleen mitä teet omalla ajallasi, aloita aktiivisten muutosten tekeminen aikatauluusi. Varmista, että tunnistat alueet, joita et voi vähentää. Se ei tuhlaa aikaa, koska jotain vie paljon aikaa.

5. 
   

   
   Löydä mikä on vialla. Jos vietät kolme tuntia päivässä lähettämällä työpapereita, on epätodennäköistä, että pystyt vähentämään tähän aktiviteettiin käytettyä aikaa. Jos kuitenkin lähetät neljä tai viisi toimihenkilöä töiden välillä, saatat pystyä vähentämään tähän toimintaan vietetyn ajan.

6. 
   

   
   Muuta tapojasi. Olipa ongelmasi ajanhallinnassa, ratkaisu löytyy aina. Kun olet löytänyt ajanhukkaa tai tapaa, jolla sinun tulee viettää aikaa, sinun on tehtävä yhteisiä pyrkimyksiä muuttaaksesi ajanhallintatapojasi.
   • Jos vietät liian paljon aikaa kotitöiden tekemiseen tai syömiseen valmistautumiseen, harkitse taloudenhoitajan tai kokin palkkaamista. Joillekin ihmisille heidän aikansa on arvokkaampaa kuin rahaa.
   • Voit viettää suuren osan päivästäsi surffaamalla tavoitteettomasti Internetissä. Voit rajoittaa pääsyäsi tiettyihin sivustoihin tai sosiaalisiin verkostoihin, kun sinun pitäisi mieluummin työskennellä tai tehdä jotain muuta.

Osa 2 Häiriöiden välttäminen

1. 
   

   
   Tunnista elämäsi häiriötekijät. Jatkuva häiriötekijä on suurin uhka hyvän ajanhallinnalle. Sinun on ymmärrettävä, mitkä toiminnot tai mitkä ihmiset yleensä tuhlaavat aikaa. Olipa kyse ystävästä, joka ei koskaan lakkaa puhumasta, tai syyllisestä nautinnosta, joka vie sinut pois työstäsi, sinun on löydettävä tapoja välttää kaikkea, joka tuhlaa aikaasi.
   • Jos vietät paljon aikaa johonkin, mikä ei tuota toivottuja tuloksia, elämässäsi on todennäköisesti häiriötekijä, jota sinun tulisi välttää.
   • Jos työskentelet toimistossa, luulet todennäköisesti monia kollegoitasi häiriötekijöiksi. Vältä turhia keskusteluja, kun sinulla on tekemistä. Älä kuitenkaan unohda, että asenteesi toimistossa on yhtä tärkeä uran etenemisessä kuin ajankäytön taitosi, joten sinun ei pitäisi olla paha.

2. 
   

   
   Vältä pitkiä keskusteluja puhelimessa. Jos vietät paljon aikaa puhelimen roikkuu, saatat joutua säätämään keskustelutapoja. Usein voit saavuttaa nopeampia tuloksia tapaamalla puhelinkeskustelujen sijasta kasvokkain, minkä vuoksi joudut vähentämään linjalla roikkumiseen kuluvaa aikaa.
   • Monet puhelinkokoukset, etenkin alussa tai lopussa, sisältävät tarpeettomia tai tarpeettomia keskusteluja. Ihmisillä on taipumus poiketa aiheesta, kun he ovat puhelimessa, joten sinun on kiinnitettävä huomiota. Kasvokkain tapaamisissa tunnet olevansa velvollisempaa keskustelemaan vain sinua kiinnostavasta aiheesta. Tämä tapahtuu, koska soittajan edessä ei ole muita häiriötekijöitä.

3. 
   

   
   Älä vie liian paljon aikaa Internetiin. Monet ihmiset käyttävät verkkoa tärkeänä työkaluna suoritettavien tehtävien suorittamisessa. Kuitenkin aivan yhtä monet ihmiset lukevat turhia artikkeleita tai urheilu-uutisia tai katsovat tähtiä, kissoja tai koiranpentuja koskevia kuvia. Pysy keskittyneenä kun käytät Internetiä. Jotkut ohjelmat, jotka voit asentaa, estävät tiettyjä sovelluksia, sivustoja ja verkkotunnuksia vähentävät Webin tarjoamia häiriötekijöitä.
   • Vältä Facebookia ja muita sosiaalisen verkostoitumisen sivustoja, kun sinun on keskityttävä johonkin muuhun.
   • Tuhlaat myös paljon aikaa etsiessäsi erilaisia ​​aiheita Googlessa. Saatat ajatella tekevän nopean haun yhdestä aiheesta ja ennen kuin tiedät sen, vietit kolme tuntia etsimällä verkon syvyyksiä.

4. 
   

   
   Käytä "älä häiritse" -merkkiä. Tiedät todennäköisesti tämän merkin, joka roikkuu hotellihuoneiden ovella. Se voi olla yhtä tehokas toimistossa tai työpaikallasi. Voit noutaa tällaisen kyltin noutamalla seuraavassa hotellissa, jossa asut, tai tulostamalla sen kotona, jonka voit ripustaa toimistosi ovelle, kun se on tarpeen. Tämä auttaa sinua välttämään tarpeettomia keskusteluja, jotka häiritsevät sinua työstäsi.
   • Jos työskentelet kotona, on välttämätöntä, että omistettu tila on tarkoitettu vain työhön. Älä työskentele talon yleisissä tiloissa, koska TV-, puhelin- tai videopelikonsoli voi helposti häiritä sinua työstäsi.

5. 
   

   
   Ota aikaa väistämättömiin häiriötekijöihin. On joitain häiriötekijöitä, joita ihmiset eivät vain voi välttää. Joskus pomo tulee luoksesi keskustelemaan asioista ja muut tai perheen vanhempi jäsen, joka tarvitsee apua yksinkertaisissa asioissa. Mitä nämä väistämättömät häiriötekijät aiheuttavatkin, jos valmistaudut etukäteen, ne eivät häiritse aikaa, jota tarvitset muihin hankkeisiin tai toimintoihin, jotka sinun on suoritettava loppuun.

Osa 3 Käytä aikasi tehokkaasti

1. 
   

   
   Kirjoita kaikki. Älä luota muistisi suorittaaksesi suoritettavat tehtävät. Kirjoita muistiin kaikki tehtävät yhdessä paikassa ja ole valmis tutustumaan usein tähän luetteloon tavoitteidesi saavuttamiseksi.
   • Vaikka kyseinen tehtävä tuntuu sinulle vähäiseltä tai toissijaiselta, huomioi se. Kalenterisi tulisi täyttää pienillä kommenteilla, kuten "soita Johnille", "etsi voittoa" tai "lähetä yksi pomolle".
   • Pidä kannettavaa tietokonetta jatkuvasti seurataksesi näkyviin tulevia tehtäviä. Luuletko muistavasi kirjoittaa ne myöhemmin, mutta et tee sitä.

2. 
   

   
   Käytä kalenteria. Lisäämällä yksinkertainen kalenteri työkaluihisi, jotka auttavat järjestämään, voit järjestää aikasi tehokkaammin. Kirjoita uusia määräaikoja, kotitehtäviä tai kokouksia, kun ne lisäävät aikataulusi. Ota aikaa joka aamu lukeaksesi kalenterisi uudelleen saadaksesi selville, mikä on edessä.

3. 
   

   
   Vältä liiallista työskentelyä. Järjestä aikataulu siten, että sinulla ei ole liian monia tehtäviä tai että olet vastuussa liian monesta projektista samanaikaisesti. Tarkista kalenterisi ennen kuin hyväksyt mitään varmistaaksesi, että sinulla on aikaa. Tämä auttaa sinua pysymään järjestäytyneenä ja katsomaan säännöllisesti kalenteriasi.

4. 
   

   
   Poista häiriötekijät. Järjestä aikaasi tuottavasti poistamalla elementtejä, jotka voivat häiritä tai aiheuttaa sinun unohtaa tavoitteesi tai myöhästyä. Pidä televisiot ja pelikonsolit kaukana huoneesta, jossa opit tai laskutat keskittyäksesi vain ensin suoritettaviin tehtäviin ja pitämään harrastuksia myöhemmin.

5. 
   

   
   Järjestä tehtävät. Hallitse aikaa tehokkaasti järjestämällä itsesi suorittamaan ensin tärkeitä tai kiireellisiä tehtäviä. Merkitse se kalenteriin korostamalla sitä erityisellä värimerkillä tai asettamalla tarra. Huolehdi ensin näistä kiireellisistä toimista, jotta sinulla on riittävästi aikaa suorittaa ne loppuun, ja työskentele sitten vähemmän kiireellisissä toimissa, kun olet suorittanut ensimmäiset.
   • Älä epäröi muuttaa prioriteettejasi ajoittain. On asioita, jotka voivat ilmestyä viime hetkellä ja vaativat nopeasti huomion. Sinun on lopetettava tekemäsi tekemäsi ja toisinaan kohdistettava energiasi ja aikasi viime hetken toimintaan. Varmista vain, että sitä ei tapahdu liian usein.
   • Jos huomaat, että suunnittelet jatkuvasti prioriteettejasi päivän aikana, jokin ei ole vialla. Vaikka joudut odottamaan pieniä mukautuksia ajankäyttöön, jos joudut tekemään jatkuvia muutoksia, se voi johtua siitä, että et organisoinut toimintaasi oikein alusta alkaen.

6. 
   

   
   Ole realistinen. Anna itsellesi realistinen aika suorittaa jokainen tehtäväsi. Jos uskot, että aktiviteetin tekeminen kestää puolet tunnista, anna tunti. Pysymällä realistiselta siitä, kuinka kauan aktiviteetti kestää, vältä ylikuormitusta tai myöhästymistä.
   • Ennaltaehkäisy on aina parempi kuin parannus ja antaa sinulle enemmän aikaa kuin tarvitset. Jos lopetat tehtävän aikaisemmin, voit siirtyä seuraavaan tehtävään, joka ei saisi vaikuttaa tuottavuuteen.

7. 
   

   
   Järjestä perustoiminnot. Älä unohda laskea aikaa, jota tarvitset perustoimintoihin, kuten ateriat tai suihkut. Tämä voi tuntua sinulle luonnolliselta, mutta on tärkeää, että teet ne muihin toimintoihisi, jotta et unohda niitä tai et myöhästy.

8. 
   

   
   Käytä muistutusjärjestelmää. Asenna aikataulun lisäksi yksinkertainen muistutusjärjestelmä, joka auttaa sinua muistamaan tärkeät tehtävät ja määräajat. Käytä post-it- tai hälytyksiä puhelimellasi tietyin kellonaikoina muistaaksesi tehdä jotain tai suunnitella toimintaa. Tämän järjestelmän avulla voit unohtaa mitään.
   • Vältä luottamasta muihin muistamaan, mitä sinun on tehtävä. He todennäköisesti unohtaa sinut kuin unohtaa itsesi.
   • Jos sinulla on jotain erittäin tärkeää tehdä, järjestä monia muistutuksia. Voit jättää huomiotta postitusviestin tai puhelimen ilmoituksen.

9. 
   

   
   Pyydä apua. Pyydä jotakuta auttamaan sinua tai siirtämään tarvittaessa yksinkertaisempia tehtäviä. Autat itseäsi aikataulun hallinnassa, jos olet ylpeä itsestäsi ja pyydä jotakuta tekemään yksinkertaisia ​​tehtäviä, kuten auttamaan kotitöissä tai valmistelemaan päivällistä, kun olet kiireinen.
   • Muista siirtää vastuusi päteville ihmisille. Ei riitä, että suoritat kyseisen tehtävän loppuun, haluat myös sen suorittavan hyvin.
   • Älä käytä tapana kysyä jatkuvasti apua kollegoiltasi. Tämä tarkoittaa, että et tiedä kuinka hallita aikaa. Olet laiska ja motivoitumaton.

10. 
    

    
    Arvioi tuottavuus. Ajoittain on tarpeen askel taaksepäin ja analysoida saavuttamasi, suorituksen laatu ja aika, joka kului sinulle. Kun tiedät nämä työsi ja elämäsi näkökohdat, pystyt muuttamaan aikataulusi ja päivittäisiä tapojasi, mikä voisi tuottaa yllättävän tehokkaita tuloksia.

11. 
    

    
    Palkita itsesi. Jos työskentelet kovasti tai liian paljon, saavut uupumisvaiheen ja sinun on vaikea keskittyä yksinkertaisiin tehtäviin. Sitten sinun on otettava hetkinen hetki juhliaksesi saavutuksiasi ja palkitaksesi itsesi tekemällä jotain mitä todella rakastat.
    • Varmista, että vietät vapaa-ajan hauskaa. Sammuta puhelin ja vältä vastaamasta kysymyksiisi. Jos sekoitat työtä ja iloa, et nautti itsestäsi ja kerryt väsymystä.
    • Jos työskentelet maanantaina tai perjantaina, lepää viikonloppuna. Jos olet juuri työskennellyt kolme kuukautta ilman tauota samassa projektissa, ota pieni loma, kun olet valmis.